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Geschäftsordnung des Präsidiums der Technischen Universität Hamburg

Das Präsidium der Technischen Universität Hamburg hat sich auf der Grundlage des Hamburgischen Hochschulgesetzes (HmbHG) vom 18. Juli 2001 in der Fassung vom 18. Dezember 2020 (HmbGVBl. S. 171) und § 7 Satz 3 der Grundordnung der Technischen Universität Hamburg vom 27.10.2017 am 04.10.2023 folgende Geschäftsordnung gegeben:

§ 1    Präsidium

§ 2   Vorsitz, Vertretungen und Zuständigkeiten

§ 3   Sitzungen

§ 4   Tagesordnung, Beschlussvorlagen und Sitzungsverlauf

§ 5   Beschlussfähigkeit und Beschlussfassung

§ 6   Angelegenheiten von finanzieller Bedeutung

§ 7   Umsetzung von Präsidiumsbeschlüssen

§ 8   Protokoll und Informationsweitergabe

§ 9   Schlussbestimmungen

§ 1 Präsidium

(1) Dem Präsidium gehören an:

  1. die Präsidentin oder der Präsident (P)
  2. die Vizepräsidentin oder der Vizepräsident Forschung (VP-F)
  3. die Vizepräsidentin oder der Vizepräsident Lehre (VP-L)
  4. die Kanzlerin oder der Kanzler (K).

(2) Das Präsidium leitet gemäß § 79 Abs. 1 Satz 1 HmbHG die Hochschule. Der Zuständigkeitsbereich des Präsidiums erstreckt sich auf alle Angelegenheiten der Hochschule, für die gesetzlich keine andere Zuständigkeit bestimmt ist.

(3) Das Präsidium hat gemäß § 79 Abs. 2 Satz 2 HmbHG insbesondere folgende Aufgaben:

  1. Abschluss der Ziel- und Leistungsvereinbarungen mit der zuständigen Behörde;
  2. Beschlussfassung über die Wirtschaftspläne und Gebührensatzungen; vor der Beschlussfassung über den Wirtschaftsplan ist dem Hochschulsenat und der Studierendenschaft Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben;
  3. Aufstellung der Vorschläge für die Struktur- und Entwicklungsplanung und Zuleitung an den Hochschulrat und Hochschulsenat;
  4. Aufstellung der Vorschläge für die Grundsätze der Ausstattung und Mittelverteilung;
  5. die Überprüfung und Entscheidung über die zukünftige Verwendung der freien oder freiwerdenden Professuren und Juniorprofessuren; vor der Entscheidung ist ein in der Grundordnung hierfür vorgesehenes besonderes Gremium zu beteiligen;
  6. die Ausschreibung der Professuren und Juniorprofessuren;
  7. die Berufung der Professorinnen, Professoren, Juniorprofessorinnen und Juniorprofessoren;
  8. Sorge dafür, dass die zuständigen Organe den Gleichstellungsauftrag der Hochschule erfüllen;
  9. Sorge für das Zusammenwirken von Organen und Mitgliedern der Hochschule und erforderlichenfalls für einen Ausgleich zwischen ihnen;
  10. Erledigung der durch Gesetz übertragenen anderen Aufgaben;
  11. Wahrnehmung aller anderen Angelegenheiten der Hochschule, für die gesetzlich keine andere Zuständigkeit bestimmt ist.

(4) Die Sitzungen des Präsidiums dienen der Information, der Erörterung, der Meinungsbildung und der Entscheidung. Die Beschlüsse des Präsidiums binden die einzelnen Mitglieder des Präsidiums. Das Präsidium tritt nach außen einheitlich auf.

(5) Das Präsidium ist durch seine Mitglieder über alle Vorhaben und Maßnahmen aus deren Aufgabenbereichen sowie über Angelegenheiten von grundsätzlicher oder besonderer Bedeutung, die für die Leitung der Universität von Bedeutung sind, frühzeitig zu unterrichten.

§ 2 Vorsitz, Vertretungen und Zuständigkeiten

(1) P leitet als Vorsitzende*r das Präsidium.

(2) P steht die Richtlinienkompetenz innerhalb des Präsidiums zu. Das Präsidium arbeitet nach dem Kollegialprinzip.

(3) Die Außenvertretung der Universität obliegt P.

(4) P legt im Einvernehmen mit den Mitgliedern des Präsidiums und unter Beachtung der gesetzlichen Zuständigkeiten von K für diese bestimmte Zuständigkeiten fest. Kann kein Einvernehmen erzielt werden, entscheidet P. Die Verteilung der Zuständigkeiten ist in der Anlage zu dieser Geschäftsordnung dokumentiert.

(5) K leitet gemäß § 83 Abs. 1 Satz 1 HmbHG die Verwaltung der Hochschule innerhalb der Richtlinien von P eigenverantwortlich. P, VP-F und VP-L wird die fachliche Leitung einzelner Verwaltungsbereiche gemäß Anlage 1 dieser GO übertragen. Unbeschadet dessen liegt die Entscheidung über Maßnahmen mit personellen und organisatorischen Auswirkungen bei K, in Bezug auf die Dienstvorgesetztenfunktion bei P. K ist gemäß § 83 Abs. 1 Satz 5 HmbHG bei allen Maßnahmen von finanzieller Bedeutung zu beteiligen (vgl. § 6 dieser GO). K trifft die notwendigen Maßnahmen im Bereich der Arbeitssicherheit und des Umweltschutzes; diese Aufgaben werden als staatliche Auftragsangelegenheiten wahrgenommen und können für bestimmte Bereiche oder für bestimmte Fälle anderen Personen übertragen werden.

(6) Innerhalb der von P vorgegebenen Richtlinien leitet jede*r VP ihren oder seinen Zuständigkeitsbereich selbständig. Die VP sowie K unterstützen P bei der Wahrnehmung ihrer bzw. seiner Aufgaben.

(7) VP-F vertritt P bei Abwesenheit, sofern P keine abweichende Vertretung festgelegt hat. Bei Verhinderung von VP-F vertritt VP-L den*die P bei Abwesenheit. Sind beide VP an der Vertretung von P gehindert, so liegt die Vertretung bei K. Eine Vertretung von P durch Personen, die nicht dem Präsidium angehören, ist ausgeschlossen, solange die zuständige Behörde keine anderslautende Weisung erteilt.

(8) Die VP vertreten sich gegenseitig.

(9) Die Stellvertretung von K wird vom Präsidium auf Vorschlag von K festgelegt. Bei Verhinderung von K nimmt der stellvertretende Kanzler oder die stellvertretende Kanzlerin (KV) mit vollem Stimmrecht an der Sitzung teil, sofern K der Vertretung nicht vor der Sitzung widerspricht.

§ 3 Sitzungen

(1) Die ordentlichen Sitzungen des Präsidiums finden in der Regel wöchentlich mittwochs statt. Sie sind nichtöffentlich und vertraulich.

(2) P kann außerordentliche Sitzungen einberufen. Auf Antrag von mindestens zwei Präsidiumsmitgliedern muss P eine außerordentliche Sitzung einberufen, soweit der Antrag den Beratungsgegenstand und die Dringlichkeitsgründe enthält. Die Einberufung und die Ladung haben mit Benennung der vorläufigen Tagesordnung in der Regel spätestens drei Arbeitstage vor der Sitzung zu erfolgen.

(3) Die Mitglieder des Präsidiums sind verpflichtet, an den Sitzungen des Präsidiums teilzunehmen, soweit sie nicht aus wichtigen Gründen, die P mitzuteilen sind, daran gehindert sind. Urlaubszeiten und Dienstreisen werden den Mitgliedern des Präsidiums sowie dem Vorzimmer von P nach Möglichkeit mit mindestens zwei Wochen Vorlauf zur Kenntnis gegeben.

(4) An den Sitzungen des Präsidiums nimmt auf Veranlassung von P die Referentin oder der Referent (P1) von P zur Protokollführung teil. Über eine Stellvertretung der Protokollführung im Verhinderungsfall entscheidet P bzw. die jeweilige Sitzungsleitung.

(5) Weitere Personen können auf Einladung des Präsidiums an inhaltlich relevanten Tagesordnungspunkten teilnehmen (vgl. auch § 4 Abs. 2).

(6) Die Sitzungen des Präsidiums finden regelhaft in Präsenz statt. P entscheidet darüber, ob die Sitzung alternativ digital oder in hybrider Form stattfindet.

§ 4 Tagesordnung, Beschlussvorlagen und Sitzungsverlauf

(1) Anmeldungen zur Tagesordnung für die Sitzungen des Präsidiums sollen P1 in den Kategorien, „Berichte“, „Diskussionen“ und „Beschlüsse“ (inkl. entscheidungsreifer Beschlussvorlage) bis freitags, 12:00 Uhr, zugehen. P erstellt die finale Tagesordnung.

(2) Die verantwortlichen Abteilungsleitungen sollen bei Bedarf zu den betr. TOPs eingeladen werden. Dadurch können Rückfragen direkt geklärt, weitere Klärungsbedarfe und Ausführungshinweise für die weitere Tätigkeit direkt kommuniziert werden, sodass eine nahtlose Weiterbearbeitung der Vorgänge gewährleistet wird. Zudem wird dadurch sichergestellt, dass die Abteilungsleitungen die Genese der Präsidiumsperspektive verstehen und berücksichtigen können.

(3) Die Tagesordnung mit den vorbereitenden Unterlagen soll den Mitgliedern des Präsidiums bis freitags Büroschluss zugehen.

(4) Beschlussvorlagen sind nach Vorgabe einheitlich zu gestalten und durch ein Präsidiumsmitglied einzureichen. Beschlussvorlagen mit finanziellen, personellen oder organisatorischen Konsequenzen sollen nur eingebracht werden, wenn sie mit K abgestimmt sind. K wird regelmäßig eine Stellungnahme der zuständigen Verwaltungsbereiche einholen.

(5) P eröffnet, leitet und schließt die Präsidiumssitzungen.

§ 5 Beschlussfähigkeit und Beschlussfassung

(1) Das Präsidium ist beschlussfähig, wenn mindestens drei Mitglieder des Präsidiums anwesend sind. Kann keine Beschlussfähigkeit festgestellt werden, beruft P mit einer Vorlaufzeit von mindestens zwei Arbeitstagen zu einem neuen Termin innerhalb der folgenden sieben Tage eine weitere Sitzung ein, in der das Präsidium ohne Rücksicht auf die Zahl der erschienenen stimmberechtigten Mitglieder beschlussfähig ist, wenn hierauf in der Einladung hingewiesen wurde.

(2) Das Präsidium fasst seine Beschlüsse mit Stimmenmehrheit. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme von P sowie bei ihrer oder seiner Abwesenheit die Stimme der Vertretung; das Vetorecht von K (resp. von KV) gemäß § 83 Abs. 1 HmbHG bleibt unberührt.

(3) Die Geschäftsbereiche der Präsidiumsmitglieder betreffende Vorlagen sollen im Präsidium nur verhandelt werden, wenn das entsprechende Mitglied anwesend ist oder das ausdrückliche Einverständnis zu der Befassung gegeben hat.

(4) Das Präsidium kann Beschlüsse im Umlaufverfahren fassen, wenn die Mehrheit der Präsidiumsmitglieder damit einverstanden ist. Für ein Umlaufverfahren darf die Frist nicht weniger als 24 Stunden betragen. Wenn das Umlaufverfahren an einem Wochenende stattfindet, soll die Frist mindestens 48 Stunden betragen. Das Präsidium kann in Einzelfällen die Fristen mit einstimmigem Beschluss verkürzen. Ein im Umlauf gefasster Beschluss ist im Protokoll der auf das Umlaufverfahren folgenden Sitzung des Präsidiums zu dokumentieren.

(5) Kann eine Entscheidung des Präsidiums nicht rechtzeitig herbeigeführt werden und ist eine Verzögerung der Entscheidung zur Vermeidung unmittelbar drohender schwerer Nachteile für die Universität nicht vertretbar, so entscheidet P. Über die Gründe für die Ausübung des Eilentscheidungsrechts und den Inhalt der Entscheidung sind die übrigen Präsidiumsmitglieder unverzüglich schriftlich zu unterrichten.

(6) Ein abwesendes Mitglied des Präsidiums kann seine Stimme schriftlich oder per E‑Mail abgeben, wenn kein anderes Mitglied des Präsidiums dem widerspricht.

§ 6 Angelegenheiten von finanzieller Bedeutung

(1) K ist gemäß § 83 Abs. 1 Satz 5 HmbHG bei allen Maßnahmen von finanzieller Bedeutung zu beteiligen. Erhebt K Widerspruch gegen eine Entscheidung des Präsidiums in einer Angelegenheit von finanzieller Bedeutung, ist erneut abzustimmen. Zwischen der ersten und der erneuten Abstimmung sollen mindestens sechs Tage liegen. Kommt bei einer erneuten Abstimmung ein Beschluss gegen die Stimme von K zustande, kann K die Entscheidung des Hochschulrats über die Angelegenheit herbeiführen.

(2) Finanziell bedeutsame Angelegenheiten sollen im Präsidium nur verhandelt werden, wenn K bzw. KV anwesend ist.

§ 7 Umsetzung von Präsidiumsbeschlüssen

(1) Die nach der Geschäftsverteilung des Präsidiums zuständigen Mitglieder des Präsidiums sind für die Bekanntgabe von Präsidiumsbeschlüssen in den ihnen zugeordneten Abteilungen verantwortlich und stellen deren Ausführung sicher. Kann ein Präsidiumsbeschluss nicht umgesetzt werden, ist dem Präsidium hierüber unverzüglich zu berichten. Die Verantwortung von K für die Leitung der Hochschulverwaltung und die damit verbundene unteilbare Ausführungskompetenz bleibt unberührt.

§ 8 Protokoll und Informationsweitergabe

(1) Über die Sitzungen des Präsidiums wird ein Protokoll geführt (vgl. § 4 Abs. 2).

(2) Das Protokoll muss enthalten:

  1. den Tag der Sitzung
  2. den Ort und die Dauer der Sitzung
  3. die Namen der anwesenden und abwesenden Mitglieder
  4. die Gegenstände der Verhandlung
  5. die Anträge
  6. die Abstimmungs- und Wahlergebnisse
  7. den Wortlaut der Beschlüsse.

Aus den Niederschriften sollen weiter alle Beratungsunterlagen, wichtigen Informationen und die zur Entscheidung führenden Argumente ersichtlich werden und nachvollziehbar sein. Die Niederschrift ist von der oder dem Vorsitzenden und von der Protokollführerin oder dem Protokollführer zu unterzeichnen.

(3) Vertrauliche TOP werden gekennzeichnet und in einem vertraulichen Teil protokolliert. Der nicht-vertrauliche Teil enthält nur die Nennung der Themen. Diese sollen keine personenbezogenen Bezüge aufweisen.

(4) Jedes Präsidiumsmitglied kann verlangen, dass eine von ihm in der Sitzung abgegebene Erklärung in der Niederschrift festgehalten wird.

(5) Der Protokollentwurf wird mit der Tagesordnung für die jeweils folgende Präsidiumssitzung dem Präsidium zugesandt. Beschlüsse können mit dem Vorbehalt der Genehmigung des Protokolls sofort umgesetzt werden. Das Protokoll soll in der Regel in der darauffolgenden Präsidiumssitzung genehmigt werden.

(6) Das genehmigte Protokoll wird den Präsidiumsmitgliedern in digitaler Form zur Verfügung gestellt und in ausgedruckter sowie digitaler Version aufbewahrt. Der nicht-vertrauliche Teil wird ohne Anlagen zusätzlich den im Anhang aufgeführten Stellen zugeleitet.

(7) Die Präsidiumsmitglieder geben die relevanten Informationen in ihren Bereichen in geeigneter Weise weiter und stellen die Umsetzung der Beschlüsse sicher. Insbesondere werden die in einer Beschlussvorlage genannten und zu informierenden Stellen nach erfolgtem Beschluss durch das jeweils zuständige Präsidiumsmitglied informiert.

(8) Gerät ein Mitglied des Präsidiums in einen Konflikt privater Interessen mit denen der Universität, wird es P diesen unverzüglich offenbaren; das weitere Verfahren wird sodann durch diesen bestimmt. Die Regeln der Anti-Korruptions-Richtlinie bleiben unberührt.

§ 9 Schlussbestimmungen

(1) Über die Auslegung der Geschäftsordnung entscheidet das Präsidium.

(2) Änderungen der Geschäftsordnung können nur mit der Mehrheit der Stimmen der Mitglieder des Präsidiums beschlossen werden und bedürfen der Zustimmung der Präsidentin oder des Präsidenten.

Anlage 1

Geschäftsbereiche des Präsidiums der Technischen Universität Hamburg.

Stand: 27.09.2023

Anlage 2: Verteiler für das Präsidiumsprotokoll

  • Leitungen der Abteilungen und Stabsstellen
  • Referentinnen und Referenten der Präsidiumsmitglieder
  • Dekaninnen und Dekane
  • Leitungen Universitätsbibliothek (TUB) und Rechenzentrum (RZ)