Warum der Mailserver nicht zum Dokumentenarchiv taugt

Die primäre Aufgabe des Mailservers ist es, eine schnelle und reibungslose Kommunikation sicherzustellen. Der Mailserver ist für die Archivierung von Kommunikation und Daten leider ungeeignet.

Die Nachteile des Mailservers als Archiv sind:

•     Keine Revisionssicherheit: 

• Jeder mit Zugriff auf das Konto kann Mails absichtlich oder aus Versehen unbemerkt löschen oder verändern, z.B. durch:
• Mailclients, die auch für Mails in Unterordnern einer Spambewertung durchführen und diese dann ungefragt löschen.
• Wischgesten auf versehentlich entsperrten Handys in der Hosentasche.
• Unqualifiziert erstellte lokale Filter in Mailclients
• Programmfehler in Mailclients.
• Nachvollziehbarkeit von Veränderungen schwierig bis unmöglich
• Nach 14 Tagen können Änderungen gar nicht mehr nachvollzogen oder rückgängig gemacht werden.

• Nicht nachhaltig: Mailclients und Mailformate verändern sich ständig oder verschwinden ganz. Gleiches gilt für den Server. Es gibt keine Garantie, dass komplexe Ordnerstrukturen, alte Mails mit speziellen Inhalten oder wichtige Suchfunktionen in zukünftige Server übernommen und in zukünftigen Clients noch verfügbar sind.
• Vulnerabel: Im Falle eines erfolgreichen Angriffs auf die Mail-Infrastruktur, wäre auch das Archiv kompromittiert (verschlüsselt, gelöscht, veröffentlicht).
• Teuer: Der Speicherplatz auf dem Mailserver ist extrem teuer (100+ fach teurer als Verbraucher-Festplatten).