Automatische Abwesenheits-Benachrichtigungen mit SOGo
Mit SOGo lassen sich die speziellen Filter-Funktionen unseres Mail-Servers (Cyrus-IMAP-Server) nutzen. Man erreicht die Funktionen über das Zahnrad-Symbol:
Über das Zahnradsymbol erreicht man die Einstellungen für die vier SOGo-Module. Die Einstellungen bezüglich automatischer Benachrichtigungen verstecken sich hinter dem Modul für das Mailing.
Dann findet man die Einstellungen zu Abwesenheit-Messages im Sub-Menue rechts.
Unter Umständen bekommen sie auch diese Anzeige zu sehen, wenn sie auf den Punkt Vacation klicken. Das liegt dann daran, das ein anderer Regelsatz derzeit ihre E-Mails filtert. Oder es ist einfach noch der TUHH-Default-Regelsatz in Aktion, der lediglich dafür sorgt, das als SPAM markierte Nachrichten in den Ordner Spam4 und Spam5 einsortiert werden.
Wenn sie mit SOGo einen Regelsatz erstellen - und der das muß man, wenn man mit SOGo die Vacation-Nachricht aufsetzen will - so wird der andere Regelsatz deaktiviert. Mittels Smartsieve oder OOO können sie den anderen Regelsatz ohne Weiteres wieder aktivieren - und den SOGo-Regelsatz damit deaktivieren (siehe auch Info-Box am Ende dieser Seite).
Immer wenn sie etwas ändern, wie hier z.B. angedeutet, - sie haben das Modul für die Abwesenheits-Nachricht aktiviert - müssen sie das Disketten-Symbol einmal anklicken, damit die Änderung auch gespeichert wird.
Es erscheint dann dieses Formular, auf dem sie ihre Abwesenheits-Benachrichtigung einstellen können. Hier die Übersicht, die Einzelheiten folgen später.
Geben sie an wie die Betreff-Zeile der automatischen Abwesenheits-Benachrichtigung aussehen soll.
Geben sie den Text der Nachricht an.
Dann geben sie die E-Mail-Adresse oder die E-Mail-Adressen auf die das System überhaupt reagieren soll an. Normalerweise wird her also ihre E-Mail-Adresse @tuhh.de einzutragen sein. Und vielleicht erwarten sie auch noch Nachrichten, die an ihre alte E-Mail-Adresse gesendet wurden. Die Schreibweise mit @tu-harburg.de ist bei langjährigen Mitarbeitern vielleicht noch im Umlauf. Oder sie haben eine dienstliche Alias-Adresse, über die man ihre INBOX erreichen kann ?
Die folgende Zeitangabe bestimmt, wie oft die gleiche Absender E-Mail-Adresse eine automatische Abwesenheits-Benachrichtigung bekommen soll. Wenn vom gleichen Absender also mehrere Nachrichten eingehen, bekommt der nur eine automatische Abwesenheits-Benachrichtigung, wenn seit der letzten mindestens diese Zeitdauer vergangen ist.
Sie sollten vielleicht auch immer ankreuzen, das Nachrichten, die sie über eine Mailingliste erreichen, nicht automatisch beantwortet werden.
Die Option 'Immer Abwesenheitsnachricht versenden' hat dagegen nichts mit dem Zeitinterval zu tun. Sie bezieht sich darauf, das sie u.U. Filterregeln eingestellt haben, die dafür sorgen, das eine Nachricht einsortiert wird und dann die weitere Bearbeitung abgebrochen wird. Dann würde auch keine Abwesenheitsnachricht versendet es sei denn, sie setzen diese Abwesenheits-Regeln vor alle anderen Filterregeln. Es geht also um die Reihenfolge und damit um die Priorität der Filterregeln.
Als letztes könnten sie sich überlegen, ob sie alle Nachrichten automatisch löschen wollen, die während ihrer Abwesenheit eingehen. Ob das eine gute Idee ist, hängt u.U. von ihren Filterregeln ab. Wenn sie nämlich alle Nachrichten ohnehin mittels Forward weiterleiteten, kann da ja durchaus sinnvoll sein. Benutzen sie diese Option nur, wenn sie genau wissen, was sie auslösen wollen.
Der nächste große Block betrifft die Frage, zu welcher Zeit die automatische Abwesenheits-Benachrichtigung überhaupt aktiv sein soll. Hier hat man also die Möglichkeit, die automatische Benachrichtigung schon lange vor dem Urlaub zu erstellen und automatisch aktivieren bzw. auch wieder daktivieren zu lassen.
Hier nun zunächst der Überblick. Die Einzelheiten folgen wieder später.
Wenn man nicht erst am Vortage des Urlaubs daran denken will, kann man hier einstellen, das die vorgenommenen Einstellungen zu einem bestimmten Tage automatisch aktiv werden sollen.
Es ist dann fast obligatorisch, das man auch das Ende dieser Einstellungen terminiert. Sonst muß man nach Rückkehr aus dem Urlaub selber nochmals aktiv werden.
Während der Zeitdauer, in der die automatische Abwesenheits-Benachrichtigung versendet werden soll, kann man darüber hinaus hier noch genauere Angaben machen.
Man kann sowohl die Tageszeit begrenzen als auch den Wochentag genauer angeben.
D.h. innerhalb der Zeitspanne ihrer Abwesenheit würde dann z.B. nur während der Dienstzeit und evt. auch nur zu bestimmten Wochentagen eine automatischen Abwesenheits-Benachrichtigung versendet werden.
Ausserdem wird auch der weiter oben erklärte Zeitraum zwischen zwei Benachrichtigungen an die gleiche E-Mail-Adresse berücksichtig.
FYI als Hintergrundwissen für technisch versierte Anwender: SOGo speichert seinen eigenen Regelsatz auf dem Mailserver. Der Mailserver der TUHH kann bis zu 5 solcher Regelsätze speichern. Die Regelsätze sollten immer mit Anti-SPAM-Regeln anfangen und können beliebig viele E-Mail-Filterregeln enthalten. Es kann aber immer nur ein Regelsatz zur Zeit aktiv sein. An der TUHH gibt es mehrere Möglichkeiten, solche Regelsätze zu erstellen und zu verwalten. Da wären einmal SOGo und dann OOO (Out-Of-Office). Das mächtigste Werkzeug ist allerdings 'Smartsieve'. Mit letzterem können sie sich die 5 Regelsätze ansehen, verwalten und neue erstellen - allerdings sollte man wissen, was man tut.
SOGo schreibt automatisch immer die Anti-SPAM-Regeln als erstes in seinen Regelsatz. Ausserdem kann man derzeit nur mit SOGo terminlich voreinstellen, in welcher Zeit die Regeln für automatische Abwesenheits-Nachrichten überhaupt aktiv sein sollen.
Siehe auch noch genauer unter 'Filterregeln auf dem Server'.