FAQs Bestellplattform/ SAP SRM

In diesen FAQs wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei ausdrücklich mitgemeint, soweit es für die Aussage erforderlich ist.

  1. Wie erhalte ich einen SRM Zugang zur Bestellplattform für neue Mitarbeiter/innen?
    Füllen Sie den Vordruck „Unterschriftsberechtigung“ (PDF) mit den Angaben Ihrer benötigten Berechtigungen aus und schicken diesen, vom Mittelverantwortlichen unterschrieben, an beschaffung(at)tuhh.de.
  2. Wie erhalte ich als neues Institut Zugang zur SRM Bestellplattform?
    Die Ersteinrichtung erfolgt durch den Zentralen Einkauf. Nehmen Sie hierfür Kontakt mit Frau Sommer auf. Sie bespricht mit Ihnen das weitere Vorgehen.

    S. Sommer
    Tel.: +49 40 42878-3266

    E-Mail: s.sommer(at)tuhh.de
  3. Wie melde ich mich auf der SRM Bestellplattform an?
    Sie erhalten Zugang zur Bestellplattform, unter Verwendung Ihrer Anmeldedaten, über das Serviceportal der Stadt Hamburg.
    https://serviceportal.hamburg.de/HamburgGateway/Service/Entry/SAPS
  4. Wie kann ich weitere Berechtigungen bzw. PSP-Elemente einrichten lassen?
    Den Vordruck zur Unterschriftsberechtigung (PDF)  ausgefüllt und vom Mittelverantwortlichen unterschrieben an beschaffung(at)tuhh.de schicken.
    Wichtig:
    • Angabe Kontierungselement (PSP-Element bzw. Kostenstelle)
    • Angabe der Berechtigungen für die genannten User
    • Angabe zuständige/r Sachbearbeiter/in PV42
  5. Werden Schulungen zur Nutzung der Bestellplattform angeboten?
    Für die Anforderer/Innen werden regelmäßig Schulungen zur Nutzung der Bestellplattform angeboten.
    Eine Anmeldung zur Schulung können Sie unter folgendem Link vornehmen:
    https://intranet.tuhh.de/anmeldung/srm_schulunge1
    Zudem finden Sie unter der Struktur von PV45 im Unterpunkt „SRM-Anleitungen/FAQ´s“ Handbücher zum Nachschlagen und Videos zu einzelnen Themen.
  6. Wie kann ich mein Passwort ändern?
    Nutzen Sie im Anmeldefenster den Button „Passwort vergessen?

  7. Was bedeutet „Persönliche Standardeinstellungen ändern“?
    Hier können Sie, bevor Sie mit dem Einkaufen beginnen, Ihre persönlichen Standardeinstellungen pflegen. Wie z.B. die Kontierung oder die Lieferadresse. Die Änderungen werden dann für jede Position der Einkaufswagen der aktuellen Sitzung automatisch übernommen.
    Achtung:
    Die Standardeinstellung bleibt nur für die aktive Anmeldezeit bestehen, d.h. sobald Sie sich abmelden, werden die gesetzten Einstellungen wieder zurückgesetzt und müssen nach erneuter Anmeldung wieder eingegeben werden.
  8. Wenn ich den gewünschten Artikel nicht finde?
    Sofern Sie den gewünschten Artikel in keinem Katalog finden, nutzen Sie die Freitextanforderung.
  9. Wie kann ich Anlagen beifügen?
    In den Positionsdetails können Sie unter „Notizen und Anlagen“ Ihre Dokumente hochladen.
  10. Erhalte ich eine Benachrichtigung, wenn der Einkaufswagen genehmigt wurde?
    Nein. Benachrichtigt werden Sie nur, wenn der Einkaufswagen teilweise oder vollständig abgelehnt wurde.
  11. Erhalte ich eine Benachrichtigung, wenn der Einkaufswagen beim Lieferanten bestellt wurde?
    Nein. Sie können in der Historie den aktuellen Status einsehen. Dazu öffnen Sie den Einkaufswagen und klicken in den Positionsdetails auf den Reiter „zugehörige Belege“. Hier sehen sie den aktuellen Bearbeitungsstand und finden u.a. auch die „46xxxxxxxx“ Bestellnummer als Backend-Belegnummer.
  12. Kann der Einkaufswagen nach dem Abschicken noch verändert werden?
    Nachdem der Einkaufswagen an die oder den Mittelverantwortlichen (Genehmiger/In) geschickt wurde, kann dieser noch bearbeitet (zurückgerufen) werden.
    Sobald der Einkaufswagen genehmigt wurde, können keine Änderungen mehr vorgenommen werden.
    Bitte nehmen Sie dann Kontakt mit Ihrem Zentralen Einkauf auf.
  13. Ich habe meinen Einkaufswagen gesichert. Wo finde ich ihn wieder?
    Eine Übersicht Ihrer Einkaufswagen (sowohl gesicherte, als auch im Genehmigungsprozess befindliche und genehmigte) finden Sie auf Ihrer SRM-Startseite unter „alte Einkaufswagen und Vorlagen“.
  14. Warum ist mein Einkaufswagen nicht mehr zu sehen?
    • Prüfen Sie, ob Sie im richtigen Arbeitsbereich befinden.
    • Überprüfen Sie die Kriterienschnellpflege, sind hier Eingaben hinterlegt löschen Sie diese und gehen auf übernehmen.
    • Gehen Sie auf AKTUALISIEREN
  15. Wann findet eine Mittelreservierung statt?
    Sobald der Einkaufswagen im Zentralen Einkauf bearbeitet wird findet die Mittelbindung im System statt.
    In den Positionsdetails unter dem Reiter „zugehörige Belege finden Sie dann die Bestellanforderungsnummer „500xxxxx“ als Backend-Belegnummer.
  16. Ich habe die Lieferung/ Leistung erhalten. Was mache ich mit dem Lieferschein?
    Nach Erhalt der Lieferung/ Leistung bestätigen Sie bitte umgehend den Wareneingang im SRM System. Der Lieferschein kann für die eigenen Unterlagen bei Ihnen verbleiben.
  17. Kann ich als Anforderer/In einen Vertreter einrichten?
    Es empfiehlt sich mit Teameinkaufswagen zu arbeiten, mit Hilfe der Teameinkaufswagen ist keine weitere Vertreterregelung nötig, da alle autorisierten Anforderer/Innen berechtigt sind den Einkaufswagen zu bearbeiten.
  18. Wie richte ich ein Team für den Teameinkaufswagen ein?
    Eine genaue Anleitung entnehmen Sie der PDF.
  19. Warum finde ich die Personalisierung nicht?
    Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an den zentralen Einkauf. beschaffung(at)tuhh.de
  20. Warum kann ich meine Vertreter für den Teameinkaufswagen nicht mehr sehen?
    Durch bestimmte Tastenkombinationen können Felder ausgeblendet werden. Eine Beschreibung, wie Sie diese
    wieder einblenden können entnehmen Sie der PDF.
  21. Ist es möglich einen Einkaufswagen im Nachhinein zu einem Teameinkaufswagen zu machen?
    Nein. Diese Entscheidung muss vor dem Versand an den Genehmiger getroffen werden.
  22. Welche Vorgänge können nicht mit SRM erfasst werden?
    Barauslagen bzw. Erstattungen an PrivatpersonenDienstreisenLehraufträge/Gastvorträge
  23. Können weitere Kataloge angeschlossen werden?
    Sofern ausreichend Bestellungen über einen Lieferanten laufen (die Prüfung wird im Zentralen Einkauf vorgenommen), kann der Zentrale Einkauf mit dem Lieferanten Kontakt aufnehmen und eine Anbindung an das System vorschlagen.
    Sollte also ein Katalog fehlen, wenden Sie sich zunächst an den Zentralen Einkauf.
  24. Können Plattformen wie Amazon oder Mercateo angeschlossen werden?
    Nein. Der Anschluss von Bestellplattformen ist nicht möglich.
  25. Welche technischen Vorrausetzungen sind erforderlich?
    Bitte verwenden Sie ausschließlich den Microsoft Internet Explorer oder den Microsoft Edge.
    Andere Browser werden nicht vollumfänglich unterstützt, wodurch es zu einer fehlerhaften Prozessverarbeitung kommen kann.
    Aktuell funktioniert die Bestellplattform nur auf „Deutsch“ fehlerfrei, es wird an einer Umsetzung in englischer Sprache gearbeitet.

Kontakt SAP SRM-Team

Bei Fragen, Wünschen und Anregungen wenden Sie sich gerne an

Susanne Sommer
+49 40 42878-3266

Heike Herder
+49 40 42878-3212

Christian Wähner
+49 40 42878-3323

Finanz- und Rechnungswesen
Zentraler Einkauf – PV45
Schloßmühlendamm 32
21073 Hamburg

Sie erreichen uns auch per E-Mail, dazu schreiben Sie bitte an unser Funktionspostfach: beschaffung(at)tuhh.de

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