Anleitungen für den Umgang in der Praxis

Thunderbird ist die Kommunikationsanwendung der TUHH. Sie verwendet den neue Kommunikationsserver SOGo.

Anhand von Übungen möchte ich Ihnen die Arbeit mit Thunderbird in Kombination mit dem Kommunikationsserver der TUHH SOGo näherbringen.

Da es sich bei den Benutzern in der Regel um Teilnehmer handelt, die bereits Erfahrungen mit Mailclients haben – z.B. durch die Arbeit mit Outlook – habe ich darauf verzichtet Einführende Aspekte zu vermitteln.

Im Vordergrund steht die praktische Anwendung im Arbeitsalltag.

1. Erweiterungen in Thunderbird installieren

In dieser Übung werden Sie lernen, wie man in Thunderbird Erweiterungen installiert. Erweiterungen – oder auch Add-ons genannt – sind kleine Programme, die Thunderbird um zusätzliche Funktionen erweitert.

Wir werden zwei Erweiterungen installieren, die für Ihre Arbeit sehr nützlich sein können.

Erweiterung 1: Wir installieren die Erweiterung „Quicktext“. Es handelt sich dabei um eine Anwendung, mit der Sie mehrere Textbausteine aber auch Signaturen in Thunderbird verwenden können.

Erweiterung 2: Bei der zweiten Erweiterung handelt es sich um ein Deutsches Wörterbuch, dass Ihnen hilft Rechtschreibfehler aufzuspüren und zu korrigieren. Thunderbird bietet diese in vielen Sprachen an. Sie können auch mehrere Wörterbücher für unterschiedliche Sprachen herunterladen.

Arbeitsschritte

Aufruf: Thunderbird Menü -> Add-Ons

Nach dem Aufruf der „Add-On-Verwaltung“ sehen Sie eine Übersicht über alle installierten Erweiterungen. Auf der linken Seite sehen Sie ein Menü für die unterschiedlichen Typen von Erweiterungen. Neben Funktionserweiterungen gibt es noch z.B. Themen (Aussehen von Thunderbird) oder auch Wörterbücher.

  1. Um eine Erweiterung zu installieren müssen wir auf die Add-On-Seite von Thunderbird wechseln und diese dort herunterladen.
    Dazu schreiben Sie in das Suchfeld am oberen rechten Rand den Namen der Erweiterung, die Sie installieren wollen. In diesem Fall tippen Sie dort das Wort „Quicktext“ ein und drücken die Enter-Taste.
  2. Es erscheint ein Ergebnisseite mit dem gesuchten Add-On.
  3. Um das Add-On zu installieren klicken Sie auf die Schaltfläche „Zu Thunderbird hinzufügen“. Ein Dialogfenster mit einer Sicherheitsabfrage erscheint. Bestätigen Sie die Installation des Add-Ons durch einen Klick auf den Knopf „Jetzt installieren“.
  4. Damit die Erweiterung funktioniert, starten Sie bitte Thunderbird neu. Danach können Sie die Quicktext verwenden.

Arbeitsschritte

Im zweiten Teil der Übung installieren wir nun ein Deutsches Wörterbuch. Das Vorgehen ist mit der Installation der Erweiterung Quicktext weitgehend identisch.

  1. Rufen Sie erneut die Add-On-Verwaltung von Thunderbird auf
    Aufruf: Thunderbird Menü -> Add-Ons
  2. In das Suchfeld am oberen Fensterrand geben Sie nun „Wörterbuch“ ein und drücken danach die Enter-Taste. Die Ergebnisseite erscheint mit einer Liste aller verfügbaren Wörterbücher
  3. Um das Deutsche Wörterbuch zu installieren, drücken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche „Zu Thunderbird hinzufügen“.
  4. Die uns schon bekannte Sicherheitsabfrage erscheint, die wir mit einem Mausklick auf die Schaltfläche „Jetzt installieren“ bestätigen.
  5. Ein Neustart ist in diesem Fall nicht notwendig. Das Wörterbuch kann sofort verwendet werden.

2. Textbausteine in Thunderbird verwenden

Das Add-On Quicktext eignet sich neben der Verwendung von Textbausteinen in Thunderbird auch sehr gut, um mit multiplen Signaturen zu arbeiten. 

Sie können damit mehrere Signaturen erstellen und per Tastenkombination in Ihre Nachrichten einfügen.

Die Installation des Quicktext Add-On haben wir bereits in Anleitung 1 durchgeführt. 

Nach der Installation müssen wir Quicktext für unseren Zwecke konfigurieren. Dazu rufen Sie aus dem Thunderbird-Menü die Add-On Einstellungen auf:

Arbeitsschritte

  1. Add-on Einstellungen für Quicktext aufrufen
     
  2. Nach dem Aufruf der von Quicktext öffnet sich ein Fenster mit den Einstellungen. Um auch bei umfangreichen Textbausteinen den Überblick zu behalten, organisiert Quicktext die Textbausteine in Gruppen.
  3. Der erste Schritt ist daher das Anlegen einer neuen Gruppe für unsere Textbausteine. Exemplarisch habe ich zwei Gruppen angelegt (Rechenzentrum & ZLL).
  4. Wenn wir unsere Gruppen angelegt haben, dann kommt im nächsten Schritt die Erstellung von Vorlagen (Textbausteinen). Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Vorlage hinzufügen“ nachdem Sie die Gruppe ausgewählt haben, zu der der neue Textbaustein zugeordnet werden soll.

Hinweise:

  • In das Textfeld kommt der Inhalt des Textbausteins. Dabei wird unterschieden, ob es sich um einen „Reinen Text“ oder um „HTML-Inhalt“ handelt.
  • Reiner Text kann nicht formatiert werden. Er wird so dargestellt, wie er im Textfenster angezeigt wird.
  • Anders hingegen ist es beim HTML-Inhalt. Ist die Option „Einfügen als HTML“ ausgewählt, dann interpretiert Quicktext den Inhalt im Textfenster und stellt diesen formatiert (gestaltet) dar. Auf diese Weise können z.B. Grafiken eingefügt, farbige Schriften und Schriftgrößen konfiguriert werden.
  • Für jeden Textbaustein kann ein Tastenkürzel plus einer Ziffer vergeben werden. Auf diese Weise lassen sich ohne Umwege über Quicktextmenüs Textbausteine in Mails einfügen.
  • Weiterhin kann zu einem Textbaustein auch ein Anhang beigefügt werden, der dann später beim Aufruf automatisch der Mail hinzugefügt wird.
  • Quicktext bietet außerdem auch die Möglichkeit an Variablen in den Textbaustein einzufügen. Auf diese Weise kann z.B. das aktuelle Datum oder der Name des Empfängers und anderes dynamisch in die Mail eingefügt werden.

3. Programmsprache installieren / aktivieren

4. Rechtschreibprüfung einrichten

5. Mails an eine neue Mail anhängen

6. Mehrere Empfänger in CC/BCC setzen

7. Einrichten einer Signatur in Thunderbird

In dieser Übung lernen Sie, wie man in Thunderbird eine einfache – unformatierte - Signatur einrichtet. Die Einstellungen dazu befinden sich in den Konten-Einstellungen zu Ihrem Mailkonto.

Aufruf: Thunderbird Menü -> Einstellungen -> Konten-Einstellungen


Abbildung 1: Konten-Einstellungen - Signatur

Arbeitsschritte

  1. Öffnen Sie die Konten-Einstellungen von Thunderbird
  2. Wählen Sie Ihr auf der linken Seite Ihr Mailkonto aus
  3. Geben Sie in das Feld „Signaturtext“ Ihre gewünschten Informationen ein
  4. Bestätigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf die Schaltfläche OK.
  5. In das Feld „Signaturtext“ geben Sie nun die Informationen (Kontaktinformationen) ein, die in Mails von Ihnen verwendet werden sollen.


Abbildung 2: Beispiel für eine einfache Signatur

8. Einrichten einer gestalteten HTML-Signatur

Neben der einfachen Signatur ist es auch möglich, eine gestaltete (Text, Bild, etc.) Signatur einzubinden. So ist es z.B. möglich, auch Graphiken mit einem Instituts- bzw. Abteilungslogo einzubinden.

Dazu verwendet Thunderbird die Seitengestaltungssprache HTML mit der auch Webseiten wie die TUHH-Webseite erstellt werden.

Da die HTML-Sprache sehr komplex ist, ist es am sinnvollsten eine Anwendung zur Herstellung von HTML-Seiten zu verwenden. 

In dieser Übung lernen Sie, wie Sie mit Thunderbird HTML-Signaturen erstellen und gestalten können.

Beispielsignatur (Aufwändigere Gestaltung):

Arbeitsschritte

Aufruf: Thunderbird Mailmodul -> Schaltfläche „Verfassen“

Die Übung besteht aus 3 Teilschritten

Arbeitsschritt 1

  1. Öffnen Sie das Mailmodul von Thunderbird
  2. Öffnen Sie ein neues Nachrichtenfenster durch einen Klick auf die Schaltfläche „Verfassen“
  3. Erstellen Sie eine „kreative“ Signatur zur Übung unter Zuhilfenahme des Editors. 
  4. Fügen Sie das TUHH-Logo aus dem Arbeitsordner ein
    Arbeitsordner: TUHH-Logo in t:\c11sogo im Schulungsraum

Arbeitsschritt 2

  1. Wenn Sie die Arbeiten an Ihrer Signatur beendet haben, markieren Sie die gesamte Signatur. Drücken Sie dazu auf der Tastatur STRG+a. Die gesamte Signatur sollte nun blau unterlegt und somit markiert sein.
  2. Klicken Sie mit der Maus im geöffneten „Verfassen-Fenster“ den Menüpunkt „Einfügen“ aus.


    Danach wählen Sie im Menüpunkt „Einfügen“ den Eintrag „HTML …“ aus.


    Es öffnet sich ein Fenster mit dem HTML-Code unserer Signatur.

  3. Klicken Sie mit der Maus in das „HTML-Fenster“ und drücken dort STRG+a und direkt danach STRG+C. Danach schließen Sie das Fenster.

Arbeitsschritt 3

  1. Klicken Sie im Nachrichtenfenster den Menüpunkt „Extras“ und dann „Konten-Einstellungen“ an. Es öffnet sich das uns bereits bekannte Fenster mit den Konteneinstellungen.
  2. Wechseln Sie mit dem Mauszeiger in das Feld „Signaturtext“ und aktivieren die Option „HTML-Verwenden“ aus
  3. Im letzten Schritt klicken Sie in das Feld „Signaturtext“ und fügen dort mit der Tastaturkombination STRG+v den HTML-Code, den wir vorher erstellt haben, ein.
  4. Nach einem Klick auf den OK-Button erscheint Ihre Signatur nun in jeder neuen Nachricht, die Sie erstellen.

9. Einstellen der Signaturposition

10. Adressbücher in Thunderbird

In dieser Übung werden Sie lernen, wie Sie mit dem Thunderbird Adressbuch arbeiten und sich zusätzliche Adressbücher anlegen können. Sie werden lernen, wie Sie Adressbücher mit Freigaben versehen und es mit anderen Benutzern teilen können. Im letzten Teil der Übung legen wir Verteilerlisten an und lernen wie wir diese verwenden können.

Die Übung besteht aus insgesamt 3 Abschnitten:

  1. Anlegen zusätzlicher Adressbücher
  2. Ein „Teamadressbuch“ einrichten
  3. Verteilerlisten anlegen und nutzen
  • TIPP: Outlook Adressbücher in Thunderbird importieren

Übungsteil 1

Anlegen zusätzlicher Adressbücher

Thunderbird ermöglicht es Ihnen, beliebig viele Adressbücher für unterschiedliche Aufgaben anzulegen. Mit Hilfe der SOGo-Erweiterungen legen wir nun ein neues – zusätzliches – Adressbuch an.

Arbeitsschritte

  1. Rufen Sie das Thunderbird Adressbuch auf, in dem Sie im Mailmodul auf die Schaltfläche „Adressbuch“ klicken. In einem separaten Fenster öffnet sich das Thunderbird Adressbuch.
  2. Drücken Sie im Adressbuch auf den Knopf mit dem grünen Pluszeichen.
  3. Ein Dialogfeld erscheint, in das wir den Namen des neuen Adressbuchs angeben z.B. Teamadressbuch. Drücken Sie danach auf den Knopf „Erstellen“.
  4. Auf der linken Seite in der Adressbuchübersicht erscheint nun neben Ihrem Persönlichen Adressbuch ein neues „Teamadressbuch“.
  5. Im nächsten Schritt sollen in das neue „Teamadressbuch“ die Kontaktdaten der Schulungsteilnehmer übernommen werden.
    Diese Informationen holen wir uns aus dem Globalen Adressbuch der TUHH. Klicken Sie dazu auf den Eintrag SOGo@TUHH in der Adressbuchübersicht.
  6. In das Suchfeld geben Sie jetzt den Namen des Teilnehmers ein, den Sie suchen. In diesem Fall suchen wir nach den Kennungen der anderen Kursteilnehmer. Geben Sie in das Suchfeld die ersten Buchstaben der Kennungen ein:
    c11sog
    Drücken Sie danach die Enter-Taste, um die Suchergebnisse anzuzeigen.
  7. Nun sollen die Suchergebnisse in unser neues „Teamadressbuch“ übernommen werden.
    Um die Einträge zu übernehmen, markieren wir nun die Sucheinträge indem wir alle Einträge markieren (STRG+a).
  8. Um die Einträge zu übertragen bedienen wir uns Drag’n Drop. Drücken Sie die STRG-Taste und ziehen die Einträge in das „Teamadressbuch“.
  9. Wenn Sie die linke Maustaste loslassen, werden die Einträge in das „Teamadressbuch“ kopiert.

Damit ist der Erste Teil der Übung beendet.

Übungsteil 2

Adressbücher freigeben und mit anderen Teilnehmern teilen

Im letzten Abschnitt haben wir ein neues Adressbuch mit dem Namen „Teamadressbuch“ angelegt. Im Moment ist dieser jedoch einfach nur ein lokales Adressbuch, auf das auch nur der „Besitzer“ also derjenige, der ihn eingerichtet hat, zugreifen kann.

In diesem Teil der Übung wollen wir aus dem „Teamadressbuch“ nun ein echtes „Teamadressbuch“ machen, indem wir andere Teilnehmer berechtigen, darauf zuzugreifen.

Arbeitsschritte

  1. Um ein Adressbuch für die Benutzung durch Andere freizugeben, klicken wir mit der rechten Maustaste auf das Adressbuch, das wir freigeben wollen.
  2. Es erscheint das Menü des betreffenden Adressbuchs. Wir wählen daraus den Eintrag „Benutzerrechte“ aus. Ein Auswahlfenster wird geöffnet, aus dem wir die Teilnehmer auswählen, die Zugriff auf unser „Teamadressbuch“ erhalten sollen.
  3. Um die Teilnehmer auszuwählen, klicken Sie auf das Grüne Pluszeichen im Auswahlfenster „Benutzerrechte“. Ein neues „Eingabefenster“ erscheint.


    In das Suchfeld geben Sie nun den Namen derjenigen ein, die auf Ihr Adressbuch zugreifen sollen. In diesem Fall geben wir wieder die Anfangsbuchstaben der Teilnehmerkennungen ein:
    c11sog
    Es werden automatisch alle in Frage kommenden Einträge des Globalen Adressbuchs angezeigt.
  4. Mit einem Doppelklick auf den Namen oder der Schaltfläche „Hinzufügen“, wählen Sie die Teilnehmer aus.
    Im Rahmen der Schulung wählen Sie bitte die Teilnehmer aus, mit denen Sie in einer Reihe sitzen. Dies ist notwendig, damit später jeder Teilnehmer auf die Adressbücher der anderen zugreifen kann.
  5. Nachdem wir die Teilnehmer ausgewählt haben, die auf unser Adressbuch zugreifen dürfen, müssen wir im nächsten Schritt bestimmen, was die Teilnehmer mit dem Adressbuch machen dürfen.


    Für unsere Übung setzen Sie bitte bei allen möglichen Rechten einen Haken. Damit erhält ein Teilnehmer alle möglichen Rechte, die auf das Adressbuch angewandt werden können.
    Wichtig: Bitte verändern Sie nicht die Rechte für „Alle authentifizierten Benutzer“. Sie würden damit allen Benutzern in der TUHH und darüber hinaus Zugriff auf Ihr Adressbuch erteilen.
  6. Diese Schritte wiederholen Sie bitte für alle Teilnehmer in Ihrer Berechtigungsliste.

Damit ist der Zweite Teil der Übung beendet.

Übungsteil 3

Abonnieren freigegebener Adressbücher

Im dritten Teil der Übung lernen Sie, wie Sie Adressbücher, die für Sie von anderen Benutzern freigegeben wurden, verwenden können. Dieser Vorgang wird in Thunderbird als „abonnieren“ bezeichnet.

Arbeitsschritte

  1. Um ein Adressbuch zu abonnieren, drücken Sie in der Adressbuchleiste auf die mittlere Schaltfläche
  2. Es erscheint ein Auswahlfeld, aus dem wir den Teilnehmer auswählen, dessen Adressbuch wir abonnieren wollen. Im Rahmen dieser Übung geben Sie die Namen der anderen Teilnehmer in Ihrer Sitzreihe ein.
    Ich habe exemplarisch Teilnehmer c11sog00 eingegeben.


    Voraussetzung dafür, dass man ein freigegebenes Adressbuch angezeigt bekommt ist, dass Ihnen dafür Berechtigungen erteilt wurden. In diesem Fall hat mir Teilnehmer c11sog01 die Rechte erteilt sein Adressbuch zu abonnieren.
  3. Durch einen Doppelklick auf das Adressbuch oder die Schaltfläche „Hinzufügen“ abonniere ich das Adressbuch. Es erscheint danach in meiner Adressbuchübersicht.
  4. Diesen Schritt wiederholen Sie für alle Adressbücher, die Sie abonnieren möchten. Zur Übung abonnieren Sie die Adressbücher der Teilnehmer in Ihrer Sitzreihe.

Damit ist der Dritte Teil der Übung beendet.

Übungsteil 4

Anlegen und Verwenden von Verteilerlisten

Im vierten Teil der Übung lernen Sie, wie Sie Verteilerlisten anlegen und verwenden können. Grundsätzlich lassen sich Verteilerlisten für jedes Adressbuch, auf das Sie Zugriff haben anlegen. Haben Sie Adressbücher abonniert, so haben Sie auch auf die dazugehörigen Verteilerlisten Zugriff.

Arbeitsschritte

  1. Um eine Verteilerliste für ein Adressbuch zu erstellen, wählen Sie als erstes das entsprechende Adressbuch aus. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu Liste“ in der Symbolleiste der Adressbuchanwendung.


    Im erscheinenden Dialogfenster geben Sie der Verteilerliste einen Namen und fügen die gewünschten Adressen in die Liste ein. Während der Eingabe schlägt Thunderbird schon bekannte Adressen vor.


    In dieser Übung nehmen Sie erneut die Kennungen Ihrer Nachbarn. Nachdem Sie die Namen eingegeben haben, speichern Sie die Liste mit einem Klick auf den OK-Button ab. Die Verteilerliste erscheint nun in der Adressbuchleiste unter dem entsprechenden Adressbuch, zu dem Sie gehört.


    Hinweis:
    Alle Abonnenten des Adressbuchs erhalten beim nächsten Start von Thunderbird automatisch die neue Verteilerliste.
  2. Im nächsten Schritt wollen wir allen Teilnehmern, die in der Verteilerliste aufgeführt sind, eine E-Mail schreiben. Um dies zu realisieren, gibt es mehrere Wege:
    Aus dem Adressbuch heraus wählen Sie die Verteilerliste mit den Adressaten aus und drücken auf die Schaltfläche „Verfassen“ in der Symbolleiste.


    Es erscheint ein Nachrichtenfenster, in das die Adressen aus der Verteilerliste eingetragen sind.
    Ein weiterer Weg führt direkt über das Nachrichtenfenster. Drücken Sie dazu im Mailmodul von Thunderbird auf die Schaltfläche „Verfassen“. Es erscheint das Fenster für eine neue Nachricht.


    In das Adressfeld des Nachrichtenfensters geben Sie den Namen der Verteilerliste ein. Thunderbird durchsucht alle verfügbaren Adressbücher und bietet die passendste Adresse an:

Damit ist die Übung zum Thema Adressbücher in Thunderbird beendet. Im nächsten Teil wird es um die Einrichtung und Verwendung von Kalendern gehen.

11. Mailorganisation mit Thunderbird

  1. Favoritenordner
    123



  2. Gruppenmailboxen
    Gruppenmailboxen dienen der gemeinsamen Organisation z.B. in Teams. Die Gruppenmailbox verfügt i.d.R. über eine eigenen Mailadresse über die die E-Mails versendet oder empfangen werden können. Eine Gruppenmailbox wird vom Rechenzentrum eingerichtet. Die notwendigen Berechtigungen auf die Gruppenmailbox werden für jeden Benutzer ebenfalls vom Rechenzentrum eingerichtet.
    Wie kann die Gruppenmailbox in Thunderbird genutzt werden?
    Die Gruppenmailbox wird in der Ordnerübersicht von Thunderbird angezeigt. Die Mailbox befindet sich in der Ordnerstruktur unter USER -> ABTEILUNG -> Name der Mailbox.
    Wird eine Mail an die Adresse der Gruppenmailbox gesendet, so befindet sich diese im Hauptordner, hier „training-mailbox-rz“.
    Um den Mailverkehr organisieren zu können, ist es möglich, Unterordner im Mailboxordner anzulegen.
    Wichtig zu beachten ist, dass mehrere Benutzer Rechte an der Mailbox haben. So können z.B. Mails verschoben werden, oder Ordner angelegt werden. Aus diesem Grunde ist eine gewisse Abstimmung über den Umgang mit der Gruppenmailbox notwendig.
    Eine Alternative ist ein Funktionspostfach, dass ebenfalls von mehreren Benutzern gleichzeitig genutzt werden kann. Allerdings gibt es bei diesem Postfachtyp nicht die Möglichkeit, differenzierte Zugriffsrechte zu vergeben.
  3. Identitäten
  4. Farbige Markierungen
  5. Filter
  6. Virtuelle Ordner

12. Postfächer mit anderen teilen

  1. Postfächer freigeben
  2. Benutzerrechte konfigurieren
  3. Delegieren (Aliases)

13. Das Kalendermodul in der Praxis

Das Kalendermodul von Thunderbird bietet viele nützliche Funktionen, die die Arbeitsorganisation erleichtern. In diesem Übungsteil geht es um die umfangreiche Konfiguration der Kalender, aber auch um das unterschätzte Modul „Aufgabenverwaltung“. 

Sie lernen, in Anlehnung an die anderen Übungsteile, wie man Kalender zu „Teamkalendern“ macht und diese gemeinsam nutzen kann.

Insgesamt besteht dieser Übungsteil aus vier Übungsteilen:

  1. Anlegen neuer Kalender, deren Konfiguration und Ihre Verwendung
  2. Anlegen neuer Termine und deren Konfiguration
  3. Einladen von Teilnehmern / Kollegen zu einem Termin
  4. Kalender als einen „Teamkalender“ konfigurieren

Übungsteil 1

Anlegen neuer Kalender, deren Konfiguration und Ihre Verwendung

Im ersten Teil der Übung werden wir die Grundlagen der Kalenderverwaltung und Konfiguration kennenlernen. Mit Hilfe der hier vorgestellten Funktion können Sie sich selbst organisieren und dabei Ihre Termine auch mit anderen Mitarbeitern abstimmen.

Arbeitsschritte

  1. Um einen Kalender anzulegen benötigen wir die uns schon bekannten SOGo-Erweiterungen. Öffnen Sie als erstes das Kalendermodul von Thunderbird. Klicken Sie dazu auf das Kalendersymbol  in der Titelleiste von Thunderbird.
  2. Auf der linken Seite der Anwendung befindet sich die Kalenderübersicht mit den SOGo-Funktionen. Um einen neuen Kalender anzulegen klicken Sie auf die linke Schaltfläche:


    Ein Dialogfenster öffnet sich. Hier geben Sie den Namen des neuen Kalenders ein, z.B. Dienstkalender:


    Dann klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“. Der Kalender wird nun auf dem SOGo-Server angelegt und erscheint in der Kalenderliste.
  3. Im nächsten Schritt werden wir den neuen „Dienstkalender“ konfigurieren und unseren Bedürfnissen anpassen. Klicken Sie dazu auf den Namen des Kalenders – in diesem Fall Dienstkalender – und klicken Sie dort mit der rechten Maustaste auf den Namen. Es erscheint ein Menü mit den möglichen Einstellungen und Funktionen für diesen Kalender.
  4. Wählen Sie in diesem Menü den Eintrag „Eigenschaften“ aus. Ein Dialogfenster mit den Kalendereigenschaften erscheint:
  5. Im Dialogfenster haben wir die Möglichkeit den Kalendernamen zu verändern. Ich habe dort den Namen TUHH zugefügt.
  6. Weiterhin habe ich dem Kalender die Farbe blau gegeben. Alle Einträge dieses Kalenders werden in der Terminübersicht in blau dargestellt. Dies erleichtert bei vielen Termine in unterschiedlichen Kalendern die Übersicht.
  7. Mit einem Klick auf den OK-Button bestätigen wir unsere Änderungen.

Übungsteil 2


Anlegen neuer Termine und deren Konfiguration

Nachdem wir den neuen Kalender angelegt und konfiguriert haben, werden Sie lernen, wie Sie neue Termine erstellen und Einstellungen daran vornehmen. Sie lernen darüber hinaus, wie Sie andere Teilnehmer zu Ihren Terminen einladen können.

Arbeitsschritte

  1. Um einen neuen Termin anzulegen gibt es mehrere Wege. Neben der Schaltfläche „Termin“ in der Menüleiste oben, können Sie mit einem Doppelklick im Terminfenster einen neuen Termin anlegen.
    Am komfortabelsten ist jedoch, einen Termin per Drag’n Drop anzulegen. Dazu klicken Sie in der Terminübersicht auf die Startzeit des Termins, halten die linke Maustaste gedrückt und ziehen die Maus zum Terminende. Der Termin wird mit in der Farbe des Kalenders angezeigt, dem der Termin zugeordnet ist.
  2. Nachdem der Termin jetzt angelegt ist, werden wir diesen konfigurieren. Dazu klicken Sie mit der linken Maustaste doppelt auf den Termin. Es öffnet sich das Einstellungsfenster des Termins.
    Die meisten Einstellungen sind selbsterklärend. Die notwendigen Einstellungen habe ich in diesem Beispiel rot gekennzeichnet.
    Wichtig: Achten Sie unbedingt darauf, dass der Kalender ausgewählt ist, in dem Sie den Termin anlegen wollen. Es kann außerordentlich kompliziert und unübersichtlich werden, wenn Termine in die falschen Kalender geschrieben werden. Dies gilt besonders für geteilte Kalender, die wir später noch kennenlernen werden.


    Die Einstellungen speichern Sie, indem Sie auf die Schaltfläche „Speichern und schließen“ klicken.
  3. Für spätere Übungen legen Sie bitte mindestens 5 Termine in Ihren Kalendern an. Experimentieren Sie mit den Einstellungen und legen z.B. auch Serientermine oder ganztägige Termine an.
  4. Stellen Sie für einen oder zwei Termine die Privatsphäre ein. Diese regelt, welche Details andere Teilnehmer von Ihrem Termin zu sehen bekommen. Dies ist vor allem später von Bedeutung, wenn Sie Ihre Kalender mit anderen Teilnehmern / Kollegen teilen wollen.

Übungsteil 3


Einladen von Teilnehmern / Kollegen zu einem Termin

Eine wichtige Funktion in der Terminplanung ist, die Einladung von Teilnehmern / Kollegen zu einem Ihrer Termine. Typischerweise sind die Dienstbesprechungen o.ä.

In diesem Teil lernen Sie, wie Sie andere zu Ihrem Termin einladen und wie Sie selbst eingeladen werden.

Arbeitsschritte

  1. Exemplarisch legen Sie einen neuen Termin an.
  2. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor.
  3. Laden Sie die anderen Teilnehmer in Ihrer Sitzreihe zu diesem Termin ein. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Teilnehmer einladen“ im Dialogfenster für Ihren Termin.


    Geben Sie auf der linken Seite die Namen (Kennungen) der Teilnehmer Ihrer Veranstaltung ein. Wenn die Daten verfügbar sind, dann wird Ihnen angezeigt, ob der Eingeladene zu diesem Zeitpunkt Zeit hat. In der Zeitleiste auf der rechten Seite können Sie nach einem für alle geeigneten Termin suchen. Mit OK bestätigen Sie Ihre Auswahl.
  4. Das Einstellungsfenster für Ihren erscheint mit einer Auflistung aller Termindaten und den eingeladenen Teilnehmern.
  5. Durch einen Mausklick auf die Schaltfläche „Senden und schließen“ wird eine Einladung an alle Teilnehmer mit den Termindaten verschickt.
  6. In Ihrem Postfach findet der Teilnehmer eine Einladung, zum Termin auf die er mit unterschiedlichen Optionen antworten kann.


    Durch die Entscheidung „Akzeptieren“, „Vorläufig“ wird der Termin angenommen und den Kalender des Adressaten eingetragen. Bei einer Absage erhält der Absender eine Nachricht mit der Ablehnung.

Damit ist die Übung beendet. Im nächsten Teil geht es um die Einrichtung eines gemeinsam genutzten Teamkalenders.

Übungsteil 4


Kalender als einen „Teamkalender“ konfigurieren

In diesem Übungsteil werden wir einen neuen Kalender anlegen, den wir – ähnlich dem Adressbuch – mit anderen teilen. Auf diese Weise bekommen Sie einen „Teamkalender“, in dem alle berechtigten Teilnehmer / Kollegen das Recht bekommen darin Termine anzulegen oder zu bearbeiten. Grundsätzlich können alle Kalender zu freigegeben und somit zu Teamkalendern werden.

Arbeitsschritte

  1. Um einen Teamkalender einzurichten legen wir als erstes einen neuen Kalender mit dem Namen „Teamkalender“ an. Dazu benutzen wir die SOGo-Kalender-Erweiterungen in der Kalenderleiste.


    Klicken Sie dazu auf das Kalendersymbol mit dem Pluszeichen. In das Dialogfeld geben Sie den Namen des Kalenders ein.
  2. Es empfiehlt sich, dem Kalender in den Kalendereinstellungen gleich eine Farbe auszuwählen, mit der Sie die Kalendereinträge aus diesem Kalender erkennen können. In diesem Fall habe ich Pink gewählt.
  3. Eine weitere Einstellung, die wir im Kalendermenü machen, ist die Benachrichtigung, wenn anderen Einträge im Kalender machen. Sie werden dann über Einträge und Änderungen per Mail informiert.
  4. Bisher haben wir einen einfachen Kalender angelegt, der über keinerlei „Teamfunktionalität“ verfügt. Um dies zu ändern, werden wir unseren Kalender freigeben. Dazu klicken Sie mit der Rechten-Maustaste auf den Kalender und wählen aus dem Menü den Eintrag „Benutzerrechte“ aus.


    Im Rahmen dieser Übung wählen Sie bitte die Kennung der anderen Teilnehmer in Ihrer Sitzreihe aus.
  5. Nachdem die Teilnehmer ausgewählt wurden, müssen wir noch die Rechte bestimmen, die jeder Einzelne im Kalender haben soll.


    Zur Erinnerung:
    Wenn Sie in einen Kalender einen neuen Termin eintragen, haben Sie die Möglichkeit zu bestimmen, welche „Termindetails“ andere Benutzer zu sehen bekommen, wenn Sie sich Termininformationen anzeigen lassen. Diese Einstellungen finden Sie im Nachrichtenfenster unter „Privatsphäre“.


    In den Benutzerrechten stellen Sie nun ein, was jeder einzelne Benutzer von einem Termin im Teamkalender zu sehen bekommt. Abhängig ist dies von der Einteilung in den Privatsphäre Einstellungen.
    Standardeinstellung ist „Öffentlicher Termin“ für neue Kalendereinträge. Das heißt, das andere Berechtigte alle Informationen zu einem Termin angezeigt bekommen.
    Für diese Übung nehmen Sie die Einstellungen bitte wie im Screenshot oben vor.

    Zur Auswahl stehen folgende Einstellungen:
    Keine: Der Benutzer bekommt keine Informationen zu diesem Termin angezeigt.
    Alles sehen: Der Benutzer bekommt alle hinterlegten Informationen zum Termin angezeigt.
    Datum & Uhrzeit sehen: Der Benutzer bekommt nur Datum und Uhrzeit angezeigt.
    Ändern: Dies ist das umfangreichste Recht, das für einen Termin vergeben kann. Der Benutzer kann alles sehen und auch verändern.  Das Recht sollte sehr bewusst vergeben werden.
    Antworten: Vermutlich wird mit dieser Einstellung ermöglicht, dass jemand auf Besprechungsanfragen antworten kann.
  6. Die bisherigen Rechteeinstellungen haben sich darauf beschränkt, was ein Benutzer sehen darf. Wir müssen jedoch noch bestimmen, ob ein Benutzer überhaupt neue Termin anlegen und ob er diese auch löschen können soll.
    Wählen Sie zur Übung bitte beide Optionen aus.
  7. Damit haben wir „unsere“ Teamkalender für Andere konfiguriert. Um diese auch benutzen zu können, müssen die berechtigten Benutzer diesen abonnieren.


    Um einen freigegebenen Kalender zu nutzen benötigen wir das mittlere Symbol in der SOGo-Erweiterung. Es öffnet sich das uns schon bekannte Dialogfeld zum „Abonnieren“.


    In das Suchfeld geben Sie den Namen des Benutzers ein, dessen Kalender Sie abonnieren möchten. In unserer Übung wären das die Kennungen der Teilnehmer in Ihrer Sitzreihe.
    Sie bekommen alle Kalender angezeigt, die dieser Benutzer für Sie freigegeben hat. In diesem Fall unseren „Teamkalender“.
    Sie wählen diesen durch einen Doppelklick oder durch den „Hinzufügen“ Knopf aus.
    Der abonnierte Kalender wird nun in Ihrer Kalenderübersicht angezeigt.
  8. Um einen wenig sperrigen Namen und eine Farbe für den Kalender zu vergeben, klicken wir mit der rechten Maustaste auf den Kalendernamen. Im Kontextmenü wählen wir den Eintrag „Einstellungen“ aus.
  9. Nachdem wir unseren neuen „Teamkalender“ eingerichtet haben, können wir in Termine eintragen. Geben Sie dazu Demotermine und testen Sie dessen Funktionalität.