10 Telefax-Regeln

  • Die Verantwortung liegt bei Ihnen!

  • Prüfen Sie die Sensibilität der Informationen, die Sie übermitteln wollen.
    Sie tragen die Verantwortung für die vertrauliche Behandlung.
     

  • Besondere Sorgfalt bei besonderen Daten!

  • Sensible Daten sollten nicht per Telefax versendet werden.
    Lässt sich dies ausnahmsweise nicht vermeiden, überprüfen Sie die Möglichkeit, ob Sende- und Empfangsgerät spezielle Leistungsmerkmale/Funktionen wie "Vertrauliche Übertragung" besitzen, dadurch können sensible Daten durch die Eingabe einer bestimmten Codierung verschlüsselt versendet werden.
     

  • Wenn Eile geboten ist, ...

  • ... verständigen Sie sich vor dem unverzichtbaren Versand der sensiblen Daten mit dem Empfänger über den konkreten Zeitpunkt der Übermittlung.
     

  • Gehen Sie auf Nummer sicher!

  • Vergewissern Sie sich vor einer Sendung, ob die Telefax-Nummer noch richtig ist.
     

  • Bevor Sie die Start-Taste drücken:

  • >> Überprüfen Sie ihre Eingabe!
     

  • Das Fernmeldegeheimnis ist unverletzlich!

  • Nutzen Sie alle der Sicherheit dienenden Einrichtungen des Gerätes, insbesondere die Anzeige des erreichten Anschlusses.
     

  • Ihre persönliche Anwesenheit ...

  • ... am Gerät gewährleistet während des Versands oder Empfangs von sensiblen Daten, daß kein Unbefugter sie einsehen kann.
     

  • Gehen Sie nicht ohne Ihre Unterlagen!

  • Lassen Sie sensible Daten nicht am Gerät zurück, wenn die Verbindung nicht sofort zustande kommt.
     

  • Prüfen Sie die Vollständigkeit!

  • Verständigen sie sofort nach dem Empfang einer Sendung den Absender über fehlende Seiten oder andere aufgetretenen Störungen.
     

  • Zu guter Letzt:

  • Erleichtern Sie sich und dem Empfänger den Nachweis durch:

    >> Aufkleber oder Vorblatt der Behörde bzw. Dienststelle,
    >> Blattnummerierung, Angabe der Seitenzahl,
    >> Versand- oder Eingangsprotokolle bzw. -berichte.