Geschäftsordnung der gemeinsamen Internen Revision

der

HafenCity-Universität, Hochschule für bildende Künste, Hochschule für Musik und Theater, Technischen Universität Hamburg-Harburg und der Staats- und Universitätsbibliothek

Stand August 2013

Präambel

Die HafenCity-Universität (HCU), die Hochschule für bildende Künste (HFBK), die Hochschule für Musik und Theater (HfMT), die Technische Universität Hamburg-Harburg (TUHH) sowie die Staats- und Universitätsbibliothek (SUB) – nachfolgend Kooperationspartner genannt - haben die Einrichtung einer gemeinsamen Internen Revision (IR) beschlossen.

Die nachstehende Geschäftsordnung ist rechtsverbindlich für sämtliche Bereiche der vorgenannten Kooperationspartner.

Die der IR angehörenden Revisoren/innen führen als interne Prüfungs- und Beratungseinheit übergreifend  an allen beteiligten Einrichtungen Prüfungen im Rahmen des gemeinsamen Prüfungsplans durch.

Die bei der gemeinsamen Arbeit durch die Vernetzung des Wissens entstehenden Synergieeffekte dienen der Weiterentwicklung der Beteiligten.

Die Einrichtung und Fortentwicklung dieser gemeinsamen IR als Dienstleistungseinrichtung soll eine wesentliche Säule zur Qualitätssicherung und –entwicklung im Rahmen einer professionellen IR-Tätigkeit  darstellen.

Die IR-Ziele sind im Wesentlichen:

  • Optimierung des Einsatzes der personellen und finanziellen  Ressourcen
  • Optimierung der Geschäftsprozesse
  • vergleichende Betrachtung der Geschäftsprozesse und Ressourcen
  • Bekämpfung doloser Handlungen.

Sie dient dazu, Schwachstellen aufzudecken und Anregungen / Vorschläge für deren künftige Vermeidung zu geben.

Die IR wird in Relation zu den wahrzunehmenden Aufgaben personell und finanziell angemessen ausgestattet.

Sie wird im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung in den Informationsfluss eingebunden.

Das Selbstverständnis der IR sowie Art, Inhalt und Umfang der von ihr wahrzunehmenden Aufgaben werden durch diese Geschäftsordnung geregelt.

1.     Organisatorische Zuordnung und rechtliche Stellung

Zur Förderung einer professionellen Revisionstätigkeit  wird die an der TUHH vorhandene IR mit der bisher für HCU, HFBK, HfMT, SUB zuständigen IR zusammengelegt.

Organisatorisch und personalrechtlich ist die Stelle der Leitung der gemeinsamen Internen  Revision der TUHH und die zweite Stelle der HCU zugeordnet. Die Stelleninhaber/-innen sind den jeweiligen Kanzler/-innen direkt unterstellt und diesen gegenüber in organisatorischen und personalrechtlichen Angelegenheiten des Arbeits-/Dienstverhältnisses weisungsgebunden.

Hinsichtlich der Wahrnehmung und Durchführung ihrer fachlichen Aufgaben ist die IR unabhängig.

2.     Befugnisse

Im Rahmen der Aufgabenstellung und unter Beachtung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit verfügt die IR über die nachfolgend aufgeführten Befugnisse:

  • Uneingeschränkte Einsichtnahme in Aktenunterlagen, Datenbestände und sonstige Informationsquellen
  • Uneingeschränktes Auskunftsrecht
  • Nach Ankündigung oder bei Gefahr in Verzug ( ggf. unter Beteiligung der/des jeweiligen Dienstvorgesetzten) uneingeschränkter Zugang zu dienstlichen Räumlichkeiten und Einrichtungen.

Die IR ist gegenüber den geprüften Einrichtungen nicht befugt, Weisungen zu erteilen. Sie kann jedoch bei Vorliegen eines begründeten Verdachts doloser Handlungen im Zusammenhang mit Gefahr im Verzug geeignete Maßnahmen ergreifen.

Dabei ist der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu beachten.

Die / der Dienstvorgesetzte ist unverzüglich zu informieren.

Im Rahmen ihrer Prüftätigkeit kann die IR – nach vorheriger Absprache mit der Kanzlerin / dem Kanzler bzw. der SUB-Verwaltungsleitung  – auch interne oder externe Sachverständige hinzuziehen.

3.     Aufgaben

3.1   Prüfungsplan und Risikoanalyse

Die Präsidien der Kooperationspartner bzw. der/die Direktor/-in der SUB beschließen auf der Grundlage eines von den Kanzlerinnen und Kanzlern  sowie der SUB-Verwaltungsleitung verabschiedeten Beschlussvorschlages einen jährlichen Prüfungsplan sowie ggf. dessen unterjährige Änderungen. Ausgangslage dazu ist eine von der IR erstellte, risikoorientierte mittelfristige Jahresplanung (auf der Basis einer Risikoanalyse).

Die IR führt ihre Prüfungs- und Beratungstätigkeit auf dieser Grundlage durch.

Aus besonderem Anlass kann das örtliche Präsidium bzw. die Direktorin/der Direktor der SUB oder die örtliche Kanzlerin/ er örtliche Kanzler bzw. die SUB-Verwaltungsleitung der IR Sonderprüfungen übertragen. Der Prüfungsplan ist entsprechend zu ergänzen.

Einzelfragen der Prüfung werden mit der Kanzlerin bzw. dem Kanzler bzw. der SUB-Verwaltungsleitung des jeweils geprüften Kooperationspartners geklärt. Jeder Kooperationspartner kann durch interne Verfügung ergänzend festlegen, in welchen Fragen die Kanzlerin/der Kanzler bzw. die SUB-Verwaltungsleitung die Präsidentin/den Präsidenten bzw. die Direktorin/den Direktor der SUB mit Einzelfragen der Prüfung zu befassen hat.

3.2  Prüfungsmaßstäbe

3.2.1  Rechtmäßigkeit / Ordnungsmäßigkeit
Prüfung auf Einhaltung geltenden Rechts aller Aktivitäten und Prozesse

3.2.2  Wirtschaftlichkeit
Prüfung der Wirtschaftlichkeit aller Aktivitäten und Prozesse

3.2.3  Compliance
Prüfung auf Einhaltung hausinterner Regelungen und Vereinbarungen

3.2.4  Internes Kontrollsystem
Prüfung der Wirksamkeit interner Kontrollmechanismen

3.2.5  Risikomanagement
Aufdeckung und Bewertung von Unternehmensrisiken

3.2.6  Prozessoptimierung
Durchführung von Prozessanalysen zur Optimierung interner Abläufe

3.2.7   Antikorruption
Aufdeckung von Korruptionsrisiken und Prüfung bei Korruptionsverdacht, Abstimmung mit der / dem Antikorruptionsbeauftragten

3.2.8  Beratung
Beratung von Entscheidungsträgern durch Analyse von Sachverhalten und Erarbeitung von Empfehlungen

 3.3  Kooperation mit anderen Prüfungsinstitutionen

3.3.1  Externe Prüfer
Unterstützung externer Prüfer, insbes. zur Identifikation geeigneter Ansprechpartner und bei Schnittstellenproblemen; Ansprechpartner im Rahmen der Auditierung.

3.3.2  Staatliche Prüfungsbehörden
Koordination staatlicher Prüfungsbehörden, insbes. Bündelung der Kommunikation und Auswertung von Prüfungsergebnissen, ggf. auch Maßnahmennachverfolgung nach Entscheidung der Präsidien der Kooperationspartner bzw. der SUB-Leitung.

Die IR übernimmt als prozessunabhängige interne Prüfeinrichtung keine operativen Aufgaben des laufenden Dienstgeschäfts.

4.     Durchführung der Revision

4.1  Prüfungen

Die Prüfungen werden rechtzeitig und schriftlich angekündigt. (Ausnahme: Verdacht auf dolose Handlungen und / oder Gefährdung des Prüfungszwecks.)

Die Ankündigung informiert die zu prüfende(n) Einrichtung(en) über den Prüfungsgegenstand, das Prüfungsziel und die geplante Prüfungsdauer.

Die IR führt Prüfungen im Rahmen der vorgegebenen Richtlinien und Weisungen prozessunabhängig in eigener Verantwortung und nach pflichtgemäßem Ermessen durch.

Es werden von der IR die üblichen Arbeitspapiere und Dokumentationen in ihrer Verfügungsgewalt aufbewahrt. Die Dokumentation muss es sachverständigen Dritten ermöglichen, sich einen Überblick zu verschaffen und die Prüfungsfeststellungen nachzuvollziehen. Die Ablage kann papierhaft oder in elektronischer Form erfolgen. Die Aufbewahrungsfrist richtet sich nach den geltenden Bestimmungen.

Zur Prüfung der Abstellung erkannter Mängel kann die IR eine Nachrevision durchführen. Die Entscheidung darüber hängt von der Schwere der Feststellungen ab.

4.2  Revisionsbericht

Über die durchgeführten Prüfungen werden Revisionsberichte erstellt und der örtlichen Kanzlerin / dem örtlichen Kanzler bzw.  der / dem SUB-Direktor/in (über die SUB-Verwaltungsleitung) übergeben. Berichte über Prüfungen und Nachrevisionen in Organisationseinheiten, die lt. Geschäftsverteilungsplan unmittelbar der Kanzlerin/dem Kanzler bzw. der SUB-Verwaltungsleitung unterstehen, werden parallel an die Präsidentin/den Präsidenten des jeweiligen Kooperationspartners bzw. an die Direktorin/den Direktor der SUB übergeben.

Die Feststellungen sollen, soweit der Prüfungsgegenstand dieses zulässt, im Vorfeld mit den Geprüften besprochen sein.

Die Berichterstattung muss Ziele und Umfang sowie die diesbezüglichen Prüfungsfeststellungen, Empfehlungen und Aktionspläne enthalten.

4.3  Abschluss der Revision

Für den Fall, dass die Kanzlerin / der Kanzler / die SUB-Verwaltungsleitung eine Reorganisationsmaßnahme für erforderlich hält, erfolgt die weitere Veranlassung durch die entsprechende Einrichtung.

Die IR ist nach angemessener Zeit darüber zu informieren, ob und wie die Maßnahme umgesetzt wurde.

Mit der Nachrevision ist der Vorgang abgeschlossen; die Kanzlerin / der Kanzler / die SUB-Verwaltungsleitung ist zu informieren.

5.     Rechenschaftsbericht

Nach Ablauf des im Prüfungsplan festgelegten Zeitrahmens legt die IR den Präsidien bzw. der Direktorin/dem Direktor der SUB einen Rechenschaftsbericht vor.

6.     Vertraulichkeit

Die Revision ist über alle ihr zur Kenntnis gelangenden vertraulichen Informationen gegenüber Dritten zu strengstem Stillschweigen verpflichtet. Dies gilt auch für die Zeit nach Beendigung einer Prüfung oder dem Ausscheiden aus der Revision / der Universität.

7.     Schlussvorschrift

Auch wenn die Interne Revision das Recht besitzt, alle Vorgaben, Pläne, Regelungen und Aufzeichnungen zu prüfen, entlastet ihre Arbeit niemanden von seiner eigenen Verantwortung für die Überwachung der Aktivitäten in seiner eigenen Zuständigkeit.

8.     In-Kraft-Treten

Diese Geschäftsordnung ist nach Zustimmung aller Kooperationspartner im Februar 2013 in Kraft getreten.