Drittmittelsatzung

Satzung der Technischen Universität Hamburg-Harburg über die Verwendung von Drittmitteln und die Durchführung von Drittmittelprojekten

vom 01.02.2018

Auf Grund des § 85 Abs. I Nr.1 i.V.m. § 77 Abs.VII des Hamburgischen Hochschulgesetzes (HmbHG) vom 18. Juli 2001 (HmbGVBL. S.171), zuletzt geändert am 16. November 2016 (HmbGVBl. S. 472), hat der Akademische Senat der Technischen Universität Hamburg-Harburg am 22.11 2017 nachstehende Satzung zur Einwerbung und Verwendung von Drittmitteln beschlossen.

Präambel

Die TUHH unterstützt und fördert im Rahmen ihrer Möglichkeiten, der Gesetze und dieser Satzung die Einwerbung von Drittmitteln und die Durchführung von Vorhaben mit Mitteln Dritter.

Mit dem Ziel, die Qualität in Forschung und Lehre zu steigern, sollen zu den Landesmitteln zusätzlich private und öffentliche Mittel eingeworben werden. Neben Zuwendungen aus DFG-, Landes- und Bundesmitteln betrifft dies insbesondere Mittel der Europäischen Union sowie Mittel von privater Seite einschließlich Spenden und Sponsoring für die Forschung.

Diese Satzung regelt als Dienstanweisung den Umgang mit Drittmitteln jedweder Herkunft und soll dazu beitragen, Transparenz und Rechtssicherheit zu schaffen bei der Beantragung, Durchführung und Bewirtschaftung, um sowohl bei der Finanzierung von Forschungsvorhaben durch die Industrie als auch allen weiteren Zuwendungen durch öffentliche und private Dritte den Anschein unlauterer Absichten oder Quersubventionierung zu vermeiden und dient der Prozessklarheit und Transparenz im Rahmen solcher Leistungen. Sie sichert damit die Wissenschaftsfreiheit und dient dem Schutz der Beschäftigten.

§ 1 – Geltungsbereich

Diese Satzung gilt für die Einwerbung, Verwaltung und Verwendung von öffentlichen und privaten Drittmitteln durch Berechtigte an der Technischen Universität Hamburg-Harburg, die nachfolgend als TUHH oder Universität benannt ist. Sofern Drittmittel aufgrund besonderer Regeln nicht an der Universität verwaltet werden, z.B. aufgrund des Kooperationsauftrages mit der Tutech Innovation GmbH oder im Sonderkontenverfahren gem. § 77 IV HmbHG, gelten insoweit nur die Regeln zur Anzeigepflicht von Drittmittelprojekten. Der berechtigten Person steht es frei sich im Sonderkontenverfahren anderer Dienstleister zu bedienen.

§ 2 – Berechtigte

Professorinnen und Professoren der TUHH sowie promovierte wissenschaftliche Mitarbeiter haben das Recht, Drittmittelforschung gem. § 77 HmbHG zu betreiben. Drittmittelforschung ist Dienstaufgabe; die Verpflichtung zur Erfüllung der übrigen Dienstaufgaben bleibt unberührt. Die zur Durchführung von Drittmittelvorhaben berechtigten Personen werden im Folgenden als „Berechtigte“ bezeichnet.

§ 3 – Begriffsbestimmung

  1. Drittmittel im Sinne dieser Satzung sind Geld-, Sach- und sonstige Leistungen Dritter aus einseitig oder gegenseitig verpflichtenden Verträgen oder eines Zuwendungsbescheides des Bundes bzw. der Europäischen Union, die der Universität zur Erfüllung ihrer Aufgaben zusätzlich zu den Haushaltsmitteln zur Verfügung gestellt werden:
    1. Geld- und Sachzuwendungen oder sonstige Leistungen (z.B. für Entwicklung, Weiterbildung, sonstige Dienstleistungen)
      Diese Mittel werden der Universität für Zwecke von Forschung und Lehre gewährt, ohne dass dafür eine Gegenleistung vereinbart oder erwartet wird.
      Sachliche, finanzielle und wissenschaftliche Berichte – sog. Verwendungsnachweise – sind keine Gegenleistungen.
    2. Großgeräte
      Landesmittel für Großgeräte sind ebenfalls Drittmittel im Sinne dieser Satzung.
    3. Geldleistungen aus Verträgen
      Sind gegenseitige Verträge zwischen Drittmittelgebern und der Universität, in denen Art, Umfang und Zeitpunkt der Leistung und Gegenleistung festgelegt werden (z.B. Drittmittelverträge, Kooperationsverträge, Auftragsforschung, Dienstleistungen, Sponsoring).
    4. Einseitig verpflichtende Verträge
      Ziel- und zweckgerichtete Zuwendungen liegen vor, wenn für die Zuwendung keine Gegenleistung im Sinne eines Austauschverhältnisses vereinbart wird, sondern die Mittel zur Unterstützung eines bestimmten Vorhabens zur Verfügung gestellt werden, wie z.B. Spenden, Stiftungsprofessuren, Schenkungen.
    5. Spenden
      Bei Spenden kann eine Zweckbindung entfallen, wobei die Annahme und Verwendung nur dann zulässig ist, wenn sie gemeinnützige Zwecke gem. §§ 51 ff. AO verfolgt. Eine Spendenbescheinigung wird ausgestellt, sofern die erforderlichen steuerlichen Voraussetzungen vorliegen.
    6. Keine Drittmittel sind Leihgaben
      Leihgaben der Wirtschaft, von Stiftungen und der DFG, die nur für einen bestimmten Zeitrahmen der Universität zur Verfügung gestellt werden, sind keine Drittmittel, bedürfen aber ebenfalls eine schriftlich verfassten Vertragsgrundlage.
      In den Fällen (d), (e) und (f) ist die Präsidialverwaltung zwecks Regelung der vertraglichen Grundlage umgehend zu informieren.
  2. Drittmittelgeber sind natürliche oder juristische Personen, die der Universität Geld- oder Sachleistungen zum Zwecke der Forschung und Lehre gewähren.
  3. Geldleistungen erfolgen ausschließlich auf das Konto der TUHH. Eine Einzahlung auf Privatkonten ist nicht zulässig. Wird beantragt, dass von der Verwaltung der Mittel durch die Hochschule gem. § 77 IV HmbHG (Sonderkontenverfahren) abgesehen werden soll, sofern dies mit den Bedingungen der Geldgeberin oder des Geldgebers vereinbar ist, so gilt Satz 1 in diesem Falle nicht.

§ 4 – Grundsätze

  1. Die Verwaltung von Drittmitteln erfolgt durch die Universität gem. § 7 dieser Satzung.
  2. Die Mitarbeiter/-innen der Verwaltung und die Mitarbeiter/-innen der Institute arbeiten kooperativ und unterstützend während der Durchführung von Drittmittelprojekten zusammen; dabei leistet die Verwaltung die vollständige kaufmännische wie finanzielle Projektabbildung, die Institute leisten ihre projektspezifischen fachlichen Aufgaben. Weitere Informationen sind dem Leitfaden für die Bearbeitung von Drittmitteln zu entnehmen.
  3. Die jeweils aktuellen Richtlinien der Drittmittelgeber zur Durchführung von Drittmittelvorhaben sowie die geltenden Richtlinien zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis an der Universität sind von den Berechtigten zu beachten.
  4. Das Präsidium der TUHH kann allgemeine Zuständigkeitsregeln für die Verwaltung von Drittmittelprojekten unter Berücksichtigung der Vorgaben der Auftraggeber erlassen.
  5. Die Universität nimmt ausschließlich Drittmittel an, die den Grundsätzen und Prinzipien dieser Satzung entsprechen. Diese wurden im Einzelnen wie folgt festgelegt:
    1. Transparenzprinzip: Die durch das Präsidium berechtigten Personen dürfen während eines Drittmittelvorhabens jederzeit Auskunft verlangen und Einsicht in die Unterlagen nehmen.
    2. Dokumentationsprinzip: Absprachen und Vereinbarungen, insbesondere über Vereinbarungen von gegenseitigen Leistungen, sind schriftlich zu dokumentieren.
    3. Vier-Augenprinzip: Das Management von Drittmitteln unterliegt dem Vier-Augen-Prinzip, d.h. Verträge, Rechnungen etc. sind grundsätzlich von dem Berechtigten zusammen mit dem jeweils im Drittmittelreferat oder verwaltungsseitig Verantwortlichen zu unterzeichnen.
    4. Trennungsprinzip: Die Annahme und Verwendung von Drittmitteln jeglicher Art dürfen nicht in Abhängigkeit von vergangenen, gegenwärtigen oder zukünftigen Umsatzgeschäften, z.B. Bestellungen, Empfehlungen und dergleichen, erfolgen. Drittmittel dürfen nicht dazu bestimmt sein, Einfluss auf Beschaffungsentscheidungen zu nehmen. Insbesondere darf kein Interessenkonflikt begründet werden, der dem Ethos einer integren und erkenntnisgeleiteten Wissenschaft entgegensteht.
    5. Haushaltwahrheit und -klarheit: Die Buchung der Drittmittel erfolgt lückenlos nach den geltenden Bilanzierungsgrundsätzen, z.B. Bilanzwahrheit, Imparitätsprinzip sowie den Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB), auf den dafür eingerichteten Konten.
  6. Die Durchführung von Teilen eines Drittmittelprojektes als Nebentätigkeit ist unzulässig (Splittingverbot). Nebentätigkeiten stellen keine Drittmittelforschung im Sinne des Hamburgischen Hochschulgesetzes oder dieser Satzung dar und sind dem Personalreferat anzuzeigen.
  7. Verlassen Berechtigte die Universität, können die laufenden Drittmittelvorhaben sowie daraus beschaffte Gegenstände und Nutzungsrechte an aus den Drittmittelvorhaben erzielten Ergebnissen zum neuen Arbeitgeber verlagert werden, sofern die Bestimmungen des Drittmittelgebers dem nicht entgegen stehen. Restmittel aus universitätsseitig abgeschlossenen Drittmittelvorhaben verbleiben bei der Universität.
  8. Die vom Berechtigten vor dem Eintritt in den Ruhestand begonnenen Drittmittelprojekte, können von diesem zu Ende geführt werden. Darüber hinaus kann dem Berechtigten auf Antrag die Antragstellung für neue Drittmittelvorhaben durch den/der Kanzler/-in und mit Zustimmung eines Kostenstellenverantwortlichen, z.B. Institutsleiter/-in, der TUHH, genehmigt werden. Ein Anspruch auf Entgelt gegen die Universität wird durch diese Tätigkeit nicht begründet.
  9. Verträge mit privaten Auftraggebern (wirtschaftliche Tätigkeit) dürfen nur unter Einhaltung des Unionsrahmen für staatliche Beihilfen für Forschung, Entwicklung und Innovation geschlossen werden, wenn die Auftragsvergütung mindestens kostendeckend gem. § 10 dieser Satzung ist und eine angemessene Gewinnspanne enthält oder nach Marktpreis kalkuliert wurde. Die Durchführung der wirtschaftlichen Tätigkeit darf erst nach Genehmigung durch die Universität auf der Grundlage der eingereichten Unterlagen (s. Leitfaden: Trennungsrechnung) vereinbart und begonnen werden.
  10. Grundsätzlich sollen Auftragsforschungsprojekte durch die Tochtergesellschaft Tutech Innovation GmbH abgewickelt werden. Die Veräußerung von Projektergebnissen ist in der Regel umsatzsteuerpflichtig. Die Entscheidung über eine wirtschaftliche Tätigkeit trifft die Universität und bietet Unterstützung bei der Kalkulation eines angemessenen Marktpreises. Entsprechende Rundschreiben und Arbeitsvorlagen werden von dieser Stelle veröffentlicht.
  11. Forschungsergebnisse werden veröffentlicht, sofern Rechte Dritter dem nicht entgegenstehen.
  12. Das Präsidium behält sich vor Drittmittelprojekte, die evident gegen ethische oder humanitäre Grundsätze verstoßen und nicht mit Artikel 5 III des Grundgesetzes in Einklang zu bringen sind, abzulehnen. Im schwierigen Einzelfall entscheidet das Gremium zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis gem. § 13 dieser Satzung.

§ 5 – Anzeige der Beantragung eines Projekts

  1. Der Berechtigte informiert die antragsbearbeitende Stelle des Drittmittelreferats bereits zum frühestmöglichen Zeitpunkt, unter Vorlage sämtlicher bereits vorhandenen und erforderlichen Unterlagen, über die geplante Einwerbung von Drittmitteln sowie über laufende Vorverhandlungen mit dem Drittmittelgeber. Drittmittelanträge sind über diese Abteilung zu stellen. Bei EU-Drittmittelanträgen ist ergänzend die Tutech Innovation GmbH zu beauftragen. Die Antragsstellung über Online-Verfahren ist ebenfalls der antragsbearbeitenden Stelle anzuzeigen. Die Anzeigepflicht gem. § 77 III S. 1 HmbHG ist damit erfüllt.
  2. Bei strategischen Vorhaben, z.B. bei Sonderforschungsbereichen, Graduiertenkollegs, DFG-Forschergruppen, Exzellenzcluster oder vergleichbaren, ist das Präsidium, respektive das jeweils für Forschung zuständige Präsidiumsmitglied bereits in der Konzeptphase einzubinden.
  3. Werden Drittmittelvorhaben beantragt, die strukturelle Auswirkungen haben, sind die betreffenden Institute und Bereiche zu beteiligen.
  4. Die Projektleiter und die Antragsbearbeitung bemühen sich, bei allen Anträgen die bestmögliche Förderung einschließlich möglicher Projektpauschalen für indirekte Kosten (sog. Overhead) zu erzielen. Das Präsidium behält sich vor, Projekte abzulehnen.
  5. Die Mitwirkung in Netzwerken gleich welcher Art ist der antragsbearbeitenden Stelle anzuzeigen, sofern diese eine schriftliche Vereinbarung voraussetzt.

§ 6 – Kooperationsverträge

  1. Juristische Vertragsverhandlungen bzw. die juristische Überprüfung der Vertragsentwürfe, die als barrierefrei bearbeitbares Dokument (kein pdf-file) zu übermitteln sind, erfolgt durch das Justiziariat/Drittmittelreferat. Musterverträge werden im Einzelfall zur Verfügung gestellt. Um ein bestmögliches Verhandlungsergebnis erreichen zu können, wird der Berechtigte gebeten, alle zur Verhandlung notwendigen Unterlagen, z.B. den Vertragsentwurf des Dritten, frühzeitig zur Verfügung zu stellen und über zwischen den Kooperationspartnern vereinbarte Fristsetzungen zu informieren.
  2. EU-Kooperationsverträge für die Forschung sind zur Prüfung an die Tutech Innovation GmbH und die Drittmittelabteilung zu richten.

§ 7 – Verwaltung von Drittmitteln

  1. Die Verwaltung der Drittmittel sowie die finanzielle Abwicklung erfolgt durch die Universität; § 77 Abs. 4 HmbHG bleibt hiervon unberührt.
  2. Die Verwendung der Drittmittel wird durch die Richtlinien des Mittelgebers bestimmt. Diese haben vor staatlichen Verwaltungsvorschriften Vorrang, sofern sie nicht gesetzlichen oder tarifvertraglichen Bestimmungen sowie den in § 4 dieser Satzung genannten Grundsätzen entgegenstehen.
  3. Die Verwaltung und Verwendung der Drittmittel erfolgt nach den Vorschriften der Landeshaushaltsordnung Hamburg unter Berücksichtigung folgender Grundsätze:
    der Notwendigkeit, Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit, soweit die Richtlinien des Drittmittelgebers nichts Abweichendes vorgeben. Einnahmen und Ausgaben von Drittmitteln sind entsprechend im Universitätshaushalt auszuweisen.
  4. Sofern der Drittmittelgeber nichts anderes bestimmt, gehen die im Drittmittelvorhaben beschafften Gegenstände in das Eigentum der Universität über.
  5. Finanzielle Erträge aus Drittmittelvorhaben stehen den jeweiligen Instituten der Universität für die Erfüllung ihrer Aufgaben zur Verfügung. Die Einnahmen als Entgelt für die Inanspruchnahme der universitären Infrastruktur, des Personals und von Sachmitteln stehen der Universität für die Erfüllung ihrer Aufgaben zur Verfügung.
    Finanzielle Erträge aus Drittmittelvorhaben, die die Tutech Innovation GmbH verwaltet, dürfen nur für Aufgaben der jeweiligen Institute der TUHH verwendet werden.

§ 8 – Personal in Drittmittelvorhaben

  1. Für das aus Drittmitteln an der Universität zu beschäftigende wissenschaftliche Personal gilt das Gesetz über befristete Arbeitsverträge in der Wissenschaft (Wissenschaftszeitvertragsgesetz - WissZeitVG) in der aktuell gültigen Fassung, einschließlich der arbeits- und tarifrechtlichen sowie der an der Universität bestehenden Regelungen.
  2. Für nicht-wissenschaftliches Personal, welches aus Drittmitteln finanziert wird, gilt das Teilzeit- und Befristungsgesetz einschließlich der bereits unter (1) angeführten Regelungen.
  3. Die Ausfertigung der erforderlichen Arbeitsverträge erfolgt durch das Personalreferat. Zur Gewährleistung der Arbeitsaufnahme zum gewünschten Einstellungstermin ist das Personalreferat frühestmöglich einzubinden. Die Rundschreiben des Personalreferats sind zu beachten.

§ 9 – Beschaffung

  1. Es gelten die aktuellen Bestimmungen des Vergaberechts.
  2. Unzulässig ist eine ausdrückliche oder stillschweigende Verknüpfung zwischen Gewährung von Mitteln durch Dritte und einer Verpflichtung der Universität, bestimmte Produkte abzunehmen.
  3. Personal der TUHH hat die Antikorruptionsrichtlinie zu beachten und zu befolgen; für Beamte gelten die besonderen Bestimmungen des Beamtenstatusgesetzes (BeamtStG) und des Landesbeamtengesetzes.

§ 10 – Wirtschaftliche Tätigkeit - Umsetzung der Trennungsrechnung an der TUHH

Die TUHH ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts. Im Rahmen der Wahrnehmung ihrer hoheitlichen Aufgaben, z.B. die Forschungstätigkeit aus Drittmitteln, besteht keine Steuerpflicht. Darüber hinaus ist es Universitäten gestattet, sich wirtschaftlich zu betätigen. In diesen Fällen unterliegt die TUHH der Steuerpflicht.

Unterstützung bei der Vorkalkulation sowie der Durchführung der wirtschaftlichen Tätigkeit auf der Grundlage der eingereichten Unterlagen bietet die damit betraute Stelle der Universität; erst nach Genehmigung durch diese darf mit der Betätigung begonnen werden.

Wird eine wirtschaftliche Tätigkeit angestrebt, gilt an der TUHH folgende Verfahrensweise:

Die TUHH hat im Rahmen ihres Jahresabschlusses zu belegen, dass es bei wirtschaftlichen Projekten zu keiner Subvention durch den Landeszuschuss gekommen ist. Personal, das aus Landesmitteln finanziert wird, hat daher die Arbeitszeit in wirtschaftlichen Projekten eindeutig zu erfassen. Dies ist nur durch Zeitaufschriebe möglich. Dies gilt insbesondere auch für den Fall, dass TUHH-Personal in Auftragsforschungsprojekten bei der Tutech Innovation GmbH eingesetzt wird.

Zum Nachweis, dass kostendeckend gearbeitet wurde, wird jährlich und nach Abschluss des Projektes eine Nachkalkulation unter Berücksichtigung der angefallenen Kosten sowie der tatsächlich im Projekt geleisteten Stunden erstellt.

Über die Zurechnung des Gewinnzuschlags und des Gemeinkostenanteils wird jährlich neu und basierend auf einer aktuellen Auswertung der Kosten- und Leistungsrechnung entschieden.

§ 11 – Wissenschaftliche Vortrags- oder Beratungstätigkeit

Wird diese Tätigkeit von den Beschäftigten nicht in Nebentätigkeit ausgeübt, so darf der/die Vortragende/Beratende ein angemessenes Honorar für die Universität annehmen. Das Honorar ist an die Universität abzuführen. Beantragt ein/e Beschäftigte/r die Ausübung dieser Tätigkeit in Nebentätigkeit, so finden die Bestimmungen über das Nebentätigkeitsrecht Anwendung.

Einen Antrag nimmt das Personalreferat entgegen.

§ 12 – Forschungs- und Lehrzulage

Bei Drittmittelprojekten privater Geldgeber, die grundsätzlich durch die Tutech Innovation GmbH verwaltet werden (§ 4 Abs. 10 dieser Satzung), ist nach den gesetzlichen Regelungen des Hamburgischen Besoldungsgesetz (zzt. § 39 HmbBesG) die Vereinbarung einer Forschungs- und Lehrzulage möglich.

Der/die Berechtigte zeigt der TUHH die vereinbarte Zulage an, damit diese von der Tutech Innovation GmbH eingezogen und von der Universität ausbezahlt werden kann.

§ 13 – Ethische Fragen

Die Beurteilung von ethischen Fragen bei Drittmittelvorhaben oder wissenschaftlichen Projekten obliegt der Expertise des Gremiums zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis und wird diesem zugeleitet. Auf Wunsch kann die interne Revision oder eine andere Person aus der Verwaltung beratend hinzugezogen werden.

§ 14 – Inkrafttreten

Diese Satzung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung an der TUHH in Kraft. Sie ersetzt die Satzung der TUHH zur Durchführung von Drittmittelprojekten vom 27. Februar 2008 sowie die Änderung der Drittmittelsatzung vom 21. November 2010.

Hamburg, den 01. 02. 2018

Technische Universität Hamburg-Harburg