BigBlueButton als Moderator*in

Zielgruppen

  • Abteilungs- und Gruppenleiter*innen aus Servicebereichen und Verwaltung
  • Lehrkräfte und Dozent*innen aus den Instituten
  • Führungskräfte aus den Instituten
  • Teilnehmer*innen, da sie jederzeit von einer anderen Moderator*in zur Moderator*in befördert werden können (genauer: Co-Moderator*in)

So werden Sie Moderator*in

Als Besitzer*in eines BBB-Accounts, mit dem Sie auch Räume verwalten können

  • Sie sind Raum-Moderator*in, wenn das Rechenzentrum Ihnen einen BBB-Account gegeben hat
  • Sie werden Moderator*in, indem Sie ein Meeting starten 

Als Teilnehmer*in

  • Der Raum kann so konfiguriert sein, dass alle Teilnehmer*innen automatisch als Co-Moderator*innen teilnehmen
  • Eine Moderator*in kann Sie während eines Meetings zur Co-Moderator*in befördern

Schnellstart als Moderator*in

Der Screenshot zeigt einen BigBlueButton-Meeting-Raum aus Sicht einer Moderator*in.

Bei einigen Bedienelementen gibt es Besonderheiten ausschließlich für Moderator*innen. Die sind in der Abbildung mit Zahlen markiert und werden im Text erläutert.

[1] Menü Teilnehmer verwalten — siehe Abbildung unten

[2] Menü Chatoptionen — Moderator*innen können den gesamten Chat löschen

[3] Menü Optionen  — Moderator*innen können die Konferenz verlassen (der Meeting-Raum bleibt offen für alle Anderen) oder beenden (der Meeting-Raum wird geschlossen)

[4] Menü Aktionen — Moderator*innen können sich hier zur Präsentator*in machen

Klicken Sie auf die folgenden Bildschirm-Ausschnitte, um sie zu vergrößern.

Als (Co-)Moderator*in leiten Sie durch das Meeting

Als Moderator*in oder Co-Moderator*in leiten Sie durch das Meeting. Sie sind zu Beginn des Meetings möglicherweise auch Präsentator*in. Das hängt von den Einstellungen des Raumes ab, und möglicherweise auch davon, ob Sie den Raum zuerst betreten haben.

So moderieren Sie Seminare/Vorträge

Solche Konferenzen sind in BigBlueButton bis maximal 40 Personen möglich, wenn nur ein bis zwei Teilnehmer*innen (Moderator*innen bzw. Präsentator*innen) ihre Kamera aktivieren. Alle anderen Personen dürfen als Zuschauer*innen/Zuhörer*innen teilnehmen.

  • Sie als Moderator*in sperren während der Konferenz über die Teilnehmerrechte Webcams und Mikrofone aller Zuschauer*innen (—> So stellen Sie Zuschauerrechte ein).
  • Teilnehmer*innen signalisieren ihre Wortmeldungen über den öffentlichen Chat.
  • Sie erlauben einzelnen Zuschauer*innen die Nutzung von Mikrofon und Webcam (Freigabe) (—> So heben Sie globale Beschränkungen individuell auf).
  • Nach der Freigabe durch schaltet die Zuschauer*in Mikrofon und Webcam selber ein.
  • Nach dem Beitrag heben Sie die Freigabe für die Zuschauer*in wieder auf (—> So setzen Sie globale Beschränkungen wieder in Kraft)

So stellen Sie Zuschauerrechte ein

Der Dialog mit den Zuschauerrechte-Einschränkungen spricht für sich selbst: 

Die Abbildung zeigt die Voreinstellungen.

  • Diese Einstellungen haben keine Auswirkungen auf Moderator*innen.
  • Es ist sicherlich eine gute Idee, nötige Einschränkungen vor Beginn des Meetings hier einzustellen.
  • Selbst wenn Sie die Webcam- oder Mikrofon-Freigabe bei bereits aktivierten Webcams und Mikrofonen entziehen, werden die aktiven Geräte deaktiviert.   
  • Moderator*innen können hier gesetzte Beschränkungen für einzelne Zuschauer*innen außer Kraft setzen —> So heben Sie globale Beschränkungen individuell auf

So heben Sie globale Beschränkungen individuell auf 

Moderator*innen können global gesetzte Zuschauer-Beschränkungen für einzelne Zuschauer*innen außer Kraft setzen.  

  • Wenn Zuschauer-Beschränkungen gesetzt sind, erkennen Sie dies am Zusatz Gesperrt unter den Namen der Zuschauerinnen. 
  • Nach erfolgreicher Freigabe kann Publiko z.B. sein Mikrofon wieder aktivieren (und muss das selbst tun, Moderator*innen können es unter keinen Umständen).
  • Der Zusatz Gesperrt wird für freigegebene Zuschauerinnen entfernt. 

So setzen Sie globale Beschränkungen wieder in Kraft 

Moderator*innen können Ausnahmen von den globalen Zuschauer-Beschränkungen wieder zurücknehmen.  

Der Zuschauer Publiko hat, trotz allgemein gesetzter Mikrofon-Beschränkung, sein Mikrofon eingeschaltet. Er konnte dies, weil eine Moderator*in für ihn eine Ausnahme vereinbart hatte. Nach seinem Wortbeitrag sollen nun die allgemeinen Beschränkungen wieder für ihn gelten.

  • Nach erfolgreicher Sperrung wird das Mikrofon von Publiko deaktiviert (und er kann es nicht mehr aktivieren).
  • Der Zusatz Gesperrt wird wieder unter seinem Namen erscheinen. 

So stellen Sie Teilnehmer*innen stumm

Also Moderator*in müssen Sie gelegentlich für Ruhe im Meetingraum sorgen. Zu diesem Zweck besitzen Sie die Hoheit über das Audio der Teilnehmer*innen. 

  • Einzelne Teilnehmer*innen stummschalten



    Sie können die Stummschaltung nicht rückgängig machen, das müssen die Teilnehmer*innen selbst tun.
  • Alle Teilnehmer*innen stummschalten



    Das Ergebnis dieser Aktion: 



    Wir haben auch uns selbst stummgeschaltet.
  • Alle Teilnehmer*innen außer Präsentator*in stummschalten



    Diese Wahl kann manchmal sinnvoller sein.

Alle Stummgeschalteten müssen selbst ihre Mikrofone wieder aktivieren

Nach der Stummschaltung wird im Menü die Option die gegenteilige Aktion angeboten: Konferenz-Stummschaltung aufheben. Diese Option funktionierte bei unseren Tests jedoch nicht wie erwartet.

So machen Sie jemanden zur Präsentator*in

  1. Klicken Sie in der Teilnehmerliste auf den Namen der Person, die Sie zur Präsentator*in machen wollen

  2. Im Kontextmenü klicken Sie Zum Präsentator machen.


  3. Safari ist jetzt Präsentator*in, kenntlich an dem Icon in der linken oberen Ecke seines Eintrags in der Teilnehmerliste. Sie sind nicht mehr Präsentator*in, denn es kann in jedem Meeting nur eine*n geben. 

So machen Sie jemanden zur Moderator*in

  1. Klicken Sie in der Teilnehmerliste auf den Namen der Person, die Sie zur Moderator*in befördern wollen

  2. Im Kontextmenü klicken Sie Zum Moderator befördern.


  3. Safari ist jetzt Moderator*in, kenntlich an der rechteckigen Form seines/ihres Icons in der Teilnehmerliste. (Als Safari noch Teilnehmer war, war das Icon ein Kreis.) Sie sind weiterhin Moderator*in, denn es kann in jedem Meeting so viele Moderator*innen wie Teilnehmr*innen geben. 

So teilen Sie die Teilnehmer*innen in Kleingruppen auf

Mit "Breakout-Räumen" teilen Sie Ihr Meeting in mehrere Untermeetings auf, die mühelos wieder zum Plenum zusammengeführt werden können. 

Um Breakout-Räume zu erstellen

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf das Zahnrad oberhalb der Teilnehmerlist
  2. Im Menü wählen Sie die Option Breakout-Räume erstellen

  3. Im folgenden Fenster "Breakout-Räume" ...


    • legen Sie die Anzahl der Räume fest
    • bestimmen Sie die Zeit, nach der die Räume automatisch geschlossen werden und die Teilnehmer*innen in den Hauptraum zurückgebracht werden
    • verteilen Sie die Teilnehmer mit Drag & Drop auf die Räume oder lassen sie mit Klick auf Zufällig anordnen von BigBlueButton auf die Räume verteilen
    • Um die Konfiguration abzuschließen, klicken Sie auf Erstellen. Der Dialog wird geschlossen. Die Teilnehmer*innen werden nun aufgefordert, den ihnen zugewiesenen Breakout-Raum zu betreten. 
  4. Nachdem Sie Breakout-Räume erstellt haben, sehen Sie in der Seitenleiste einen neuen Button 



    Um eine Übersicht der Breakout-Räume zu erhalten, klicken Sie auf den Button Breakout-Räume
  5. Nach Klick auf den Button Breakout-Räume werden in einer zweiten Seitenleiste die Breakout-Räume und deren Belegung dargeboten. Außerdem sehen Sie die noch verbleibende Zeit bis zum automatischen Schließen der Breakout-Räume. 

    • In Klammern hinter den Räumen wird die Anzahl der Teilnehmer*innen ausgegeben. Zur Zeit sind beide Räume noch leer. Dass liegt daran, dass die Teilnehmer'innen den ihnen zugewiesenen Breakout-Räumen noch nicht beigetreten sind. Dazu durchlaufen sie ähnliche Schritte (Zugriff auf das Mikrofon erlauben, Echotext etc.) wie beim Beitreten zu jedem anderen Meeting auch. 
    • Um einen Raum mit Video und Audio zu besuchen, klicken Sie auf Raum beitreten. Der Raum wird als neues Meeting in einem neuen Browser-Tab gestartet. Um den Raum zu betreten, durchlaufen Sie ähnliche Schritte (Zugriff auf das Mikrofon erlauben, Echotext etc.) wie beim Beitreten zu jedem anderen Meeting auch. 
    • Um in einem Raum nur zuzuhören und mitzusprechen klicken Sie auf Audio starten
  6. Wenn die Teilnehmer*innen und Sie sich auf die Räume verteilt haben, sehen Sie im Hauptraum (Ihrem anfänglichen Browser-Tab) folgendes Bild: 

     
    • In den Teilnehmer-Icons können Sie die Nummer des Breakout-Raumes ablesen, in der die Teilnehmer*in sich befindet. Die angeknabberte rechte untere Ecke des Icons weist darauf hin, dass die Teilnehmer*in dieses Meeting (den Hauptraum) verlassen hat.
    • Um die Breakout-Räume manuell zu schließen (vor der automatischen Schließung), klicken Sie auf Alle Breakout-Räume beenden

So speichern Sie die Liste der Teilnehmer

  1. Klicken Sie auf Teilnehmernamen speichern
  2. Ohne weitere Rückfragen wird eine Textdatei namens "save-users-list-nnnnnnnnnnnnn.txt" im Downloads-Verzeichnis Ihres Browsers abgelegt. 

Im Dateinamen steht "nnnnnnnnnnnnn" für einen Unix-Timestamp, in dem Datum und Uhrzeit verschlüsselt sind.

So speichern Sie die geteilten Notizen

Nach Klick auf den Doppelpfeil werden Ihnen die möglichen Exportformate vorgeschlagen: 

  1.  Klicken Sie auf das gewünschte Exportformat
  2. Ohne weitere Rückfragen wird eine Datei, deren Name ausschließlich aus Ziffern besteht, im gewünschten Format im Downloads-Verzeichnis Ihres Browsers abgelegt.

So beenden Sie ein Meeting

Ein Meeting zu beenden ist etwas anderes als ein Meeting zu verlassen. Indem Sie ein Meeting beenden, werfen Sie alle Teilnehmer*innen aus dem Meeting-Raum und schließen ihn. Die Geteilten Notizen werden gelöscht. Ihre hochgeladenen Dateien ebenso.

Bevor Sie ein Meeting beenden, prüfen Sie, ob Sie vielleicht die Namen der Teilnehmer*innen oder die Ergebnisse des Meetings speichern wollen.

  • Liste der Teilnehmer*innen speichern —> So speichern Sie die Liste der Teilnehmer
  • Geteilte Notizen speichern —> So speichern Sie die geteilten Notizen

Um ein Meeting zu beenden

  1. Öffnen Sie das Menü Optionen (die drei übereinanderstehenden Punkte in der rechten oberen Ecke des Bildschirms)
  2. Im Pull-Down-Menü wählen Sie die Option Konferenz beenden

Vorsicht mit der Menüoption Konferenz beenden

Die Menüoptionen Konferenz beenden und Konferenz verlassen liegen nach beieinander. Konferenz beenden hat erhebliche Auswirkungen für alle Teilnehmer*innen, wohingegen Konferenz verlassen lediglich bewirkt, dass das Meeting ohne Sie weitergeht. 

Als Raum-Moderator verwalten Sie Meeting-Räume

Als Raum-Moderator*in richten Sie eigene Meeting-Räume ein und halten darin Webkonferenzen ab. Während eines Meetings nehmen Sie – zumindest am Anfang – die Rolle der Moderator*in ein und üben die weiter oben beschriebenen Tätigkeiten aus. Die folgenden Abschnitte beschreiben Ihre speziellen Tätigkeiten als Raum-Moderator*in.

So erschaffen Sie einen Meetingraum

  1. Auf dem BigBlueButton-Server loggen Sie sich mit Ihren Kerberos-Zugangsdaten ein.
  1. Sie klicken auf den Button Raum erstellen

Startraum bleibt privat

Benutzen Sie den Startraum als Basis, von wo aus Sie beliebig viele eigene Räume erstellen. Geben Sie dessen URL niemals heraus. Kommunizieren Sie stets die URLs der Unterräume.

So konfigurieren Sie einen Raum

  • Im obersten Eingabefeld vergeben Sie einen beliebigen Raumnamen
  • Im zweiten Eingabefeld lassen Sie bei Bedarf einen Zugangscode generieren. Klicken Sie dazu auf das Icon am linken Rand des Eingabefeldes. Durch den Zugangscode schützen Sie das Meeting vor unerwünschten Gästen.
  • Teilnehmer beim Betreten stummschalten Sorgt für Ruhe während des Eintreffens der Teilnehmer*innen
  • Freigabe durch Moderator bevor der Raum betreten werden kann Diese Option bewirkt:
    • Die Teilnehmer warten zunächst in einer Lobby. 
    • Der Moderator wird im Chatbereich über wartende Teilnehmer informiert.
    • Er schaltet diese dann für den Konferenzraum frei (oder lehnt deren Teilnahme ab).
  • Jeder Teilnehmer kann das Meeting starten Aktivieren Sie diese Option nur in Räumen, die mit Zugangscode geschützt sind! Jeder kann – auch ohne die Anwesenheit der Raumersteller*in/Moderator*in – den Raum betreten und das Meeting starten. Die/der Erste wird automatisch Präsentator*in. So können moderierte Gruppenarbeitsräume erstellt werden. 
  • Alle Nutzer nehmen als Moderator teil Aktivieren Sie diese Option nur in Räumen, die mit Zugangscode geschützt sind! Alle sind Moderator*innen und können sich und andere zur Präsentator*in ernennen und die Präsentationsrolle auch wieder an sich nehmen. Es kann allerdings nur jeweils eine Präsentator*in zur Zeit geben. In Kombination mit der Option “Jeder Teilnehmer kann das Meeting starten” können so Gruppenarbeitsräume erstellt werden, in denen alle gleichberechtigt sind. Allerdings muss sich die Gruppe einigen, wer jeweils gerade präsentieren darf.

Beispiel: Kleines Meeting

Beispielkonfiguration für vertrauliche Gespräche in kleiner Runde, z.B. mündliche Prüfungen, Bewerbungsgespräche, Beratungsgespräche, etc.

Gäste, die zur falschen Zeit kommen

Bei aufeinander folgenden Terminen im gleichen Raum kann eine zum Folgetermin geladene Teilnehmer*in in ein laufendes Meeting hineinplatzen. Um das zu verhindern, können Sie aufeinander folgende Termine über mehrere Räume verteilen.

Beispiel: Disputation

 

Moderator*innen: Prüfer*innen und Prüfling (—> So machen Sie jemanden zur Moderator*in)

Zuschauer*innen: alle anderen Teilnehmer*innen

Zuschauerrechte: wie in der Abbildung gezeigt (—> So stellen Sie Zuschauerrechte ein)

Fragen aus dem Publikum

  1. Zuschauer*innen melden sich im Chat mit ihren Fragen zu Wort. 
  2. Eine Moderator*in gibt die Fragesteller*in frei (—> So heben Sie globale Beschränkungen individuell auf) und bittet diese zu Wort.
  3. Die Fragesteller*in aktiviert ihr Mikrofon und trägt die Frage vor. 
  4. Eine Moderator*in sperrt die Fragesteller*in wieder (—> So setzen Sie globale Beschränkungen wieder in Kraft).

Wenn Sie mehrere Meetingräume brauchen

  • Wenn Sie zusätzliche Räume erstellt haben, werden diese auf dem Startbildschirm neben dem Startraum angezeigt.
  • Der Button Raum erstellen ist nach wie vor vorhanden.
  • Sie können bis zu 10 Räume anlegen.

So laden Sie in einen Raum ein

Für die Einladungs-Mail brauchen Sie folgende Informationen:

  • Datum und Uhrzeit des Treffens
  • URL des BigBlueButton-Raumes —> So holen Sie den raumspezifischen URL
  • ggf. Zugangscode —> So ändern und kopieren Sie den raumspezifischen Zugangscode

So holen Sie den raumspezifischen URL

Um sicher zu sein, dass Sie Ihre Teilnehmer in den richtigen Raum einladen, gehen Sie so vor:

  • Klicken Sie den Raum an
    • Der Name des Raumes wird als Titel der Seite angezeigt
    • Der raumsezifische URL des Raumes wird im Textfeld bei Teilnehmer einladen ausgegeben
  • Klicken Sie den Button Kopieren. Mit diesem Klick wird der für diesen Raum eindeutige URL in die Zwischenablage kopiert.
  • Nun fügen Sie den URL in Ihre Einladungs-Mail ein.

So ändern und kopieren Sie den Zugangscode

Um ein Meeting vor ungebetenen Gästen zu schützen, ändern Sie das Passwort vor jeder Sitzung und geben es kurzfristig bekannt (z.B. über einen Chat-Kanal).

  1. Klicken Sie auf die drei übereinander stehenden Punkte am rechten Rand des Raumes (das Kontextmenü kann bei kleinen Bildschirmen beschnitten sein)
  2. Klicken Sie die Option Raumeinstellungen
  1. Klicken Sie auf das Icon am linken Rand des Eingabefeldes. Eine sechsstellige Zufallszahl wird erzeugt. Sie ist bis auf Weiteres der Zugangscode, der zum Betreten des Meetingraumes abgefragt wird.
  2. Markieren und kopieren Sie den sechsstelligen Zugangscode
  3. Um den Dialog zu schließen und die Änderungen zu speichern, klicken Sie nach einer Änderung des Zugangscodes klicken Sie noch den Button Raum aktualisieren. Um den Dialog zu schließen ohne zu speichern klicken Sie an beliebiger Stelle außerhalb des Dialogs (im abgedunkelten Bereich).

So schützen Sie Ihren Meetingraum vor ungebetenen Gästen

Um zu verhindern, dass Ihr Meetingraum “gekapert” wird, ändern Sie das Passwort unmittelbar nach einer jeden Sitzung und behalten es für sich.

So starten Sie ein Meeting

So schützen Sie ein Meeting vor ungebetenen Gästen

  • Normalerweise sollte ein Zugangscode, der nur den erwünschten Teilnehmer*innen bekannt ist, ausreichen —> "So ändern und kopieren Sie den Zugangscode"
  • Sie können darüber hinaus einen eigenen Raum errichten —> "So erschaffen Sie einen Meetingraum"

So bauen Sie einen Meetingraum wieder zurück

  1. Auf dem BigBlueButton-Server loggen Sie sich mit Ihren Kerberos-Zugangsdaten ein.
  2. Sie klicken auf den Button mit den drei übereinanderstehenden Punkten
  3. Im Kontextmenü wählen Sie Löschen