In diesen FAQs wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei ausdrücklich mitgemeint, soweit es für die Aussage erforderlich ist.
1. Wann muss ein Honorar- oder Werkvertrag geschlossen werden?
Alle Arbeitsleistungen, die im Rahmen der Erledigung von Aufgaben der Universität - einschließlich Drittmittel geförderter Forschungsvorhaben - anfallen, sind grundsätzlich durch angestellte Mitarbeiter der Universität zu erbringen. Sollen kurzfristig und unterstützend Leistungen erbracht werden, die von Beschäftigten der TUHH nicht übernommen werden können, muss auf einen Honorar- oder Werkvertrag zurückgegriffen werden.
2. Unterschied zwischen Honorarvertrag und Werkvertrag:
Honorarvertrag | Werkvertrag |
---|---|
Dienstleistung in selbständiger Form (z.B. Coaching, Rechtsberatung, Erstellung eines Gutachtens) | Ablieferung eines selbständig zu erstellenden Werkes (z.B. Bau eines Gerätes) |
3. Was sind die Kennzeichen einer selbstständigen Tätigkeit?
Sozialversicherungsfrei oder –pflichtig?
Liegt eine Scheinselbständigkeit vor?
4. Mit wem muss ein Honorar- oder Werkvertrag abgeschlossen werden?
Der Vertrag wird zwischen der TUHH und einem selbständigen Einzelunternehmer geschlossen. Verwendung finden die Verträge u.a. bei:
Bitte sprechen Sie PV45 an, um Details zu besprechen.
5. Mit wem darf kein Honorar- oder Werkvertrag geschlossen werden? (Lesen Sie bitte auch Frage 3 Sozialversicherungsfrei oder –pflichtig? Liegt eine Scheinselbständigkeit vor?)
Mitarbeiter und ehemalige Mitarbeiter, die mit Arbeiten beauftragt werden sollen, die inhaltlich in Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit an der TUHH stehen oder standen, denn sozialversicherungsrechtlich wird davon ausgegangen, dass es sich ebenfalls um eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung handelt.
Der Auftragnehmer muss bei der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtung selbständig tätig sein und darf nicht in den Betrieb der Universität integriert sein bzw. werden. Da es gegen eine selbstständige Tätigkeit spricht, wenn der Auftragnehmer in den Arbeitsbetrieb der TUHH eingebunden ist, darf er grundsätzlich nicht in den Räumen der Universität arbeiten.
6. Muss auch bei den Verträgen das Vergaberecht beachtet werden?
Ja.
7. Was muss ich tun um einen Honorar- oder Werkvertrag auf den Weg zu bringen?
Bitte in chronologischer Reihenfolge:
1. Leistungsbeschreibung (Beschreibung der auszuführenden Arbeiten)
2. Einholung der Angebote (zzgl. Begründung bei weniger als 3 Angeboten)
3. Die Bedarfsmeldung für freie Mitarbeit ausfüllen
8. Muss bei einem Honorar- oder Werkvertrag ein Einkaufswagen im SRM angelegt werden?
9. Was passiert nach der Eingabe meines Einkaufswagens in SRM?
10. Wie und wann erhält der Auftragnehmer sein Geld?
Die Auszahlung der vereinbarten Vergütung kann nur auf der Grundlage einer spezifizierten Rechnung erfolgen, aus der der Umfang der erbrachten Leistungen ersichtlich ist. Folgende Angaben müssen auf der Rechnung aufgeführt sein:
11. Wann darf ein Auftragnehmer mit seiner Arbeit beginnen?
Erst wenn alle 3 Unterschriften geleistet wurden. Unterschrieben wird der Vertrag von PV45, dem PSP-/Kostenstellenverantwortlichen und dem Auftragnehmer.
12. Darf der Vertrag digital unterzeichnet werden?
Nein. Alle Parteien müssen im Original unterzeichnen.
Ein Scan geht per Mail danach an PV45.
13. Muss aus dem Angebot des Auftragnehmers hervorgehen ob er umsatzsteuerpflichtig ist oder nicht?
Ja. Die Umsatzsteuer muss ausgewiesen werden.
Ausnahmefälle: Befreiung gem. § 19 UStG / Kleinunternehmer
Befreiung gem. § 18 EStG / Freiberufler
14. Wer unterzeichnet die Verträge?
PV 45, der PSP-/ Kostenstellenverantwortliche und der Auftragnehmer.
15. Was ist zu tun, wenn sich während der Vertragslaufzeit etwas ändert?
16. Wann muss eine Änderungsvereinbarung getroffen werden?
Sind Sie unsicher, ob ein änderungspflichtiger Grund vorliegt, melden Sie sich bitte bei PV45.
17. Ist der Auftragnehmer versichert?
18. Wie werden anfallende Reisekosten abgerechnet?
Reisekosten müssen unbedingt vor Erstellung des Vertrages und der Auftragserteilung mit Ihrem Sachbearbeiter bei PV42 besprochen und genehmigt werden. Ob und wie Reisekosten im Einzelfall abgerechnet werden können (Zuwendungsbescheid, Mittelgeber, Antrag, Hamburgisches Reisekostengesetz), kann nur PV42 beantworten.
Kontakt/ Hilfe bei Honorar- und Werkverträgen
Petra Krebs
+49 40 42878-3343
Vanessa Döhring
+49 40 42878-4098
Finanz- und Rechnungswesen
Zentraler Einkauf – PV45
Schloßmühlendamm 32
21073 Hamburg
Sie erreichen uns auch per E-Mail, dazu schreiben Sie bitte an unser Funktionspostfach: beschaffung(at)tuhh(dot)de