Project Management Office (PMO) - im agilen Aufbau

Projekte als Arbeitsform haben sowohl in öffentlichen Verwaltungen als auch in der Wissenschaft massiv an Bedeutung gewonnen. Projekte sind Arbeitsteams, die für eine bestimmte Dauer und auf ein definiertes Ziel hin eingerichtet werden.

Projekte bieten eine Chance, effizient und effektiv Themen aufzugreifen und Maßnahmen umzusetzen, die im Alltagsgeschäfts zu wenig Platz bekommen. Auch nicht zu unterschätzen ist der Wert, den selbstorganisierte Projektteams aus der kreativen und zielorientierten Zusammenarbeit schöpfen. Projektarbeit ist Teamarbeit.

Diese Vorteile und positiven Effekte werden an der TUHH gefördert. Daher ist Projektarbeit in der Verwaltung, wo es thematisch und organisationsstrukturell erforderlich und sinnvoll ist, ausdrücklich erwünscht. So gibt es mittlerweile zahlreiche TU-übergreifende Projekte der Verwaltung und Servicebereiche, die ganz unterschiedliche Zielsetzungen aber die gleiche Vision verfolgen: Die Arbeit und die Zusammenarbeit zu verbessern und die TUHH in ihrem weiteren Wachstum mit innovativen Ansätzen aus der Verwaltung zu unterstützen.

Auf der anderen Seite binden Projekte aber auch enorme Personalressourcen und Finanzmittel und das meist bei knappen Mitteln und hohem Erfolgs- und Termindruck. Da Projektteams in vielen Fällen bereichs- und fachübergreifend zusammengesetzt sind und die Projektarbeit dadurch gleich mehrere Arbeitsbereiche zeitlich und personell belastet, kann mitunter eine (Re-) Organisation der Projekt- und Linienstruktur erforderlich werden.

Und was passiert, wenn viele Projekte parallel laufen und um die gleichen Teammitglieder oder Lenkungsgremien konkurrieren?

Oft ist es doch so: Im Lenkungs- und Steuerungsgremium sitzen die Führungskräfte der Projektleitung aus der Linie und die vom Projekt betroffenen Bereiche. Und auch in den Projektteams sieht man häufig dieselben Gesichter.

Was ist mit dem ungeheuren Erfahrungsschatz, den Projektleiter und -teams aufbauen, wenn das Projekt beendet ist? 

Meist ist es doch so: Ist das Projekt beendet gehen die Projektmitglieder auseinander und das Wissen versandet. Viele neue Projektleiter fangen dann wieder bei Null an, treten in die gleichen Fallen und müssen sich den Erfolg wieder hart erarbeiten.

Schon mal gesehen, dass bei diversen Projekten sehr ähnliche Ziele verfolgt werden?

Häufig ist es doch so: Teams wissen oft nicht von anderen Teams, woran sie arbeiten und ob die Ergebnisse für die eigene Projektarbeit evtl. nützlich wären. Vor allem bei Projekten, in denen IT eine Rolle spielt (also bei fast allen), gibt es Schnittstellen zu unterschiedlichen Verfahren. Es würde einen großen Mehrwert bieten, wenn man diese identifizieren und ausbauen würde; ganz zu schweigen von den Kostenvorteilen durch die Verbundeffekte.

Die Schwierigkeiten, die diese Fragen verdeutlichen, kann nur eine zentrale Stelle innerhalb der TUHH beheben, die auf Dauer eingerichtet ist und die auf einer Meta-Ebene für die Erstellung, Umsetzung und Fortentwicklung eines TU-eigenen Projektmanagementsystems verantwortlich ist. Als Anlauf- und Koordinierungsstelle für Projektleitungen und als Lotse in der Projektlandschaft der TUHH gibt es daher nun das Projekt Management Office (PMO). Es ist beim Referat Organisationsentwicklung angesiedelt und bildet so die Brücke zwischen der Strategie der TUHH und den einzelnen Projekten.

Ziel des PMO ist es, das Projektgeschäft in der TUHH substanziell zu verbessern, um dadurch die Effektivität und die Effizienz insgesamt zu steigern ohne die Ressourcen der Linie und in den Projekten zu überlasten. Das PMO ist Bestandteil der strategischen Organisationsentwicklung. Es kümmert sich auch um die Auswahl und Priorisierung der "richtigen" Projekte im Hinblick auf die Ziele der TUHH-Verwaltung.

Das PMO sorgt für den Aufbau von Projektmanagementwissen und eine neue Projektkultur, indem es Veranstaltungen, Beratung und (Fach-)Coachings vermittelt oder gleich selbst anbietet. Zu den Aufgaben gehört es, für Transparenz zu sorgen, Schnittstellen zwischen den Projekten zu identifizieren und die Projekte selbst und ihre Ergebnisse sichtbar zu machen. In Retrospektiven und Lessons-Learned-Workshops werden Erfahrungen und Wissen mit der Projektarbeit bewertet, gesichert und für zukünftige Projekte bereitgestellt. Hier werden Standards (Projektgrundsätze, Qualifikationen) definiert sowie Vorlagen und Arbeitshilfen zur Verfügung gestellt.

Anders als z.B. die Steuerungs- und Lenkungsgremien, greift das PMO dabei nicht kontrollierend und lenkend in Projekte ein, sondern agiert als reines Kompetenz- und Wissenszentrum und als Unterstützung für die Projektverantwortlichen und -mitarbeiter. Dabei lebt es von den Beiträgen der bisherigen, derzeitigen und zukünftigen Projektteams und der Bereitschaft aller für ein gedeihliches Miteinander. Aus diesen Gründen teilt das PMO der TUHH Erfahrungen und Wissen auch sehr gerne mit Projektmanagement-Fachleuten anderer Behörden, Partner und anderer Unis, so dass alle voneinander lernen und von dem gemeinsamen Wissen profitieren können.

Nadine Andersson

Gebäude A (Westflügel), Raum 3.22

Am Schwarzenberg-Campus 1
21073 Hamburg

Tel.: 040 - 428 78 3652

E-Mail: nadine.andersson(at)tuhh.de

E-Mail: nadine.andersson@tuhh.hamburg.de

Vorlagen und Standards

Wissenswertes - Tools

Wussten Sie´s? Für die Projektarbeit an der TUHH stehen bereits jetzt schon viele, tolle Hilfsmittel zur Verfügung.

Ich habe selbst etwas recherchieren müssen und hoffe, dass auch für Sie etwas dabei ist. Wenn Sie andersherum Tools entdecken, die nicht in der nachfolgenden Liste enthalten sind, dann melden Sie sich bitte bei mir. Wir sollten unser Wissen miteinander teilen!

Für die Termin- und Meilensteinplanung:
  • MS Project (die Lizenzen sind sehr teuer, daher überprüfen Sie bitte, ob Sie Projects wirklich benötigen und nehmen dann mit dem Servicedesk Kontakt auf)
  • Foodle (sicheres Tool, um Einladungen zu versenden, funktioniert auch mit internationalen Partnern)
Für die Kommunikation (intern und extern):
  • Video-/Webkonferenzen u. W. mit Adobe Connect (für MitarbeiterInnen der FHH, die durch Dataport betriebenen PCs und Notebooks der Stadt verfügen, sind mit SfB versorgt. Sollte Ihr Computer nicht durch Dataport betreut werden, wird die Software durch das TUHH RZT bereitgestellt. Nehmen Sie bitte mit dem Servicedesk Kontakt auf.)
  • Chats u. W. mit Jabber-Server
Für die Zusammenarbeit und den Dateiaustausch:
Räume und Raumausstattung für Besprechungen, Workshops o. Ä.

Gute Räume für die Projektarbeit sind an der TUHH Mangelware. Vor allem, wenn die Größe, Raumausstattung z. B. mit Internetzugang (z. B. auch für externe Gäste), Beamer usw. zur Verfügung stehen sollen.

Bitte nehmen Sie für Räume mit der Raumvergabe Kontakt auf oder schauen Sie sich die Raumbeschreibungen auf den Seiten der Raumbelegung an. Die Ausleihe von Beamern, Presentern etc. läuft über die Medientechnik und Internetzugang regelt das RZT.

Dazu kommt der Bedarf an Präsentations- und Visualisierungsmitteln wie Flipcharts, Metaplanwände, div. Moderationskarten, Stifte etc. Diese Materialien müssten Sie sich momentan leider jeweils selbst beschaffen oder organisieren. Klären Sie die Kostenfrage bitte zunächst mit Ihrem Vorgesetzten und wenden Sie sich anschließend an das Zentrale Beschaffungsreferat (PV45).

Hier noch ein Tipp: Möchten Sie kreative, agile Methoden wie das "Design Thinking" lernen oder ausprobieren oder suchen Sie besondere Räume, die zu Kreativität anregen und z. B. auch Legosteine zur Verfügung stellen, dann schauen Sie doch einmal auf den Seiten des NIT. Die Angebote sind für MitarbeiterInnen der TUHH gegen kleines Geld zu haben.

Veranstaltungen und Termine

  • PM-Wochen des Projekt-Wissenscenters der FHH: Sie starten mit einem Projekt und brauchen ein Update oder Ihnen fehlt noch Projektpraxis? Das Projekt-Wissenscenter der FHH, angesiedelt in der Finanzbehörde, veranstaltet zweimal jährlich die sogenannten PM-Wochen. In 6 kostenlosen Kurzveranstaltungen (halbe Tage) bekommen Sie nützliche Impulse für Ihre Projektarbeit und das notwendige Rüstzeug, um eine Projekteinsetzungsverfügung nach FHH-Standards für Ihr Projekt zu entwickeln. Es lohnt sich!
    Folgende Themen werden in den 6 Modulen behandelt:
    Kick-off/Grundlagen am 03.04.19
    Auftragsklärung am 05.04.19
    Stakeholder managen am 08.04.19
    Ziele entwickeln am 10.04.19
    Risiken managen am 12.04.19
    Projekte strukturieren am 15.04.19

     

    Die folgenden Rahmenbedingungen gelten für die Veranstaltungen:

    Für Wen?: Die PM-Wochen richten sich an Projektleitungen und Projektmitarbeiter, die bei der FHH angestellt sind und aktuell in "echten" Projekten in der Hamburger Verwaltung eingesetzt sind.

    Die Anzahl der Teilnehmer ist pro Modul auf 20 begrenzt. Wenn die Veranstaltung ausgebucht ist, können Sie sich gern auf die Warteliste setzen lassen. Bitte tragen Sie dafür einfach bei der Online-Anmeldung Ihre Daten ein. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass nicht mehr als eine Person pro Projekt/Organisationseinheit berücksichtigt werden kann (und ggf. als Multiplikator agiert).

     Wo? Die Veranstaltungen finden i. d. R. im Projekt-Wissenscenter in den Großen Bleichen 27, Raum 433 statt.

     Wann? Die Termine entnehmen Sie bitte zu gegebener Zeit auf dieser Seite oder im FHH-Portal (Einloggen nur mit der FHH Kennung).

    Dauer der Veranstaltung ist jeweils von 9.00 - 13.00 Uhr.

     Wie? Anmelden können Sie sich für jedes Modul bis zum 20.03.2019. Alle Module sind auch einzeln buchbar.

    Die Online-Anmeldung erfolgt im FHH-Portal (Einloggen nur mit der FHH Kennung) - bitte hier klicken und der Anleitung folgen.

    In Absprache mit dem Projekt-Wissencenter übernimmt das PMO der TUHH gerne die Anmeldung für Sie. Bitte schreiben Sie mir dafür eine E-Mail, in der Sie mir den Projekttitel, -status und die Wunsch-Module (es können auch alle sein) nennen.

     Preis: Die Veranstaltungen sind vollständig kostenlos.