TUHH: WG7

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WG 7 – KI in der Finanzverwaltung

Worum geht es?

Künstliche Intelligenz spielt eine strategische Schlüsselrolle – auch für die Finanzverwaltung der TU Hamburg. Die WG 7 befasst sich mit der KI-gestützten Automatisierung wesentlicher Prozesse in der Finanzverwaltung.

Als Pilotprojekt führt die WG 7 die Reisekostenbearbeitung KI-gestützt ein.

Bei Interesse oder Fragen melden Sie sich gerne bei Friederike von Bernstorff, Stabsstelle Digitalisierung und Change Management, unter: bernstorff(at)tuhh(dot)de

Ziele & Vorgehen

Die Automatisierung verfolgt vier Ziele: Zum einen soll die Servicequalität für Reisende erhöht werden, Reisekosten werden schneller und effizienter bearbeitet. Gleichzeitig werden die Bearbeitenden durch bessere Unterstützung entlastet, was die Kundenorientierung stärkt. Zum anderen sollen Kosten gesenkt werden, indem Doppelarbeit, unnötige Abstimmungen und unklare Zuständigkeiten reduziert und mehr Transparenz im Prozess geschaffen wird. Nicht zuletzt stärkt das Vorhaben die Rolle der TU Hamburg als moderne, KI-orientierte Verwaltung und schafft eine Grundlage für weitere Automatisierungen. Das Pilotprojekt gliedert sich in zwei aufeinander aufbauende Phasen:

Phase 1: Setup und Potenzialanalyse

Kickoff-Workshop zur Zerlegung des Gesamtprozesses „Reisekostenbearbeitung“ und Definition zentraler Stoßrichtungen mit High-Level-Roadmap
Potenzial-Workshop zur Identifikation wertvoller Anwendungsfälle mit Aufwand-Nutzen-Bewertung zur Priorisierung von Feldern mit hoher Hebelwirkung
Nutzenanalyse: Festlegung von KPIs zur Validierung
Etablierung von Rollen auf drei unterschiedlichen Ebenen

Phase 2: Erprobung und Simulation

Realitätsnahe Anwendungssimulation: Weiterentwicklung des Pilotprojekts für zukünftige Anwendungen in enger Abstimmung mit den Nutzenden („Sandboxing“)
Datenfundament: Definition relevanter Datenquellen und Belege, Datenflüsse, Verantwortlichkeiten, Qualitätsanforderungen, Schnittstellen und Zugriffsrechte, Auszahlungen und Beantragungen unter Berücksichtigung gesetzlicher Rahmenbedingungen
Zweiwöchentliche Abstimmungstermine mit ausgewählten Mitarbeitenden, um die künftige Anwendung agil und nutzernah auszurichten sowie eine Synchronisation mit dem Working-Group-Konzept „AI in Education“ sicherzustellen

Aktuell: Pilotprojekt Reisekosten

Für den Projektbeginn wird das KI-gestützte Endergebnis simuliert, um das Ziel des Projekts plastisch erlebbar zu machen. Danach wird in verschiedenen Gesprächsrunden mit den Stakeholdern am aktuellen Prozess und bestehenden Hemmnissen gearbeitet, um diese durch die KI-Anwendung aufzulösen.

Stand: Juli 2026

Leitung	Friederike von Bernstorff
Ziel	Erhöhung der Servicequalität und Beschleunigung der Prozesse
Pilotprojekt	KI-gestützte Reisekostenbearbeitung
Timeline	Juli – Dezember 2026