Warum der Mailserver nicht zum Dokumentenarchiv taugt

Die primäre Aufgabe des Mailservers ist es, eine schnelle und reibungslose Kommunikation sicherzustellen. Der Mailserver ist für die Archivierung von Kommunikation und Daten leider ungeeignet.

Die Nachteile des Mailservers als Archiv sind:

Keine Revisionssicherheit: Jeder mit Zugriff auf das Konto kann Mails absichtlich oder aus Versehen unbemerkt löschen oder verändern, z.B. durch:

Mailclients, die auch für Mails in Unterordnern einer Spambewertung durchführen und diese dann ungefragt löschen.
Wischgesten auf versehentlich entsperrten Handys in der Hosentasche.
Unqualifiziert erstellte lokale Filter in Mailclients
Programmfehler in Mailclients.
Nachvollziehbarkeit von Veränderungen schwierig bis unmöglich
Nach 14 Tagen können Änderungen gar nicht mehr nachvollzogen oder rückgängig gemacht werden.

Mangelnde Zugriffskontrolle: Da der Zugriff auf Postfächer weltweit und mobil erfolgt, lässt sich der reguläre Abruf von E-Mails technisch nicht von einem massiven Datenabzug des Archivs unterscheiden. Ein unbemerkter Abfluss sensibler Archivdaten wird so im täglichen Grundrauschen der Serverlogfiles maskiert.
Nicht nachhaltig: Mailclients und Mailformate verändern sich ständig oder verschwinden ganz. Gleiches gilt für den Server. Es gibt keine Garantie, dass komplexe Ordnerstrukturen, alte Mails mit speziellen Inhalten oder wichtige Suchfunktionen in zukünftige Server übernommen und in zukünftigen Clients noch verfügbar sind.
Vulnerabel: Im Falle eines erfolgreichen Angriffs auf die Mail-Infrastruktur, wäre auch das Archiv kompromittiert (verschlüsselt, gelöscht, veröffentlicht).
DSGVO-Konflikt: Ein Archiv muss das "Recht auf Vergessenwerden" unterstützen. In einem riesigen Mail-Wust personenbezogene Daten gezielt zu löschen, ohne den Rest der Korrespndenz zu zerstören, ist auf einem Mailserver fast unmöglich.
Mangelnde Übersicht: Auf dem Mailserver wird der Weg zum Ergebnis gespeichert, nicht das Ergebnis selbst. In einem echten Dokumentenarchiv werden finale Stände, Freigaben und Entscheidungen explizit abgelegt. Im Mailpostfach bleibt die Information in "Fragmenten" gefangen. Dies führt zu einer massiven Ineffizienz bei der Einarbeitung oder Übergabe an neue Kollegen, da der Kontext der Kommunikation (das "Warum") ohne die ursprünglichen Verfasser oft nicht mehr zweifelsfrei interpretierbar ist.
Versionschaos: Wenn ein Vertrag per Mail fünfmal hin- und hergeschickt wird, liegen fünf Versionen im Postfach. In einem echten Archiv dagegen gibt es den Vertrag nur einmal mit einer Versionshistorie. Auf dem Mailserver weiß nach 3 Jahren niemand mehr, welcher Anhang in welchem Unterordner (Gesendet? Posteingang? Projekt-XY?) der finale, rechtlich bindende Stand ist.
Keine Interoperabilität: Ein echtes Dokumentenmanagementsystem verknüpt die E-Mail direkt mit der Rechnung im Buchhaltungssystem oder dem Vertrag im CRM. Auf dem Mailserver bleibt die Mail isoliert. Wer den Vorgang verstehen will, muss ständig zwischen verschiedenen Programmen hin- und herspringen, anstatt alles in einem zentralen "Vorgang" zu sehen.
Systemlast: Je größer die Postfächer (durch jahrelanges "Archivieren"), desto langsamer werden die Suchfunktionen und die Synchronisation mit mobilen Endgeräten. Mailserverprotokolle wie IMAP sind nicht dafür ausgelegt, Millionen von Objekten in Echtzeit zu verwalten. Ein echtes Archiv nutzt Datenbank-Indizes, die für solche Mengen optimiert sind.
Teuer: Der Speicherplatz auf dem Mailserver ist extrem teuer (100+ fach teurer als Verbraucher-Festplatten).