Datenschutzhinweise für die Nutzung von „Zoom“ an der Technischen Universität Hamburg (TUHH)

„Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Videokonferenzen und Vorlesungen online durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“).

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die TUHH.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Deren Datenschutzerklärung gilt. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich bei Zoom zu registrieren und die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.
Sie können „Zoom“ auch ohne Registrierung nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App oder auch im Browser eingeben.
Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet.
Veranstalter (Host) eines Meetings müssen sich bei Zoom registrieren. Dabei wird die angegebene Email-Adresse und Zugehörigkeit zur TUHH dem Unternehmen Zoom bekannt gegeben.
Bei der Teilnahme an einem Meeting, bei dem keine Registrierung erforderlich ist, werden an Zoom folgende technische Daten übermittelt: IP-Adresse, Betriebssystem, Browserversion. Teilnehmer können mit einem Pseudonym einem Meeting beitreten.
Der Umfang der Daten hängt daher davon ab, welche Angaben bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ gemacht werden.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum registrierten BenutzerE-Mail-Adresse, Passwort, Abteilung sowie optional: Vorname, Nachname, Telefon und Profilbild
Meeting-MetadatenTitel, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Bei AufzeichnungenMP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats
Bei Einwahl mit dem TelefonAngabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und VideodatenSie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stumm stellen.

Name

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen oder ein Pseudonym verwenden.

Umfang der Verarbeitung

Online-Meetings
Wir verwenden „Zoom“, um Online-Meetings durchzuführen. Hierzu werden Video, Audio und Chat zwischen den Teilnehmern übertragen. Eine Aufzeichnung z.B. von Vorlesungen ist für den Moderator möglich, wird aber in der „Zoom“-App angesagt und auch angezeigt.
Es lässt sich technisch nicht verhindern, dass Teilnehmer den Stream außerhalb der „Zoom“-App aufzeichnen oder sich Inhalte des Chats herauskopieren.

Registrierung
Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten der Umfragefunktion) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Chats
Nach Verlassen der Chat-Räume werden diese gelöscht. Die „Zoom“-App selbst bietet aber eine Chat-Funktion zu allen anderen Organisationsmitgliedern bzw. Kontakten. Die Inhalte bleiben länger verfügbar.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 4 Absatz 6 in Verbindung mit § 111 Absatz 1 HmbHG in der jeweils aktuellen Fassung.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind bzw. eine gesetzliche Pflicht zur Offenlegung besteht.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist. Die Weitergabe durch „Zoom“ ist in deren Datenschutzerklärung erläutert.
https://zoom.us/de-de/privacy.html

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Artikel 28 DSGVO entspricht.

Datenschutzbeauftragter

Die aktuellen Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten finden Sie auf der Homepage der TUHH.
https://www.tuhh.de/tuhh/ueber-uns/datenschutz.html

Ihre Rechte als Betroffene/r

Hinsichtlich, der oben angegeben Angaben zur Verarbeitung stehen Ihnen folgende Rechte zu:Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Darüber hinaus verarbeitete Angaben, die z.B. aufgrund der Registrierung bei „Zoom“ verarbeitet werden, wenden Sie sich mit Ihrem Ersuchen bitte an das Datenschutz-Team von „Zoom“ unter privacy@zoom.us oder schreiben Sie an folgende Adresse:

Zoom Video Communications
Zu Händen: Data Privacy Officer
55 Almaden Blvd, Suite 600
San Jose, Kalifornien (95113), USA
USA: 1-888-799-9666

In Übrigen ist die TUHH Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Sie können Ihre Anfragen auch an zoom-support@tuhh.de richten.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
https://datenschutz-hamburg.de/