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Mailing List Service

Das Rechenzentrum bieten einen Mailing Listen Service auf dem Listenserver

https://lists.tuhh.de

an. Um eine vollständigere und aktuellere Listenübersicht zu erhalten, als dies auf dieser Seite möglich ist, können TU-Angehörige sich auf dem Server mit Ihrer Benutzerkennung per Shibboleth-Login anmelden und nach Listen suchen.

Neben vielen weiteren Listen sind die Folgenden für die interne Kommunikation sehr wichtig:

  • tuall (Mail an alle @tuhh.de-E-Mail-Adressen aktualisiert durch RZ, moderiert durch Präsidialbereich Marketing

    • Bitte beachten Sie, dass, falls es sich um ein übergreifendes Thema handelt, NIT, Studierendenwerk, Hochschulsport, Mensa und TuTech zum Teil in dieser Liste nicht enthalten sind. Für das NIT gibt es die Liste nitteam@tuhh.de, s.u., an diese kann zusätzlich gepostet werden. Bedenken sollte man auch, das alle @tuhh.de Adressen u.A. auch die Alumnies beinhalten. D.h. man sollte evt. lieber an mitarbeiter und studierende Nachrichten versenden, wenn es sich um campusnahe Themen handelt.

  • professoren Liste aller Professoren @ TUHH - aktualisiert durch Präsidialverwaltung. Enthält auch Ehemalige.
  • oberingenieure Liste aller Oberingenieure - aktualisiert durch RZ  durch Auszug aus KoPers
  • mitarbeiter (Mail an alle Mitarbeitenden @ TUHH - aktualisiert durch RZ, moderiert durch Präsidialbereich Marketing)
  • tuwimi (Mail an alle wissenschaftlichen Mitarbeiter, aktualisiert durch RZ, moderiert durch Präsidialbereich Marketing)

    Enthält nur dem Personalreferat bekannte Mitarbeiter sowie TUTech oder IBI Beschäftigte, die in der Kontaktdatenbank als Funktion Wissenschaftliche(r) Mitarbeiter(in) eingetragen haben. Wenn Sie der Meinung sind, ihr Eintrag fehlt auf der Liste:
     

    • Wenn Sie zu ersterer Gruppe gehören wenden Sie sich bitte an das Personalreferat und lassen Sie prüfen, ob in KoPers bei Ihrem Vertrag der  UNI-STAT-BEZ Statistikschlüssel korrekt gesetzt ist.
    • Alle Übrigen prüfen bitte ihren Eintrag in der Kontaktdatenbank, ob sie als Funktion "Wissenschaftliche(r) Mitarbeiter(in)" eingestellt haben.

  • tvp-mitarbeiter (Liste des technischen Verwaltungspersonals)
  • studierende (Mail an alle Studierenden - aktualisiert durch RZ, geschlossene Sendergruppe)
  • stg-* (Listen Studierender nach Studiengang- und/oder Studiensemester bzw. Studienordnung sortiert - automatisiert aktualisiert durch RZ - geschlossene Sendergruppe)
  • Building-* (Mail an Mitarbeiter, die ihren Arbeitsplatz in bestimmten Gebäuden haben - automatisch aktualisiert durch RZ)
  • nitteam@tuhh.de (NIT Mitarbeiter)

Beantragen von Mailinglisten

Weitere Mailinglisten können Angehörige der TUHH beim Servicedesk beantragen.

Bitte machen Sie folgende Angaben (E-Mail-Adressen):

  • Wie soll die Mailingliste heissen (name @tuhh.de)
  • Wer soll die Administration übernehmen (mindestens eine Adresse @tuhh.de)
  • und wer die Moderation (optional falls die ML moderiert werden soll)

Antragsteller und Administrator müssen der TUHH angehören, nicht aber der Moderator. Die gewünschte E-Mail-Adresse der ML darf nicht kürzer als 4 Zeichen sein - also der Name der ML.

Wir stellen jedem Angehörigen der TUHH auf Antrag Mailinglisten zur Verfügung. Konfigurieren und administrieren muß man sie aber selber. Ein paar wenige Konfigurations-Optionen können bereits bei der Einrichtung einer Mailingliste vom RZ berücksichtigt werden. Aber das Fine-Tuning sollte man als Owner/Admin der Liste unmittelbar nach der Einrichtung selber vornehmen.

Es sind immer wieder die Fragen zu klären:

  • Wer darf Listeninformationen einsehen ?
  • Wer darf die Liste abonnieren ?
  • Wer darf an die Liste senden ?
  • Wer steht im From-Feld ?
  • Wer steht im Reply-To-Feld ?
  • Wie ist die Beschreibung der ML (Einzeiler)

Dazu stellt der SYMPA-Server sogenannte Scenarien bereit, aus denen man auswählen kann. Eigene Scenarien können Admins nicht anlegen. Wir können bei Bedarf aber passende Scenarien entwickeln oder verfügbar machen. Authentication-Scenarios machen das Verhalten der Mailinglisten sehr flexibel, sind aber auch Grund für manches Missverständnis. Sie bestimmen wie der Server bzgl. einer Mailingliste reagiert in Bezug auf:

  • Sichtbarkeit der ML
  • Sichtbarkeit näherer Informationen betreffend die ML
  • Subsciption/Unsubscription-Verhalten
  • Verteil-Verhalten
  • u.v.a.m.

Genaueres muß bei Interesse in der Dokumentation des Sympa-Servers nachlesen.

Eine sehr kurze Anleitung zu SYMPA

Es gibt ein Webinterface und ein E-Mailinterface zur Bedienung des Listenservers. Beim Webinterface kann man sich als Benutzer anmelden. Dazu wird man sich normalerweise über den shibboleth-Button anmelden. Oder für den Fall, das man keinen RZ-Account hat, kann man hier auch eine E-Mailadresse angeben. Der Server sendet dann ein zufällig generiertes Passwort an diese Adresse, damit man sich auch als externer Benutzer ohne RZ-Account anmelden kann.

Nach erfolgter Anmeldung unterscheidet der Server zwischen Listenmitgliedern, Listenmoderatoren (hier Editoren genannt) und Administratoren von Mailinglisten. Jenachdem welcher Benutzergruppe man angehört, hat man verschiedene Optionen. Diese werden unter dem Menueeintrag Hilfe (größtenteils in Englisch) näher erklärt.

FAQ

  • Es gibt Verteilerlisten, welche über Sympa gemanaged werden, richtig?

    • Ja natürlich - siehe oben. Es gibt aber auch verschiedenste Mailboxen je nach Anwendungsfall: Gruppen-Mailboxen, Alias-Mail-Adressen, Funktions-Mail-Adressen u.s.w. Siehe hier: Typen von Mailadressen

  • Ich sende eine E-Mail an eine Liste. Erfolgt die Verteilung (1) automatisch oder wird diese (2) moderiert?

    • Je nachdem, wie die fragliche Mailingliste konfiguriert ist, wird die Nachricht ohne oder mit Authentifizierung verteilt oder es wird eine Moderation eingeleitet oder auch eine Rückfrage zum Zwecke der Sicherstellung der Absender-Adresse per E-Mail gestellt (Request-For-Authentication).
      Viele Aspekte im Zusammenhang mit Mailinglisten sind konfigurierbar durch den jeweiligen Admin/Owner der Mailingliste. Dieser ist dafür zuständig/verantwortlich für seine Mailingliste eine Info-Seite zu pflegen, auf denen solche Fragen beantwortet werden. Es sind immer die gleichen Aspekte - s.O.
      Man erreicht den oder die Admins/Owner über die funktionale E-Mail-Adresse <listname>-request@tuhh.de .

  • Falls (2), wer oder was moderiert die Verteilung?

    • Wir haben ca. 1300 Mailinglisten. Jede kann andere Admins/Owners und/oder ggf. Moderatoren haben. Man erreicht den jeweiligen Admin/Owner über die funktionale Alias-Mail-Adresse der Form <listname>-request@tuhh.de und den oder die Moderatoren über die funktionale Alias-Mail-Adresse <listname>-editor@tuhh.de.

  • Falls (1) oder (2), woran erkenne ich das bei einer Liste?

    • Die Info-Seite einer Mailingliste sollte darüber informieren. Informationen über Mailinglisten erhält man - nach erfolgter Authentifizierung - entweder über das E-Mail-Interface oder das Web-Interface des Listen-Servers. S.O. Falls diese Informationen auf diese Weise nicht zu erlangen sind, sollte man sich an die oben genannte Request-Adresse wenden.

      • Das Web-Interface erreicht man über die Web-Seite https://lists.tuhh.de/ - dort meldet man sich am Besten per Shibboleth-SSO mit Login-String und Kerberos-Passwort an. Der Shibboleth-Identity-Provider prüft das Passwort und übermittelt ggf. die zugehörige E-Mail-Adresse an den Listen-Server zurück. 

        • Sollten sie keinen TU-Account haben, können sie sich zum Zwecke der Authentifizierung auch ein Passwort für den Listen-Server zusenden lassen, das dann genau für diesen Server und diese eine E-Mail-Adresse gilt.
          Gleiches kann auch dazu dienen, sich mit einer anderen als der ersten E-Mail-Adresse beim Listen-Server anzumelden, falls man z.B. eine Alias-E-Mail-Adresse verwenden möchte oder damit auf einer der vielen Mailing-Listen steht - man würde sonst mit der falschen E-Mail-Adresse u.U. nicht als Member einer Mailing-Liste erkannt werden.

      • Das E-Mail-Interface des Listen-Servers stellt die gleichen Informationen per E-Mail-Kommandos an die E-Mail-Adresse sympa(at)tuhh.de bereit. Das E-Mail-Interface prüft ggf. die Validität der Absender-Email-Adresse durch eine Rückfrage-Email. Das Verfahren heißt Request-For-Authentication und ist notwendig, weil man Absender-Email-Adressen beliebig fälschen kann. Das E-Mail-Interface betreffend müssen wir auf die allgemeine Dokumentation des SYMPA-E-Mail-Listen-Servers verweisen. Man kann sich einen Hilfe-Text zusenden lassen durch eine Nachricht an sympa(at)tuhh.de mit dem Subject: Help

    • Ausserdem kann man einfach eine Nachricht an eine (SYMPA-)Mailing-Liste senden und an der Reaktion erkennen, ob die ML moderiert ist oder nicht. Im Falle einer moderierten Mailing-Liste sollten sie eine entsprechende Nachricht erhalten oder eine Bestätigung, das die Nachricht vom Moderator freigegeben wurde. Leider können Admin/Owner diese Rückmeldungen auch per Rückmeldung unterdrücken, auch wenn das nicht empfohlen wird. Unter Umständen empfangen sie auch eine Rückfrage per E-Mail, die sie durch Klick auf einen Link bestätigen oder nicht bestätigen sollen (Request-For-Authentication). Wenn sie keine Nachricht bekommen, können sie davon ausgehen , das die Verteilung stattgefunden hat. U.U. empfangen sie - vor allem bei grossen Empfängerkreisen - diverse NDR (Non-Delivery-Reports), weil der entglültige Empfänger keine Nachrichten empfangen kann, nicht exestiert o.v.a.m. 

      • Gründe für NDR:
      • Fehlernachrichten sollten immer den Absender/Auslöser des Fehlers enthalten. Man erkennt ihn an der Angabe: Reporting-MTA - heißt soviel wie 'Message-Transfer-Agent, der den Fehler meldet'. Wenn die Internetadresse hier nicht auf tuhh.de oder tu-harburg.de endet, können wir nichts dafür und sie müssen sich wegen Rückfragen an die Postmaster-Adresse dort wenden. Jede Mail-Domaine sollte eine Postmaster-Adresse haben.
      • Typische Fehler sind:

        • Mailbox full
        • Mailbox account has expired
        • Recipient address does not exist
        • Domain does not exist
        • Relay access denied / Not authorized
        • Spam rejected / Message blocked
        • Connection timed out
        • Message too large

    • Im Allgemeinen kann man sagen, keine Reaktion ist eine gute Reaktion, weil postitive Rückmeldungen eher überflüssig sind. Man möchte im Allgemeinen über Fehlversuche informiert werden.

  • Falls (2), wie sehe ich in welchen Status die Mail im Vorgang erreicht hat und an wen kann ich mich wenden, wenn ich den Moderator kontaktieren möchte?
    Z.B. bei Rückruf einer E-Mail vor Verteilung.  

    • Wenden sie sich bei Bedarf an die funktionale E-Mail-Adresse <listname>-editor@tuhh.de, um den oder die Moderator/en zu erreichen.
    • Positive Statusmeldungen werden nicht immer versendet - negative aber schon. Im Allgemeinen bedeutet keine Nachricht, das die Nachricht verteilt wurde.