Informationen zum Datenschutz bei Auswahlverfahren

Im Rahmen Ihrer Bewerbung verarbeitet die Freie und Hansestadt Hamburg (FHH) Ihre personenbezogene Daten. Mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat sich die Europäische Union der Vereinheitlichung der Regelungen über die Verarbeitung personenbezogener Daten angenommen. Wenn die FHH im Rahmen Ihrer Bewerbung personenbezogene Daten verarbeitet, bedeutet das, dass sie diese Daten zum Beispiel erhebt, speichert, verwendet, übermittelt, zum Abruf bereitstellt oder löscht.

Im Folgenden werden Sie darüber informiert, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, bei wem sie erhoben werden und was mit diesen Daten gemacht wird. Außerdem erfahren Sie, an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.

1. An wen können Sie sich bei Fragen oder Problemen wenden?

Fragen zum Stellenausschreibungsverfahren können an die Personalabteilung der ausschreibenden Dienststelle gerichtet werden. Die entsprechenden Kontaktdaten entnehmen Sie bitte der jeweiligen veröffentlichten Stellenausschreibung.

Falls Sie sich außerhalb eines Stellenausschreibungsverfahrens um eine Beschäftigung in einer Dienststelle der Freien und Hansestadt Hamburg bewerben oder beworben haben, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung der entsprechenden Dienststelle.

Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an die Datenschutzbeauftragte/den Datenschutzbeauftragten der ausschreibenden Dienststelle richten. Die Kontaktdaten können Sie ebenfalls der Stellenausschreibung entnehmen oder erhalten diese über die Personalabteilung der Dienststelle.

2. Für welchen Zweck werden Ihre Daten verarbeitet?

Für die Besetzung von Stellen werden Personalauswahlverfahren durchgeführt, um Diskriminierungsfreiheit und eine Bestenauswahl nach Eignung, Leistung und Befähigung sicherzustellen.

Für die rechtmäßige Entscheidungsfindung in der Personalauswahl werden personenbezogene Daten der Bewerberinnen und Bewerber benötigt und im Rahmen des Stellenbesetzungsverfahrens verarbeitet (§ 10 Abs. 1-3 HmbDSG i.V.m. § 85 Abs. 1 HmbBG). Zu dem von der jeweiligen Personalabteilung gesteuerten Prozess der Entscheidungsfindung gehören die schriftliche oder elektronische Kommunikation mit den Bewerberinnen und Bewerbern, die Bewertung der Bewerbungsunterlagen, die Beteiligung der Fachbereiche sowie Interessenvertretungen (Gleichstellungsbeauftrage, Schwerbehindertenvertretung, Personalrat) und ggf. weiterer Entscheidungsinstanzen (z.B. Personalamt, Bezirksaufsichtsbehörde), das Organisieren und Durchführen eignungsdiagnostischer Instrumente (z.B. Bewerbungsgespräche, Assessment-Center), das Auswerten der Ergebnisse der Eignungsdiagnostik, die Erstellung eines Abschlussvermerks sowie das Versenden von Absagen bzw. die Einstellung und das damit verbundene Anlegen einer Personalakte.

Unter besonderen Voraussetzungen werden im Rahmen von arbeitsmedizinischen Untersuchungen und/oder Sicherheitsüberprüfungen zusätzliche Daten erhoben (vgl. 5.).

3. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

  • persönliche Identifikations- und Kontaktangaben
  • Bewerbungsunterlagen
    • Anschreiben
    • Lebenslauf
    • Arbeitszeugnisse / Beurteilungen
    • Qualifikationsnachweise
    • Sonstige Zeugnisse
    • ggf. weitere Angaben in Bewerbungsformularen
    • ggf. weitere von Ihnen übermittelte Daten und Unterlagen
  • E-Mails bzw. Anschreiben im Rahmen der Bewerberkommunikation
  • durch Auswahlinstrumente gewonnene Informationen

Darüber hinaus werden ggf. personenbezogene Daten mit Ihrer Einwilligung bei Dritten erhoben. So kann bspw. Ihre Personalakte von Ihrer bisherigen Personalstelle bei Dienststellenwechsel/Abordnung oder bei Versetzung von einem anderen Dienstherrn bzw. aus einem anderen Bundesland angefordert werden.

4. Wie werden diese Daten verarbeitet?

Ihre eingereichten Bewerbungsunterlagen werden elektronisch gespeichert bzw. bei Unterlagen in Papierform in der ausschreibenden Dienststelle aufbewahrt. Ihre persönlichen Identifikations- und Kontaktdaten sowie für die Stelle relevanten Daten (vorhandene berufliche Erfahrungen, Qualifikationen und besondere Hinweise Ihrerseits) werden in ein Bewerbermanagementsystem bzw. elektronische Dokumente übertragen. Diese Daten werden durch die Bewertungen der Bewerbungsunterlagen ergänzt.

Im Falle eines Auswahlgesprächs oder anderer eignungsdiagnostischer Instrumente werden Teile Ihrer Antworten sowie Bewertungen Ihrer Antworten digital und/oder in Papierform dokumentiert, gespeichert und in das Bewerbermanagementsystem bzw. in elektronische Dokumente eingepflegt und Ihren Daten zugeordnet.

Im Rahmen der Auswahlentscheidung werden Ihre Identifikationsdaten zusammen mit dem Ergebnis der durchgeführten eignungsdiagnostischen Instrumente in einem Auswahlvermerk dokumentiert und gespeichert.

Ihre Daten werden vertraulich behandelt und nur im Rahmen dieses Bewerbungsverfahrens gespeichert und verarbeitet. Der Zugang zu den im Auswahlverfahren erhobenen Daten ist ausschließlich der ausschreibenden Dienststelle bzw. der zuständigen Personalabteilung, den an dem Auswahlprozess Beteiligten incl. den jeweiligen Interessenvertretungen gewährt.

Die im Bewerbungsprozess erhobenen Daten der Personen, die eingestellt werden, werden über die zuständige Personalabteilung in eine Personalakte eingefügt.

5. Unter welchen Voraussetzungen dürfen Ihre Daten weitergegeben werden?

Alle personenbezogenen Daten dürfen nur dann an andere Personen oder Behörden, öffentliche oder nicht-öffentliche Stellen übermittelt werden, wenn Sie dem zugestimmt haben oder die Übermittlung gesetzlich zugelassen ist.

Personalrat (PR)

Im Rahmen der Beteiligungsrechte des Personalrats nach dem Hamburgischen Personalvertretungsgesetz (HmbPersVG) werden dem Personalrat die für die Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlichen personenbezogenen Daten übermittelt. Art und Umfang der Beteiligung ergeben sich aus dem HmbPersVG. Dort ist unter anderem auch geregelt, dass Unterlagen mit personenbezogene Daten nach Abschluss des Mitbestimmungsverfahrens zurückzugeben oder zu vernichten sind (§ 78 Abs. 5 HmbPersVG).

Gleichstellungsbeauftragte (GB)

Zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben nach dem Hamburgischen Gleichstellungsgesetz (HmbGleiG) werden den Gleichstellungsbeauftragten der Dienststellen personenbezogene Daten offengelegt bzw. übermittelt. Die Gleichstellungsbeauftragten sind über alle anstehenden personellen, sozialen und organisatorischen Maßnahmen, die die Gleichstellung von Frauen und Männern und die Vereinbarkeit von Erwerbs- und Familienarbeit betreffen, zu unterrichten.

Schwerbehindertenvertretung

Die Schwerbehindertenvertretung ist in allen Angelegenheiten, die einen einzelnen oder die schwerbehinderten Menschen als Gruppe berühren, zu beteiligen. Daher werden ihr die zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben benötigten personenbezogenen Daten übermittelt. Art und Umfang der Beteiligung ergeben sich aus § 178 Sozialgesetzbuch Neuntes Buch (SGB IX).

Personalärztlicher Dienst (PÄD) / Arbeitsmedizinischer Dienst (AMD)

Im Rahmen der Überprüfung der gesundheitlichen Eignung vor der Einstellung (§ 10 Abs. 2 HmbBG) kann in einigen Fällen mit Ihrer Einwilligung eine Untersuchung durch den Personalärztlichen Dienst bzw. durch den arbeitsmedizinischen Dienst durchgeführt werden. Zu diesem Zweck erfolgt eine Übermittlung von Daten an den PÄD bzw. den AMD. Nach der ärztlichen Untersuchung wird das ärztliche Gutachten an die Einstellungsbehörde (§ 44 HmbBG) übermittelt.

Landeskriminalamt (LKA) / Landesamt für Verfassungsschutz

Im Falle einer Einstellung, die den Zugang zu einem Sicherheitsbereich im Sinne des §1 Abs.2 HmBSüGG bedeutet, wird mit Ihrer Einwilligung eine Sicherheitsüberprüfung durchgeführt. Hierzu werden Ihre Identifikationsdaten an das zuständige Landeskriminalamt (§34 HmbSüGG) bzw. an das Landesamt für Verfassungsschutz (§3 Abs.2) weitergeleitet. Die aus der Überprüfung gewonnenen, für den Zweck der Einstellung relevanten, Erkenntnisse werden von dem Landeskriminalamt bzw. von dem Verfassungsschutz an die einstellende Dienststelle weitergeleitet.

Im Falle einer Einstellung werden durch Ihre zukünftige Dienststelle weitere Daten verarbeitet. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie dort.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Spätestens nach Ablauf eines Jahres nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden alle Daten, die nicht für die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder die Umsetzung bzw. Versetzung benötigt werden, gelöscht. Diese Aufbewahrungsfrist ist für die Dokumentation des Verfahrens und möglicher daraus resultierender rechtlicher Bewertungsprozesse notwendig. Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen der Löschung entgegenstehen oder die weitere Speicherung zum Zwecke der Beweisführung erforderlich ist.

Schriftliche Bewerbungsunterlagen werden spätestens nach Ablauf dieser Frist an Sie zurückgesandt bzw. vernichtet.

7. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich aus den Artikeln 15 bis 18 und 21 DSGVO.

Recht auf Auskunft (Artikel 15 DSGVO)

Sie können Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen oder - im Falle einer Einstellung - Einsicht in Ihre Personalakte nehmen (§ 88 HmbBG, § 3 Abs. 6 TV-L). In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern.

Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO)

Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie unverzüglich eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

Recht auf Löschung/„Recht auf Vergessenwerden“ (Artikel 17 DSGVO)

Ob Sie die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen können, hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von der zuständigen Personalstelle zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO)

Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen.

Recht auf Widerspruch (Artikel 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen. Allerdings kann dem nicht nachgekommen werden, wenn der Verantwortliche zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen kann, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Recht auf Beschwerde (Artikel 77 DSGVO)

Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen. Dies ist die bzw. der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Die entsprechenden Kontaktdaten der bzw. des Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit lauten:

Hamburgischer Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Kurt-Schumacher-Allee 4
20097 Hamburg
Tel.: (040) 4 28 54 - 40 40
E-Mail: mailbox(at)datenschutz.hamburg.de
www.datenschutz-hamburg.de

Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten:

In einigen Fällen kann oder darf Ihrem Anliegen nicht entsprochen werden. Sofern Ihrem Anliegen aus gesetzlichen Gründen nicht entsprochen werden kann, wird Ihnen der Grund für die Verweigerung mitgeteilt.