SOGo mit Outlook CalDav Synchronizer

Wir beschreiben hier, wie man an der TUHH den E-Mail-Service und den Kalender-Service mit Microsoft Outlook1 als Client nutzen kann. Dabei nutzen wir für die E-Mail den bewährten und zuverlässigen IMAP-Dienst und synchronizieren die Kalender-Daten mithilfe von CalDAV sowie die Kontakt-Daten mithilfe von CardDAV. Beide Protokolle beherrscht Outlook von Haus aus nur unvollständig bzw. gar nicht. Daher ist zunächst die Installation dieser Erweiterung notwendig.

Nach dieser Anleitung richten Sie Outlook neu ein und können anschließend E-Mails abrufen und versenden, Adressbuchvorschläge beim Verfassen von E-Mails über LDAP beziehen und den Kalender mit SOGo synchronisieren.
Einschränkung: Über Outlook können Sie nicht die verfügbaren und belegten Zeiten Ihrer Kollegen einsehen (Free / Busy), da diese Information nicht öffentlich zugänglich ist. Auch kann das TUHH-Adressbuch nicht vollständig heruntergeladen werden, sondern muss online durchsucht werden.

Plugin "Outlook CalDav Synchronizer" installieren

Die Entwickler von SOGo haben eine englischsprachige Seite zum "Outlook CalDav Synchronizer" erstellt, die auch wichtige Hinweise darauf enthält, wie sich speziell Outlook in Verbindung mit dem SOGo-Server verhält. Zu finden ist diese Dokumentation hier

Laden Sie sich die Erweiterung für Outlook namens "Outlook CalDav Synchronizer" von folgender Website herunter:

Diese Erweiterung ist notwendig, weil Outlook von Haus aus per CalDAV-Protokoll nur lesend auf Kalender zugreifen kann. Mit dem Synchronizer kann man Outlook als vollständigen CalDAV/CardDAV-Client ansehen.

Die heruntergeladene ZIP-Datei enthält einen Installer für die Outlook-Erweiterung. Entpacken Sie die heruntergeladene ZIP-Datei über einen Rechtsklick. Die enthaltene Erweiterung muss lediglich gestartet werden, ohne das Outlook in dem Moment ausgeführt wird. Ggf. sollte man Outlook also vorher beenden.

Outlook Start Plugins

Neues Profil anlegen

Um Outlook zurückzusetzen und die Einrichtung noch einmal ohne vorherige Daten durchzuführen, können Sie ein neues Profil anlegen.

Öffnen Sie dazu die alte Systemsteuerung in Windows. Geben Sie dafür im Startmenü einfach Systemsteuerung ein. Es sollte ein Fenster wie auf dem ersten Bildschirmfoto zu sehen aufgehen.

Wechseln Sie die Anzeige von Kategorie zu Große Symbole. Wählen Sie "Mail (Microsoft Outlook 2016)" aus. Klicken Sie im neuen "Mail-Setup" Fenster auf den Knopf "Profile anzeigen...". Klicken Sie auf "Hinzufügen..." und vergeben Sie einen aussagekräftigen Profilnamen, wie "SOGo-TUHH-2022".

Wählen Sie das neu angelegte Profil gleich als Standard aus!

Systemsteuerung Systemsteuerung Große Symbole Mail-Setup E-Mail E-Mail Profil anlegen

E-Mail einrichten

Für den Empfang von E-Mail konfiguriert man

Hier noch eine Kurzfassung zum anschließenden Hinzufügen Ihrer TUHH E-Mail Adresse. Im Dialog Konto hinzufügen wählen Sie Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen aus. Der Kontotyp ist ein POP oder IMAP Account. Die POP- und IMAP-Kontoeinstellungen lauten wie folgt:

  • Ihr Name: Vorname Nachname (Ihr eigener Name als Absender)
  • E-Mail-Adresse: name@tuhh.de (Ihre eigene TUHH E-Mail Adresse)
  • Kontotyp: IMAP
  • Posteingangsserver: mail.tu-harburg.de
  • Postausgangsserver (SMTP): mail.tu-harburg.de
  • Benutzername: cxx0000 (Ihr TUHH-Account)
  • Kennwort: ************ (Passwort Ihres TUHH-Accounts)
  • Kennwort speichern: Ja
  • Erweiterte Einstellungen: Knopf "Weitere Einstellungen" anklicken
    • Allgemein:
      • Firma: TUHH

    • Postausgangsserver:
      • Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung: Ja
      • Gleiche Einstellungen wie für Posteingangsserver verwenden

    • Erweitert:
      • Posteingangsserver (IMAP): 993 (Port)
      • Verwenden Sie den folgenden verschlüsselten Verbindungstyp: SSL/TLS
      • Postausgangsserver (SMTP): 587 (Port)
      • Verwenden Sie den folgenden verschlüsselten Verbindungstyp: STARTTLS

    • Schließen Sie das Fenster mit dem Knopf "OK"

  • ​​​​​​​​​​​​​​Jetzt erst den Knopf "Weiter >" anklicken und mit dem Test der Verbindungs-Einstellungen fortfahren.

Konto hinzufügen Konto hinzufügen (2) Konto hinzufügen (3) Erweiterte Einstellungen, Postausgangsserver Erweiterte Einstellungen, Erweitert Kontoeinstellungen testen Abgeschlossen

Outlook starten

Stellen Sie bitte sicher, das aktuelle Outlook-Profil ausgewählt zu haben, siehe dafür den Absatz Neues Profil anlegen.

Suchen Sie im Startmenü unter dem Buchstaben O nach Outlook. Halten Sie dabei Ausschau nach folgendem Programm-Icon: Outlook v15 Icon
Hinweis: Outlook 365 hat ein neues Icon: Outlook 365

Startmeü Outlook Outlook Start Outlook Start Plugins

Wenn nun Outlook das erste mail gestartet wird, nachdem der OutlookCalDAVSynchronizer installiert wurde, kann es notwendig sein, das Profil auszuwählen. Man kann dieses Profil dann unter 'Optionen' als Standart-Profil festlegen. In diesem Profil merkt sich Outlook, welche Accounts sie verwenden und wo die Informationen gespeichert sind.

Sofern die Installation der Erweiterung erfolgreich war, wird Outlook in der Menuezeile um den "CalDAV Synchronizer" erweitert erscheinen. Diese Erweiterung muss nun für die Verwendung an der TUHH an ihren Kalender und ihre Adressbücher angepasst werden.

Outlook Start Profil wählen Outlook Plugin 'Outlook CalDav Synchronizer'

LDAP für TUHH E-Mail Adressen einrichten

Auch hier haben wir für Outlook 2007 bereits eine Anleitung zur Einrichtung von LDAP in Outlook.
Hinweis: Für E-Mail Adressvorschläge müssen Sie sich im TUHH-Netz befinden, um den LDAP-Server erreichen zu können. Nutzen Sie eduroam vor Ort oder VPN von unterwegs.

Hier eine Kurzfassung, um beim Versenden von E-Mails Vervollständigungen aus dem TUHH Adressbuch (LDAP) zu erhalten. Gehen Sie in Outlool oben links auf Datei ➔ Informationen ➔ Kontoeinstellungen ➔ Kontoeinstellungen...
Im Fenster Kontoeinstellungen öffnen Sie den Reiter Adressbücher und klicken auf Neu...
Wählen Sie den Verzeichnis- oder Adressbuchtyp Internetverzeichnisdienst (LDAP) aus und ergänzen Sie folgende Angaben:

  • Servername: ldap.rz.tu-harburg.de
  • Weitere Einstellungen...
    • Verbindung
      • Anschluss: 636
      • Secure Sockets Layer verwenden: Ja

    • Suche
      • Suchbasis ➔ Benutzerdefiniert: ou=people,dc=tu-harburg,dc=de
      • Suche aktivieren (Serverunterstützung erfoderlich): Ja

Starten Sie Outlook anschließend neu, indem Sie auf das X oben rechts klicken und Outlook erneut öffnen.

Outlook ➔ Datei Kontoeinstellungen öffnen Kontoeinstellungen ➔ Adressbücher Typ LDAP Serverinformation Erweitert ➔ Verbindung Erweitert ➔ Suche Abgeschlossen Outlook benötigt einen Neustart Adressbücher

SOGo URLs heraussuchen

Als letzten Schritt in der Vorbereitung benötigen wir die gewünschten CalDAV und CardDAV URLs aus SOGo. Öffnen Sie dazu SOGo in einem Webbowser unter dieser Adresse:

https://sogo.tuhh.de/

SOGo Login

Melden Sie sich mit Ihrem TUHH-Account an. Wählen Sie Ihren persönlichen Kalender, klicken Sie auf die drei Punkte rechts daneben und wählen Sie Links zu diesem Kalender. Kopieren Sie die erste Zeile mit der CalDAV-URL:

https://sogo.tuhh.de/SOGo/dav/cxx0000/Calendar/personal/ (Achtung: Ihre URL weicht von diesem Beispiel ab!)

SOGo Kalender SOGo CalDAV URL

Unter den Adressbüchern können Sie ebenfalls auf Ihren Kalender gehen, Links zu diesem Adressbuch öffnen und dort die CardDAV-URL kopieren:

https://sogo.tuhh.de/SOGo/dev/cxx0000/Contacts/personal/ (Achtung: Ihre URL weicht von diesem Beispiel ab!)

SOGo Kontakte SOGo CardDAV URL

SOGo Kalender über CalDAV einrichten

Wählen Sie den Reiter CalDAV Synchronizer des Plugins in Outlook und dort Synchronisationsprofile. Es öffnet sich ein Fenster mit dem Namen Optionen in dem oben links über das grüne Plus ein neuer SOGo Kalender synchronisiert werden kann. Markieren Sie Sogo in der Einrichtung und fahren Sie über OK fort.

CalDAV Synchonizer Plugin ➔ Synchronisationsprofile Optionen SOGo hinzufügen

Legen Sie als nächstes im neuen Profil unter Outlook Ordner und den Knopf mit den drei Punkten [...] einen Ordner fest. Wählen Sie aus der Liste einen definitiv leeren Ordner mit einem Kalender Symbol links davor oder legen Sie über Neu... einen neuen Ordner an. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen und wählen Sie Ordner enthält Elemente des Typs: Kalender. Der neue Ordner wird unterhalb des aktuell ausgewählten erstellt. Für die Hauptebene wählen Sie den obersten Eintrag mit Ihrer E-Mail Adresse aus und bestätigen Sie mit OK.

Synchronisieren Sie SOGo Kalender nur in Ordner des Typs "Kalender" und legen Sie keine neuen Termine in einem E-Mail Odner ab!

Neu Ordner wählen Ordner hinzufügen

Füllen Sie abschließend noch folgende Felder aus:

  • Name: z.B. SOGo@TUHH 4 cxx0000 (ein belibiger aber aussagekräftiger Name der Ihren TUHH-Kalender im SOGo wiedergibt)
  • Outlook Ordner: siehe oben, ein neuer und leerer Kalender-Ordner
  • DAV URL: https://sogo.tuhh.de/SOGo/dav/ oder Ihre von oben kopierte CalDAV-URL direkt aus SOGo zum gewünschten Kalender. Testen Sie die Verbindung über den Knopf Teste oder suche Einstellungen. Bestätigen Sie gegebenenfalls Ihren Kalender durch auswählen und OK.
  • Username: cxx0000 (Ihr TUHH-Account)
  • Passwort: (leer)
  • Verwende IMAP/POP3 Account Passwort: Ja
  • Email Adresse: vorname.nachname@tuhh.de (Ihre TUHH E-Mail Adresse)
  • Synchronisationsmodus: Outlook <- -> Server (Zwei-Wege) (um Termine in beide Richtungen zu synchronisieren, also lokale Termine im SOGo zu sichern und Neuerungen vom Server abzurufen)
  • Konfliktverarbeitung: Automatisch (es sei denn Sie wissen, dass Ihr Outlook Kalender oder Ihr SOGo Kalender immer den neusten Stand beinhaltet; wählen Sie dann eine der anderen Optionen)

Der Rest kann auf dem Standard belassen werden. Speichern Sie mit einem Klick auf OK und öffnen Sie den Kalender. Sobald Sie Ihren Kalender-Ordner ausgewählt haben sollten alle Kalendereinträge sichtbar werden.

Übersicht Einstellungen testen Outlook Kalender

Synchronisieren Sie immer nur einen SOGo Kalender (CalDAV URL) in einen eigens dafür angelegten Outlook Kalender Ordner! Mehrere Kalender in einen Ordner zu synchronisieren kann dazu führen, dass alle Termine in allen Kalendern landen.


1 Wir verwenden hier Outlook in der Version 15 (Z.B. in Office 2013 enthalten)