Ablauf ERASMUS Praktikum

Teil 1 - Praktikumsplatz suchen

Ab 1 Jahr vor Ihrem gewünschten Start

Informationen und Tipps

  1. Besuchen Sie bitte den nächsten Infovortrag des International Office zum Thema Praktikum im Ausland. Besorgen Sie sich im Netz oder im International Office die DAAD-Broschüre "Praktikum im Ausland. So läuft das – Fakten und Tipps". Bitte studieren Sie gleichzeitig die Informationen zu Praktikum im Ausland auf der Website des International Office so wie der Praktikawebsite des DAAD (daad.de/ausland/praktikum).
  2. Tipps und Beratung zur Praktikumsplatzsuche und weiteren zu beachtenden Aspekten der Organisation erhalten Sie während der Sprechzeiten im International Office bei Frau Neumann. Sie sollten dazu den Infovortrag vorher gehört und die DAAD-Broschüre gelesen haben. Wenn Sie ein Pflichtpraktikum im Ausland ableisten wollen, wenden Sie sich bitte vorher auch an Ihr zuständiges Praktikantenamt (auch wenn es nicht um ihr Grundpraktikum geht, finden Sie ihr Praktikantenamt unter diesem Link in der Tabelle) um die Voraussetzungen einer Anerkennung als Pflichtleistung zu klären.
  3. Sollten Sie bereits einen Praktikumsplatz haben, kommen Sie dennoch in die Sprechstunde um gegebenenfalls noch offene Frage zu klären (Versicherung, Status, etc.). An Einiges haben Sie evtl. selbst noch nicht gedacht.
  4. Wenn Sie eine Platzzusage haben, klären Sie bitte den genauen Zeitraum, die Bezahlung oder andere geldwerte Vergütungen (Mietzuschuss, Mietübernahme, Monatskarten öffentlicher Verkehr o.Ä.). Lassen Sie sich dies bitte per Email bestätigen, falls Ihnen das nicht schon als Praktikumsvertrag vorliegt.

 Teil 2 - Bewerben für den Erasmus-Zuschuss

Spätestens 11 Wochen vor Ihrem ersten Arbeitstag

Starten Sie Ihre Online-Bewerbung für den Erasmus Traineeship-Zuschuss über den Link zum Onlineformular, welches Teil Ihrer Bewerbung in unserer Austauschdatenbank Mobility-Online ist.

Erasmus Praktikum (SMP) Online-Bewerbung - Deutsch

Erasmus Internship (SMP) Online Application - English

Ablauf Online Bewerbung

Nach Aufrufen des Links werden Sie zunächst umgeleitet zur Authentifizierung über Shibboleth mit regulären Campus-kennung und Passwort.
Nach Ausfüllen und Absenden des Onlineformulars erhalten eine Bestätigungsemail mit einem anderen Link, über den Sie sich direkt in Mobility-Online einloggen können um Ihre soeben angelegte Bewerbung dort aufzurufen und zu vervollständigen.
Die Übersicht der zu erledigenden Schritte in Mobility-Online nennt sich Workflow. Der Link zum Ausführen eines jeweiligen Workflowschrittes erscheint erst, wenn der vorherige Schritt erledigt wurde. Einige Schritte haben nur Anzeige-Funktion, da diese durch das International Office erledigt werden (bspw der Schritt „Zusage per Email, inkl. Vorlage Learning Agreement von International Office versandt.“)

Unter anderem werden wir Sie um folgende Dokumente bitten:

    • Befürwortung des Fachbereichs (Formulardownload + Upload)
    • Motivationsschreiben (Orientierungshilfe Download + Upload)
    • Europass Lebenslauf (Template unter europass, dann Upload)
    • formlose Bestätigung Arbeitgeber, inkl. Zeitraum, Gehalt etc. (Upload)
    • Immatrikulationsbescheinigung (Upload)

Spätestens 10 Wochen vor Ihrem ersten Arbeitstag sollten Sie den letzte Upload Ihrer Bewerbung erledigt haben. Erst nach dem letzten Upload gilt Ihre Bewerbung als vollständig und eingereicht

Teil 3 - Vertragsabwicklung & erste Ratenzahlung

Das International Office prüft die Erfüllung der Förderungskriterien und erteilt eine Zusage per Email mit Angabe der Fördersumme und einer Kurzübersicht über die notwendigen Vertrags-Dokumente. Im Anhang der Email befinden sich: Learning Agreement for Traineeships, Anleitung für das Learning Agreement, ERASMUS+ Charta für Studierende. Alle weiteren benötigten Dokumente, bzw. notwendige Angaben, Up- und Downloads finden Sie im Workflow in Mobility Online.

Rechtzeitig vor vereinbartem Praktikumsbeginn

Learning Agreement

In dem Formular Learning Agreement (Word-Dokument im Emailanhang) Angaben an markierten Stellen ergänzen, als Word-Dokument mit Bitte um Vervollständigung, Ausdruck, Unterschrift und Rücksendung im Original oder guten Scan (je nach Zeit) an den Arbeitgeber senden. Bitte Ausfüllhinweise dazu beachten und auch dem Arbeitgeber zukommen lassen. Nach Rücksendung holen Sie dann die Unterschrift aus dem Fachbereich ein von der Person, die Sie bereits zuvor befürwortet hat, und unterschreiben zuletzt selbst.

Ca 2-3 Wochen vor Praktikumsstart

Sprachtest und Sprachkurs

Sie bekommen eine automatische Email-Einladung aus dem OLS Language Tool für Ihren Online-Sprachtest der angegebenen Arbeitssprache. Bitte zügig durchführen. Das International Office kontrolliert die Ausführung. Das Ergebnis hat keinen Einfluss auf Ihre bereits erhaltene Förderzusage. Bei einem Ergebnis unter B2, teilt Ihnen OLS automatisch einen verpflichtenden Online-Sprachkurs in der Testsprache zu. Bei einem Ergebnis von B2 oder darüber, können wir Ihnen eine Lizenz für einen freiwilligen Online-Sprachkurs entweder in der Testsprache oder, falls abweichend, in der Landessprache anbieten und zuteilen. Einmal zugeteilt, ist die Teilnahme am jeweiligen Onlinesprachkurs verpflichtend. Die Mindestzeit, die Sie damit verbringen müssen, ist nicht fest geregelt. Im Grant Agreement steht lediglich: „make the most out of it“.

Spätestens 1 Woche vor vereinbartem Praktikumsbeginn

Grant Agreement

In Mobility Online runterladen, 2x ausdrucken, unterschreiben, in Sprechstunde abgeben oder in Briefkasten Geb. E Foyer einwerfen.

Spätestens 1 Tag vor vereinbartem Praktikumsbeginn

Versicherungsnachweis

Siehe Grant Agreement, Artikel 5, nachreichen und per Email an Sarah Neumann schicken.

Unterschriebenes Learning Agreement

Im Original oder als guten, komplett lesbaren, klaren Scan einreichen. Kopie verbleibt im International Office, das Original geht zurück an Sie.

Die erste Rate über 80% der berechneten Gesamtförderung können wir erst nach Eingang der confirmation of arrival und Durchführung des Sprachtests anweisen. Mit einem Geldeingang auf Ihrem Konto können Sie ca. 2 Wochen (10 Arbeitstage) nach dem Eingang Ihrer confirmation of arrival rechnen. Sollten Sie bis dahin keinen Eingang feststellen können, melden Sie sich bitte per Email.

Teil 4 - Praktikumsende, Berichte, zweite Ratenzahlung

Kurz vor Ende Ihres Praktikums

Traineeship Certificate

Von Ihrem Arbeitgeber ausstellen lassen (Vorlage=Learning Agreement for Traineeships, Abschnitt „After the Mobility“). Das Traineeship Certificate erfüllt 2 Funktionen: es bestätigt die Daten Ihres tatsächlichen Aufenthaltes und funktioniert zudem ähnlich wie ein Praktikumszeugnis. Sollten Sie ohnehin ein detailliertes Praktikumszeugnis erhalten, in dem die inhaltlichen Fragen aus dem Traineeship Certificate beantwortet werden, reicht es im Traineeship Certificate die Kopfdaten auszufüllen, zu unterschreiben und in den entsprechenden Frage-Feldern auf die beigefügte Kopie Ihres Praktikumszeugnisses zu verweisen (i.e. „see attachment“). Lassen uns eine Kopie oder einen guten Scan zukommen – bitte kein Foto. Sollte der auf dem Traineeship Certificate bestätigte Praktikumszeitraum kürzer sein als im Grant Agreement vereinbart, werden wir die Gesamtfördersumme entsprechend nachberechnen und die 2. Rate anpassen. (Mindestaufenthaltszeitraum von 60 Kalendertagen!) Sollten Sie dann bereits mit der ersten Rate zu viel Geld erhalten haben, fordern wir diese entsprechende Summe zurück.

EU-Survey

Sie erhalten eine automatische Email-Aufforderung aus EU-Datenbank MT+ mit dem Link zum EU-Survey, dem EU-Online-Erfahrungsbericht (multiple choice). Die Einreichung sehen wir online. Bei survey-Fragen zur Anerkennung bitte unbedingt Punkt 16 beachten! 

2. Sprachtest

Sie erhalten eine automatische Email-Einladung aus OLS Language Tool. Bitte zügig durchführen. Das Ergebnis hat lediglich eine statistische Relevanz bzw möchte die EU wissen in welchem Maß ein Auslandsaufenthalt Fremdsprachenkompetenz fördert. 

Feedback und Erfahrungen

(Workflow-Schritt in Mobility-Online mit Fragebogen)- wir bitten Sie zum einen um Rückmeldung zu Ihrer Zufriedenheit mit dem Praktikum und Ihrer Betreuung, zum anderen um hilfreiche Hinweise und Tipps für Ihre Kommilitoninnen und Kommilitonen. Ihre Antworten können dann auf der Website eingebunden über Mobility-Online anonymisiert für interessierte Studierende der TUHH zur Verfügung gestellt werden.

Nach Erhalt der Dokumente und Ergebnisse weisen wir Ihre 2. Rate an.

Aufnahme ins Transcript of Records & Diploma Supplement

Im Anschluss kümmern wir uns um die Anerkennung Ihres Praktikums indem wir Ihr Traineeship Certificate an das Prüfungsamt weiterleiten mit der Bitte um Übernahme bzw Eintragung Ihres Praktikums in Ihr Transcript of Records (i.e. Leistungsübersicht) und Ihr Diploma Supplement (i.e. Teil Abschlussunterlagen). Bitte beachten Sie, dass diese Anerkennung nicht gleich ist mit einer Anerkennung einer Pflichtleistung. Die meisten Auslandspraktika sind freiwillige Praktika und stellen somit eine Zusatzleistung ohne ECTS dar. Die TUHH stellt dennoch eine Anerkennung dieser Zusatzleistung sicher, indem Ihr Praktikum gesondert, schriftlich in Ihren Abschlussunterlagen festgehalten wird. Sollte Ihr Auslandspraktikum ein Pflichtpraktikum sein, wenden Sie sich nach Praktikumsende bitte zusätzlich an Ihr Praktikantenamt um sich um die Anerkennung Ihrer Pflichtleistungen zu kümmern.  

Abbruch & Verlängerung

Abbruch

Bei Abbruch eines Praktikums muss die gesamte bisherige Förderung zurückgezahlt werden, wenn der Mindestaufenthaltszeitraum von 60 Kalendertagen nicht erfüllt ist. Ausnahmen sind sogenannte „Gründe höherer Gewalt“ (Bsp. Naturkatastrophe, Todesfälle, Krankheit, etc.), die mit dem DAAD abgesprochen werden müssen. Sollten solche Gründe vorliegen oder der Mindestzeitraum erfüllt und ein nachvollziehbarer Grund für eine Praktikumsverkürzung vorliegen, kann die Summe in der Berechnungshöhe des bereits geleisteten Praktikumszeitraums behalten werden. Der Rest muss zurückgezahlt werden. 

Verlängerung


Spätestens 1 Monat vor ursprünglich geplantem Praktikumsende

Sollten Sie Ihr Praktikum verlängern wollen, beantragen Sie die Verlängerung bitte per Email. Der Arbeitgeber bestätigt die Verlängerung ebenso per Email mit Angabe des neuen Enddatums. Sollten noch Gelder vorhanden sein, können wir Ihnen für die Verlängerung eine Förderung bewilligen. Wenn die Gelder bereits aufgebraucht sind, haben wir lediglich die Möglichkeit Ihnen eine sogenannte zero-grant Förderung anzubieten, was bedeutet, dass der Praktikumszeitraum offiziell in die ERASMUS-Vereinbarung inkludiert wird und somit die rechtlichen Rahmenbedingungen für den Zeitraum der Verlängerung fortbestehen, Sie aber keine weitere finanzielle Förderung mehr erhalten.

Richtig Scannen

Bitte laden Sie keine Fotos Ihrer Dokumente hoch sondern richtige, gute Scans.
Tipps: PC-Magazin
Scanner finden Sie oft in Multimedia- / IT-Userzentren und Bibliotheken – sicher auch an Ihrer Gasthochschule. Fragen Sie doch einfach mal Ihre Kommilitoninnen und Kommilitonen oder das Bibliothekspersonal. Copyshops bieten diesen Service auch manchmal an. An der TUHH können Sie in der Bibliothek und im Rechenzentrum (User Service Center) scannen.