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Technische Universität Hamburg – Harburg
Aktenordnung
nach dem Stand vom 01.02.2009
Auf der Grundlage eines Beschlusses einer Muster – Aktenordnung durch das Staatsrätekollegium in der endgültigen Fassung vom 22.1.2008 Inhaltsverzeichnis
Präambel
Ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung ist Voraussetzung für ein transparentes und effizientes Verwaltungshandeln. Sie bildet damit eine wesentliche Grundlage des demokratischen Rechtsstaates.
Die Bereitstellung von zuverlässigen, vollständigen und erforderlichen Informationen gewährleistet richtige Entscheidungen. Schriftgutverwaltung, die den Normen und Standards entspricht, dient darüber hinaus auch der Rechenschaftsfähigkeit vor Gerichten, Parlamentarischen Untersuchungsausschüssen und anderen Prüfinstanzen. Die Verwaltung von personenbezogenem Schriftgut hat darüber hinaus auch das Recht der Betroffenen auf informationelle Selbstbestimmung zu wahren.
Die Registraturen bilden das „Gedächtnis“ jeder Behörde. Jeder „Gedächtnisverlust“ kann erhebliche finanzielle oder rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Deshalb sind Registraturen von Führungskräften und allen weiteren Beschäftigten der Behörde bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben zu unterstützen.
Inhaltsverzeichnis
1. Allgemeines
1.1 Zweck und Geltungsbereich
1.2 Gegenstand der Schriftgutverwaltung
1.3 Organisation der Schriftgutverwaltung
1.4 Aktenzeichen/Geschäftszeichen
2. Ordnungsrahmen
2.1 Aktenplan, Aktenverzeichnis
2.2 Aktenplangruppen
3 Aktenbildung
3.1 Aktenanlage
3.2 Aktenarten
3.3 Beschriftung von Akten
4. Schriftgutablage
4.1 Aktenbestimmung, Auszeichnung des Schriftgutes mit dem Aktenzeichen der Aufnahmeakte
4.2 Einordnen des Schriftgutes
4.3 Konservatorische Aspekte
4.4 Aktenführung
4.5 Wiedervorlagen
5. Aktennutzung
5.1 Akteneinsicht und Aktenauskunft
5.2 Aktennachweis und Aktenausgabe
5.3 Aktenverlust
6. Aktenaussonderung
6.1 Altregistratur
6.2 Aufbewahrungsfristen
6.3 Abgabe von Schriftgut an das Staatsarchiv
6.4 Vernichtung von Schriftgut
6.5 Aktenanforderung und Auskunftsersuchen an das Staatsarchiv
7 Inkrafttreten, Übergangs- und Schlussbestimmungen
Anlage, Katalog der Aufbewahrungsfristen
| 1.1 | Zweck und Geltungsbereich |
| 1.1.1 | Ziel jeder Schriftgutverwaltung ist die revisionssichere Dokumentation des Ver-waltungshandelns im Rahmen der Gesetzmäßigkeit der Verwaltung. |
| 1.1.2 | Die Aktenordnung enthält die Bestimmungen für die einheitliche Verwaltung des Schriftgutes des Präsidiums, der Präsidialverwaltung und des Servicebereiches Lehre und Studium der Technischen Universität Hamburg - Harburg. Diese legen fest, wie das Schriftgut zu ordnen, zu registrieren, aufzubewahren, bereitzustellen und auszusondern ist. |
| 1.1.3 | Sonderbestimmungen über Ordnung und Verwaltung von Schriftgut in bestimmten Rechtsgebieten bleiben von dieser Vorschrift unberührt. Dazu zählen insbesondere
|
| 1.2 | Gegenstand der Schriftgutverwaltung |
| 1.2.1 | Das Schriftgut umfasst alle aus der Verwaltungstätigkeit anfallenden Papier- und elektronischen Schriftstücke und ihre Anlagen sowie weiteres Material wie z.B. Disketten, Tonbänder, Pläne, Mikrofiches, Fotos und andere konventionelle oder digitale Datenträger. |
| 1.2.2 | Bis zur Einführung einer „elektronischen Akte“ werden elektronische Schriftstücke ausgedruckt und in Papierform zu einer Akte verfügt. |
| 1.2.3 | Aktenwürdig ist Schriftgut, das erforderlich und geeignet ist, die getroffenen Entscheidungen sowie den maßgeblichen Entscheidungsprozess einschließlich der beteiligten Stellen jederzeit nachvollziehbar und überprüfbar zu machen. |
| 1.3 | Organisation der Schriftgutverwaltung |
| 1.3.1 | Für das Präsidium, die Präsidialverwaltung und den Servicebereich Lehre und Studium der Technischen Universität besteht eine Zentralregistratur. Akten sind grundsätzlich in dieser Registratur zu verwalten. |
| 1.3.2 | Die für die Verwaltung des Schriftguts zuständigen Personen sind für die Einhaltung der Bestimmungen der Aktenordnung verantwortlich. Die fachlich zuständigen Beschäftigten haben dabei mitzuwirken; diese sind insbesondere zuständig für die vollständige und rechtzeitige Verfügung des aktenwürdigen Schriftgutes zu den Akten. Die/Der Fachvorgesetzte ist verpflichtet, die Registratur einmal jährlich auf die Ordnungsmäßigkeit der Aktenführung nach Maßgabe dieser Aktenordnung stichprobenweise zu überprüfen. Die Prüfung ist aktenkundig zu machen. Festgestellte Mängel sind umgehend abzustellen. |
| 1.3.3 | Die Leitung der Registratur ist berechtigt, in generellen Angelegenheiten der Schriftgutverwaltung fachliche Anweisungen zu erteilen und die Schriftgutablage an Ort und Stelle zu prüfen. |
| 1.4 | Aktenzeichen/Geschäftszeichen Jegliches Schriftgut, welches zur Akte verfügt wird, ist mit Leitzeichen (Kurzzeichen der Organisationseinheit) und Aktenzeichen zu versehen. Beides sollte zu einem Geschäftszeichen verbunden werden (Bsp.: PV 15/111.01-01/01) |
| 2.1 | Aktenplan, Aktenverzeichnis | ||||||||||||||||||
| 2.1.1 | Verbindliche Grundlage für die Ordnung des aktenwürdigen Schriftgutes sind der Aktenplan bzw. die Aktenpläne und die dazugehörigen Aktenverzeichnisse. | ||||||||||||||||||
| 2.1.2 | Der Aktenplan ist ein vorausschauend angelegtes, mehrstufiges und gegliedertes Schema zur Strukturierung des Aktenbestandes einer Organisation auf Basis der Aufgaben dieser Organisation. Er bildet die Grundlage für das Aktenverzeichnis. | ||||||||||||||||||
| 2.1.3 | Das Aktenverzeichnis ist der Nachweis aller vorhandenen Akten. Jede neue Akte ist in das Aktenverzeichnis aufzunehmen. Die Anlage von vorsorglichen Akten (sog. Platzhaltern) ist zu vermeiden. Das Aktenverzeichnis ist elektronisch zu führen und umfasst die einzelnen Akten unterhalb der im Aktenplan gebildeten Aktengruppen. Es weist die Aktenzeichen, die Aktentitel und die Laufzeit (Beginn/Ende) der einzelnen Akten und - im Falle von Papierakten - die Aktenbände sowie weitere, für die Aussonderung notwendige Angaben aus. | ||||||||||||||||||
| 2.1.4 | Das Aktenzeichen ist das entscheidende Identifikations- und Ordnungskennzeichen für eine Akte und deren Schriftgut. Es setzt sich aus der vorangestellten Nummernfolge des Aktenplans und der Ordnungsnummer der Akte zusammen. | ||||||||||||||||||
| 2.1.5 | Die Aktenzeichen der Technischen Universität Hamburg – Harburg werden wie folgt gebildet aus:
| ||||||||||||||||||
| 2.1.6 | Änderungen und Ergänzungen des Aktenplanes bzw. der Aktenpläne und der Aktenverzeichnisse sind mit der Leitung der Registratur abzustimmen. Sie ist für die Umsetzung verantwortlich. | ||||||||||||||||||
| 2.2 | Aktenplangruppen | ||||||||||||||||||
| 2.2.1 | Eine neue Aktenplangruppe ist dann zu bilden, wenn das angefallene Schriftgut in keine der bestehenden Gruppen des Aktenplanes sachlich richtig eingeordnet werden kann. | ||||||||||||||||||
| 2.2.2 | Um eine unnötige Ausweitung des Aktenplanes zu verhindern, ist die Bezeichnung neuer Aktengruppen möglichst allgemein zu halten, es sei denn, es liegt bereits umfangreiches Schriftgut vor oder ist zu erwarten. |
| 3.1 | Aktenanlage |
| 3.1.1 | Akten werden ausschließlich von der Registratur angelegt. |
| 3.1.2 | Die sachliche Gliederung des Aktenplanes bzw. der Aktenpläne und der Akten-verzeichnisse erfordert, dass alle Akten, die sich mit einer bestimmten Sache innerhalb eines Aufgabenbereiches befassen, im Aktenverzeichnis an einer Stelle erscheinen. |
| 3.1.3 | Eine neue Akte ist nur dann anzulegen, wenn Schriftgut in keine der bestehenden Akten sachlich richtig eingeordnet werden kann, wenn sein Umfang die Herausnahme aus einer bestehenden Akte erforderlich macht. |
| 3.1.4 | Die Bezeichnung der Akte ist so zu wählen, dass sie sich von anderen Akten mit verwandtem oder ähnlichem Inhalt einwandfrei unterscheidet. Der Aktentitel soll kurz und treffend sein. Wortabkürzungen sind nur im Zusammenhang mit der Langfassung zulässig (z.B. „Aktenordnung (AktenO)“). Auf die Nennung von Personennamen ist zu verzichten. |
| 3.1.5 | Akten mit der Bezeichnung "Diverses", "Verschiedenes", "Sonstiges" dürfen nicht gebildet werden. Direkt unterhalb jeder Aktengruppe kann ein Aktenzeichen „Allgemeines“ angelegt werden, unter dem Schriftgut geringen Umfangs abgelegt wird, das keinem besonderen Aktenzeichen zuzuordnen ist. |
| 3.1.6 | Das Schriftgut, das zum Zeitpunkt der Aktenanlage bereits angefallen ist, ist der Registratur zwecks Bildung der sachgerechten Aktenbezeichnung unverzüglich zur Verfügung zu stellen. |
| 3.1.7 | Gleichzeitig mit der Akte ist ein Nachweisblatt anzulegen. Darauf ist der Verbleib der Akte und der Vorgänge nachzuweisen. |
| 3.1.8 | Zum schnellen Auffinden der im Aktenverzeichnis eingetragenen Aktentitel bzw. Sachbegriffe ist ein Schlagwortregister zu führen. |
| 3.2 | Aktenarten |
| 3.2.1 | Die auf der Grundlage des Aktenplanes zu führenden Akten werden nach ihrem Inhalt unterschieden in
|
| 3.2.2 | Außerhalb des Aktenplanes können geführt werden:
|
| 3.3 | Beschriftung von Akten
Hängehefter sind beidseitig der Grifffläche des Aktenrückens mit dem Aktenzeichen zu versehen. |
| 4.1 | Aktenbestimmung, Auszeichnung des Schriftgutes mit dem Aktenzeichen der Aufnahmeakte |
| 4.1.1 | Schriftgut ist grundsätzlich nach der ersten fachlichen Bearbeitung von der/dem zuständigen Sachbearbeiter/in mit Handzeichen zu den Akten zu verfügen. Folgende Verfügungen können die erste Bearbeitung abschließen:
|
| 4.2 | Einordnung des Schriftgutes |
| 4.2.1 | Ablagereifes Schriftgut darf nur aufgrund einer Schlussverfügung und ausschließlich durch die Registratur abgelegt werden. Vor der Ablage prüft die Registratur, ob alle Punkte der Verfügung erledigt sind. |
| 4.2.2 | Das Schriftgut in Papierakten ist chronologisch von vorn nach hinten (Behörden-heftung) so einzuordnen, dass der sachliche Zusammenhang erhalten bleibt und der Akteninhalt wie ein Buch gelesen werden kann. Maßgebend für die Einordnung ist immer das Erstellungsdatum des Schriftgutes. Anlagen sowie Sendeprotokolle und Lesebestätigungen sind stets hinter dem maßgeblichen Schriftgut einzuheften. Sachlich zusammengehöriges Schriftgut ist in sich geschlossen – vorgangsweise zeitlich geordnet – abzulegen. Die zu einem Vorgang gehörenden Schriftstücke sind geheftet einzuordnen. Ein Schriftstück, das verschiedene Angelegenheiten betrifft, über die Akten vorhanden sind, wird nach seinem Hauptinhalt eingeordnet. In die übrigen in Betracht kommenden Akten ist ein Hinweisblatt oder nach Bedarf ein Auszug bzw. eine Kopie unter Angabe des Aktenzeichens der Urschrift zu nehmen. Für den Aktenhinweis ist ein gegenseitiger Stempelaufdruck „Doppelstück an ……“ und „Doppelstück von ……“ vorzunehmen. |
| 4.2.3 | Papierakten, in denen sich Sitzungsunterlagen aller Art befinden, können abweichend vom chronologischen Grundsatz nach der Reihenfolge der Tagesordnungspunkte sortiert werden. |
| 4.2.4 | Während der Ausleihe einer Akte an die Registratur gelangtes Schriftgut ist so auf dem Nachweisblatt abzulegen, dass dessen unverzügliche Einordnung nach Rückgabe der Akte sichergestellt ist. |
| 4.2.5 | Wird aufgrund spezialgesetzlicher Vorgaben eine Akte an Stellen außerhalb der Verwaltung (z.B. Gerichte, parlamentarische Untersuchungsausschüsse) zur Einsichtnahme abgegeben, ist jedes Blatt auf der oberen rechten Ecke fortlaufend zu paginieren. Es ist ein Nachweis über den Aktenverbleib anzulegen. |
| 4.3 | Konservatorische Aspekte |
| 4.3.1 | Schriftgut ist so zu verwahren, dass die Vollständigkeit, Integrität, Authentizität und Lesbarkeit des Schriftgutes jederzeit gewährleistet werden kann. Es ist insbesondere vor Beschädigung und Verfall zu schützen. |
| 4.3.2 | Schriftgut ist so zu bearbeiten, abzulegen und zu benutzen, dass es unbeschädigt bleibt. Die Verwendung von Klebstoff enthaltenden Büromaterialien (z.B. Tesafilm, Haftnotizen, Lochverstärkungen u.ä.) ist zu vermeiden. Auf die Verwendung von Sichthüllen und Textmarkern ist weitgehend zu verzichten, ebenso wie auf den Gebrauch von Metall und Gummibändern. |
| 4.3.3 | Bei der Beschriftung von Unterlagen (sowohl per Hand als auch per Maschine) sollten alterungsbeständige Schreibmittel und -stoffe nach DIN ISO 11798 („Alterungs-Beständigkeit von Schriften, Drucken und Kopien auf Papier - Anforderungen und Prüfverfahren“) verwendet werden, um Lesbarkeit und Übertragbarkeit auf andere Medien während einer langfristigen Lagerung zu gewährleisten. |
| 4.3.4 | Zeichnungen, Pläne und Großformate sind in der Regel ungefaltet (außerhalb der Akte) zu lagern. Das Lochen ist zu unterlassen. Besteht die Notwendigkeit (z.B. bei Zeugnissen und Diplomen) eine Kartentasche zu verwenden, so ist darauf zu achten, dass diese aus alterungsbeständigem Material (nach der DIN ISO 9706 für die Alterungsbeständigkeit von Papier) besteht, |
| 4.3.5 | Thermopapier darf nicht in Papierakten verfügt werden. Es ist eine Kopie zu fertigen und diese in die Akte zu verfügen. |
| 4.3.6 | Nicht aktenfähiges Material (z.B. Disketten, CD-ROMs) ist mit dem Aktenzeichen zu versehen und grundsätzlich außerhalb der Akten aufzubewahren, wenn davon keine Ausdrucke bzw. Abschriften zur Akte genommen wurden1; in die Akte ist ein entsprechender Verweis aufzunehmen. |
| 4.4 | Aktenführung |
| 4.4.1 | Die Akten sind einfach, klar und übersichtlich zu führen. Jede Akte darf nur Schriftgut eines klar abgegrenzten Sachbegriffs enthalten und muss die im Aktenverzeichnis festgelegte Bezeichnung (Aktentitel) tragen. |
| 4.4.2 | Jeder Papieraktenband muss eine handliche Form behalten. Volle Bände sind auf dem Aktendeckel mit dem Vermerk über den Zeitabschnitt, den der betreffende Band umfasst, und mit einer fortlaufenden Bandnummer zu versehen. Bei Abschluss eines Bandes ist auf eine sinnvolle und zweckmäßige Trennung des Akteninhalts zu achten und auf den Fortsetzungsband hinzuweisen. |
| 4.4.3 | Doppelstücke sind zu vernichten, es sei denn, dass sich auf ihnen aktenwürdige Notizen befinden. |
| 4.4.4 | Werden Schriftstücke, von deren Aktenzeichen im Schriftverkehr bereits Gebrauch gemacht wurde, in eine andere Akte eingeordnet, so ist an der Entnahmestelle durch ein Hinweisblatt auf die neue Akte zu verweisen. |
| 4.5 | Wiedervorlagen |
| 4.5.1 | Die zur Wiedervorlage verfügten Schriftstücke sind zur Akte zu nehmen. Wiedervorlagetermine und Fristverfügungen sind durch Einlegen spezieller Papier- oder Pappstreifen kenntlich zu machen. Sie sind mit Hilfe eines Terminkalenders von der Registratur zu überwachen. |
| 4.5.2 | Für die sorgfältige Führung des Terminkalenders und die rechtzeitige Vorlage der Papierakte ist die Registratur verantwortlich. Vorgelegte und erledigte Wiedervorlagen sind im Terminkalender zu kennzeichnen. Die Vorgänge sind bei der Wiedervorlage unmittelbar neben der Fristverfügung mit dem Stempelaufdruck „Wiedervorgelegt am ……“ zu versehen. |
| 4.5.3 | Kann eine Verfügung zur Wiedervorlage nicht ausgeführt werden, weil die Akte ausgeliehen ist, hat die Registratur die fachlich zuständigen Beschäftigten rechtzeitig zu unterrichten. |
| 4.5.4 | Fristen, die nur den Zweck verfolgen, den Eingang eines Antwortschreibens zu überwachen, sind bei der Vorlage des eingegangenen Antwortschreibens im Terminkalender zu streichen. |
| 1 | Sofern auf dem Datenträger aktenwürdiges Schriftgut gespeichert ist, ist es im Ausdruck zur Akte zu geben, da für das auf einer DVD oder CD-ROM gespeicherte aktenwürdige Schriftgut die Aufbewahrungsfristen unter 6.2.2 gelten. Hintergrund ist die begrenzte Haltbarkeit von CD-ROMs. Derzeitige Schätzungen schwanken zwischen 10 und 50 Jahren; maßgebliche Faktoren sind dabei Temperatur und Lichteinstrahlung (vgl. DOMEA®-Organisationskonzept, Erweiterungsmodul zum Organisationskonzept 2.0, Technische Aspekte der Archivierung elektronischer Akten, Oktober 2004, S. 24). |
| 5.1 | Akteneinsicht und Aktenauskunft |
| 5.1.1 | Akten dienen dem innerdienstlichen Gebrauch und sind gegen unbefugte Einsicht gesichert zu verwahren. Die Akten der Verwaltung der Technischen Universität Hamburg-Harburg dürfen von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung eingesehen werden, soweit es zur Erfüllung ihrer Dienstaufgaben notwendig ist. |
| 5.1.2 | Akteneinsicht durch Bedienstete anderer Behörden ist mit Zustimmung des fachlich zuständigen Bereichs zu gestatten. Die Zustimmung ist entbehrlich, soweit die Akteneinsicht der Wahrnehmung von Aufsichts- und Kontrollbefugnissen, der Rechnungsprüfung, der Durchführung von Organisationsuntersuchungen oder der Aufklärung und Verfolgung von Dienstvergehen oder anderen Pflichtverletzungen dient. Im Übrigen gelten die Vorgaben der Geschäftsordnung. |
| 5.2.3 | Für die Erteilung von Aktenauskünften gelten die Ziffern 5.1.1 und 5.1.2 sinngemäß. Fernmündliche Auskünfte über den Inhalt der Akten dürfen an Angehörige anderer Behörden und an Privatpersonen sowie an Presse und Rundfunk von den Mitarbeitern der Registratur nicht erteilt werden. Aktenauskünfte sind aktenkundig zu machen. |
| 5.1.4 | Neben dem HmbIFG ergeben sich Auskunfts- und Akteneinsichtrechte auch aus
|
| 5.2 | Aktennachweis und Aktenausgabe |
| 5.2.1 | Akten dürfen grundsätzlich nicht ohne Zustimmung der Registratur aus der Aktenablage entnommen werden. Den Akten dürfen keine Schriftstücke entnommen werden. |
| 5.2.2 | Der Verbleib der Akten ist von der Registratur mit Angabe des Datums der Ausleihe und dem Leitzeichen und erforderlichenfalls dem Namen des Entleihers auf den Nachweisblättern zu vermerken. Nach Rückgabe der Unterlagen ist der Vermerk zu löschen. Vor jeder Weitergabe an Dritte ist die Registratur zu benachrichtigen, damit das Nachweisblatt berichtigt werden kann. Dieses gilt nicht bei der Weitergabe an Vorgesetzte oder bei der Weitergabe zur Unterschriftsleistung (einschl. Mitzeichnung anderer Referate). |
| 5.2.3 | Die Rückgabe der Akten, die an auswärtige Stellen ausgeliehen wurden, ist zu überwachen. Die zurückgegebenen Akten sind unverzüglich auf ihre Vollständigkeit hin zu überprüfen. |
| 5.3 | Aktenverlust Bei vermutetem Verlust einer Akte ist die Registratur unverzüglich zu benachrichtigen. Verlaufen die von dort veranlassten Nachforschungen nach dem Aktenverbleib ergebnislos, ist eine Ersatzakte anzulegen. Im Aktenverzeichnis und auf dem Aktendeckel sind diese Akten als „Ersatzakten“ zu kennzeichnen. |
| 6.1 | Altregistratur |
| 6.1.1 | Die Registratur überprüft die Aktenbestände laufend und stellt fest, welche Akten im Geschäftsgang nicht mehr benötigt werden und in die Altregistratur übernommen werden können. Werden Akten in eine Altregistratur übernommen, sind sie in der gleichen Ordnung wie der laufende Aktenbestand zu verwalten. Die abgeschlossenen und an die Altregistratur abgegebenen Akten sind im Aktenverzeichnis durch den Zusatz „Reponiert“ zu kennzeichnen. Aus den in der Altregistratur befindlichen Akten dürfen keine Schriftstücke in die laufende Registratur übernommen werden. Bei Bedarf sind Auszüge oder Reproduktionen zu fertigen. |
| 6.2 | Aufbewahrungsfristen |
| 6.2.1 | Bis zur Aussonderung ist das Schriftgut im Aktenbestand (ggf. in einer Altregistratur) aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt bei Akten in der Regel mit dem Ende der Akte bzw. des Aktenbandes mit Ablauf des Jahres, in dem das letzte Schriftstück eines Vorganges zu den Akten verfügt bzw. die letzte Eintragung vorgenommen wurde und soll 30 Jahre nicht überschreiten.2 |
| 6.2.2 | Die Aufbewahrungsfristen sind in einem Katalog (s. Anlage), der Bestandteil der Aktenordnung wird, festzuschreiben3. Sonderakten sind auszusondern, sobald sie für die Aufgabenwahrnehmung nicht mehr benötigt werden. Materialakten unterliegen – soweit erforderlich – der gleichen Aufbewahrungsfrist wie die korrespondierenden Hauptakten. Sind in Gesetzen, Verordnungen oder anderen Vorschriften besondere Aufbewahrungsfristen vorgesehen, so gelten diese. |
| 6.2.3 | In besonders gelagerten Fällen können Verwahrungsfristen festgesetzt werden, die eine Anbietung des Schriftgutes gegenüber dem Staatsarchiv vor Ablauf der Auf-bewahrungsfristen ermöglichen4. |
| 6.3 | Abgabe von Schriftgut an das Staatsarchiv |
| 6.3.1 | Für die Abgabe von Schriftgut an das Staatsarchiv sind maßgebend
|
| 6.3.2 | Dem Staatsarchiv ist Schriftgut anzubieten, dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen oder das für den regelmäßigen Geschäftsgang entbehrlich ist. Anzubieten sind auch Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, die gesperrt sind oder die nach einer Rechtsvorschrift zu löschen wären (siehe im Einzelnen § 19 HmbDSG und § 3 Absatz 2 HmbArchG). Wenn die weitere Aufbewahrung angebotenen Schriftgutes auf Grund von Rechtsvorschriften oder zur Rechtswahrung notwendig ist, ist das Staatsarchiv darauf hinzuweisen. |
| 6.3.3 | Aus den zur Ablieferung an das Staatsarchiv vorgesehenen Akten darf kein Schriftgut in den laufenden Akten bei der Behörde zurückbleiben. Erforderlichenfalls sind von den in Betracht kommenden Vorgängen Auszüge, Abschriften oder Kopien zu fertigen und als solche deutlich zu kennzeichnen. |
| 6.3.4 | Im Aktenverzeichnis sind die abgegebenen Akten mit "Staatsarchiv" zu vermerken. Das Aktenzeichen eines geschlossenen Themas darf nicht wieder besetzt werden, da es im Staatsarchiv ein Ordnungskriterium darstellt. |
| 6.4 | Vernichtung von Schriftgut |
| 6.4.1 | Eine Vernichtung oder Löschung von Schriftgut ist erst nach Verneinung der Archivwürdigkeit durch das Staatsarchiv zulässig (§ 3 Absatz 5 HmbArchG). Unberührt bleibt die Verpflichtung zur Löschung personenbezogener Daten, deren Speicherung unzulässig war (§ 19 Absatz 3 HmbDSG). Zusätzlich ist die schriftliche Zustimmung des zuständigen Referenten einzuholen. |
| 6.4.2 | Für bestimmte Aktengruppen ohne bleibenden Wert kann das Staatsarchiv von einer Einzelzustimmung absehen und eine unbefristet gültige Vernichtungsgenehmigung entsprechend § 3 Absatz 4 HmbArchG erteilen. Sie ist schriftlich zu beantragen. Für Post- und Portobücher gilt sie als erteilt. |
| 6.4.3 | Das zum Vernichten freigegebene Schriftgut ist bis zum Abtransport vor dem Zugriff und der Einsicht durch Unbefugte geschützt aufzubewahren (verschlossene Sammelbehälter, verschlossene Räume). Im Übrigen gilt die Richtlinie über die Entsorgung von Datenträgern (Entsorgungs-RL) in der jeweils geltenden Fassung. |
| 6.4.4 | Die Vernichtung von Akten ist im Aktenverzeichnis und in einem fortlaufend zu ergänzenden Vernichtungsprotokoll unter Angabe des Aktenzeichens, des Aktentitels, der Laufzeit (ggf. Anzahl der Bände), des Freigabedatums (durch das Staatsarchiv und des fachlich zuständigen Referenten) sowie des Vernichtungsdatums zu vermerken. Im Falle eines Vernichtungsprotokolls kann ein Aktenzeichen nach vollständiger Vernichtung des Inhalts erneut von der Registratur vergeben werden. |
| 6.5 | Aktenanforderungen und Auskunftsersuchen an das Staatsarchiv |
| 6.5.1 | Aktenanforderungen und Auskunftsersuchen sind nach den Bestimmungen des Staatsarchivs auszuführen. |
| 6.5.2 | Die Anforderungen von Akten sind über die Registratur zu leiten. |
| 6.5.3 | Bei den vom Staatsarchiv entliehenen Akten handelt es sich um Archivgut, das nicht den Bestimmungen der Aktenordnung, sondern denen des HmbArchG unterliegt. Daher darf weder Schriftgut entnommen, noch hinzugefügt werden. Es dürfen keine Anmerkungen angebracht oder Texte verändert werden. Die Akten sind getrennt vom Registraturgut sicher zu verwahren und dürfen nicht außerhalb der Diensträume verbracht werden. |
| 6.5.4 | Die entliehenen Akten sind unaufgefordert innerhalb von 4 Monaten über die Registratur an das Staatsarchiv zurückzugeben. Eine Verlängerung der Leihfrist kann mit kurzer Begründung über die Registratur beantragt werden. |
| 2 | Aufbewahrungsfristen, die 30 Jahre überschreiten, sind auf begründete Ausnahmefälle zu beschränken (vg. § 3 Abs.1 Satz 2 HmbArchG). |
| 3 | Jede Behörde muss an dieser Stelle kritisch prüfen, welche Art von Schriftgut bei ihr anfällt und welchen Fristen dieses unterliegt. Erfahrungsgemäß wurden in der Vergangenheit Aktenarten von Aktenordnung zu Aktenordnung fortgeschrieben, die gar nicht mehr anfielen. Bei der Festlegung der Aufbewahrungsfristen kann der KGSt-Bericht 4/2006 zu Rate gezogen werden. Grundsätzlich sollten die Fristen für Akten, die zu einer Aufgabe entstanden sind, für die die Behörde nicht die Federführung hat, kürzer sein. Für elektronisches Schriftgut empfiehlt die KGSt eine Aussonderung nach 10 Jahren (vgl. KGSt-Bericht, 4/2006, S. 11). |
| 4 | Diese besonders gelagerten Fälle können z.B. Akten sein, die sich auf Bauwerke beziehen. Die Aufbewahrungsfrist würde z.B. mit dem Abriss des Gebäudes beginnen, die Verwahrungsfrist aber schon mit dem Ende der Akte bzw. des Aktenbandes. Da die Akte vorgehalten werden muss, solange das Gebäude steht, käme es ohne die Verwahrungsfrist erst nach Jahrzehnten bzw. sogar Jahrhunderten zu einer Anbietung und damit zu einer Entlastung der (Alt-)Registratur. Die Aufbewahrungsfrist wird bei Akten, die in das Staatsarchiv übernommen werden, dort erfüllt. Der Rückgriff der Behörden auf diese Akten ist jederzeit möglich. Werden Akten nicht in das Staatsarchiv übernommen, wird die Aufbewahrungsfrist weiterhin in der Behörde erfüllt. |
| 7.1 | Diese Aktenordnung tritt mit Wirkung vom 01.02.2009 in Kraft. Sie ersetzt die Aktenordnung vom 01.03.1981. |
| 7.2 | Die Aktenordnung ist den Beschäftigten regelmäßig in geeigneter Form zur Kenntnis zu geben. |
- IT-Richtlinie Regelwerk ELDORADO, Stand: Januar 2005 (http://www.fhhintranet.stadt.hamburg.de/FHHintranet/Recht/hmbVV/IT-Vorschriften/IT-11-900-pdf.pdf )
- Hamburgisches Archivgesetz vom 21.Januar 1991 (http://www.fhhintranet.stadt.hamburg.de/FHHintranet/Behoerden/Staatsarchiv/Downloads/archivgesetz-2005.pdf )
- Archivablieferungsordnung (http://www.fhhintranet.stadt.hamburg.de/FHHintranet/Behoerden/Staatsarchiv/Downloads/archivablieferungsordnung.pdf)
- Merkblatt zum Anbieten und Abliefern an das Staatsarchiv (http://www.fhhintranet.stadt.hamburg.de/FHHintranet/Behoerden/Staatsarchiv/Downloads/merkblatt-anbieten-und-abliefern-pdf.pdf)
- Anforderungen und Auskunftsersuchen an das Staatsarchiv (MittVw 1992, S. 137)
- Richtlinie über die Entsorgung von Datenträgern (Entsorgungsrichtlinie) vom 1. August 1994 (MittVw Seite 165)
Katalog der Aufbewahrungsfristen
Aktenpläne und –verzeichnisse, Aktenabgabe- und Aktenvernichtungsprotokolle | dauerhaft |
| Gesetze, Verordnungen, Tarifverträge, Staatsverträge und Staatsabkommen | dauerhaft |
| Register für Prozessakten | dauerhaft |
Hauptakten, Disziplinar- und Prozeßakten mit Unterakten
| 30 Jahre 10 Jahre |
| Einzelfallakten | 10 Jahre |
| Deutscher Bundesrat - Tagesordnungen und Niederschriften | 5 Jahre |
| Blattsammlungen | 5 Jahre |
| Porto- und Eingangsbücher | 5 Jahre |
| Terminkalender der Registraturen für Wiedervorlagen | 2 Jahre |
| Weglegesachen | 1 Jahr |
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Technische Universität
Hamburg (TU Hamburg)
Am Schwarzenberg-Campus 1
21073 Hamburg
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