Einrichten von Outlook [1] (EAS/IMAP) an der TUHH

Wir beschreiben hier, wie man an der TUHH Outlook konfigurieren muss, damit dieser Client per ExchangeActiveSync (EAS) auf Kalender, Aufgaben sowie Kontakte zugreifen kann, die über den SOGo-Server verwaltet bzw. vermittelt werden.

Aus den unter[2] beschriebenen Gründen, kann es problematisch sein, Outlook mittels EAS mit dem SOGo Server zu synchronisieren. Allerdings braucht man dazu im Falle von Outlook 15 (Office 2013) keine weitere Software zu installieren. Das ist der Hauptvorteil dieser Konfiguration. Im Vergleich zu einer reinen Microsoft-Lösung in Verbindung mit einem Exchange-Server ergeben sich ein paar Unterschiede.[3]

systemsteuerung-emailZunächst öffnet man in der Systemsteuerung den Ordner E-Mail

Danach erstellt man ein neues Profil für E-Mail:

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  • Man sollte für jedes neue Profil einen eindeutigen Namen verwenden. Falls einmal ein Profil gelöscht wurde, verwenden sie diesen Namen auf keinen Fall wieder.

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  • Das EAS Profil muss man manuell konfigurieren !

 altMan wählt ein Outlook.com oder Exchange ActiveSync compatible Gerät

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  1. Dieser Name wird später im From-Feld der E-Mails sichtbar sein
  2. hier wird ihre gültige E-Mail-Adresse eingetragen (bitte nicht diese hier einfach abschreiben).
  3. Der EAS-Server wird hier angegeben (eas.sogo.tuhh.de)
  4. Ihr Login-String wird hier angegeben (bitte nicht diesen hier einfach abschreiben).
  5. Das zum Login-String gehörige Kerberos-Passwort wird hier angegeben.
  6. Aus den Gründen, die in der Footnote beschrieben sind, sollte man hier auf eine komplette Synchronisation der E-Mails verzichten. Wir konfigurieren nachher den Zugriff auf die E-Mails per IMAP gesondert.

Nach erfolgreichem Test sollte man den Zugriff auf die E-Mails per IMAP konfigurieren. Dazu öffnet man falls notwendig in der Systemsteuerung nochmals den E-Mail-Ordner.

systemsteuerung-email

 

In dem vorhandenen EAS-Profil, das wir gerade angelegt haben, konfigurieren wir jetzt einen neuen Account.

systemsteuerung-email

Wählen sie "Neu" -> "E-Mail" -> "Next"

systemsteuerung-email

 

Den Account muss man manuell konfigurieren. Die automatische Konfiguration funktioniert hier u.U. fehlerhaft.

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Als nächstes wählt man die Art des Accounts aus. Wir wollen einen IMAP-Account innerhalb des EAS-Profiles erstellen.

 

Daher hier entsprechend auswählen.

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Die Erstellung/Konfiguration des Accounts in zwei Schritten sieht dann so aus:

 

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  1. Dieser Name steht später in den E-Mails im From-Feld
  2. Hier ihre gültige E-Mail-Adresse an der TUHH eintragen.
  3. Wählen sie IMAP und nicht etwa POP als Protokoll aus.
  4. Die Nachrichten sollen von diesem Server gelesen werden.
  5. Und die Nachrichten sollen an diesen Server gesendet werden.
  6. Dies ist der Benutzername auf dem Server (Ihr Login-String - bitte nicht diesen einfach abschreiben).
  7. Das Kerberos-Passwort muss zu dem Login-String passen.
  8. Hier sollte man überlegen, ob wirklich alle E-Mails synchronisiert werden sollen. Je grösser das Datenvolumen ist, desto mehr macht hier eine Einschränkung des Zeitraumes Sinn. Sie können auch auf E-Mails ausserhalb des Zeitintervalles zugreifen, haben diese aber dann nicht im offline Zugriffe.
  9. Es müssen noch weitere Einstellungen in einem zweiten Schritt vorgenommen werden. Daher hier nicht einfach auf 'Next' klicken.
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  1. General Settings für den IMAP-Account
  2. Diese Bezeichnung taucht in Outlook im Ordner-Baum auf. Man könnte sie hier auch anders nennen.
  3. Die Organisation zu nennen, ist nicht unbedingt notwendig. Es macht die Dinge oft übersichtlicher.

 

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  • Für den ausgehenden (SMTP) Server der TUHH (mail.tu-harburg.de) muss hier angegeben werden, das die Angaben zu Benutzer und Passwort die gleichen sind, die für den Post-Eingangsserver gelten.

 

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  1. Die erweiterten Einstellungen für einen IMAP-Account
  2. Für den Posteingang unbedingt SSL wählen.
  3. der Port 993 ist für IMAPs reserviert und daher an die Auswahl SSL gekoppelt.
  4. Für ausgehende E-Mails wird TLS bevorzugt.
  5. der Port 587 sollte in Verbindung mit TLS eingestellt werden.
  6. Die Konfiguration ist damit abgeschlossen. Es bleibt nur auf 'OK' zu klicken.

Man sollte nach erfolgter Konfiguration noch einen Verbindungs-Test machen. Das geschieht aber an dieser Stelle automatisch:

 

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  1. Nachdem man an dieser Stelle angekommen auf 'Next' gelickt hat, läuft ein automatischer Test der Konfiguration ab.
  2. Sowohl die Anmeldung am Posteingang-Server, als auch das Versenden einer Testnachricht über den Postausgangs-Server sollten ohne Weiteres funktionieren.

 

Hiermit ist die Konfiguration abgeschlossen. Man kann nun Outlook aufrufen und verwenden.

 

 


1 Wir verwenden hier Outlook in der Version 15 (Z.B. in Office 2013 enthalten)

2 SOGo verwaltet selber Kalender, Aufgaben sowie Kontakte für die Anwender. Die E-Mails werden auf dem IMAP-Server der TU verwaltet. Der SOGo-Server vermittelt hier lediglich. Der Mailserver der TUHH wird seit jeher gerne als "Archiv" für E-Mails und Attachments zweckentfremdet. Solange die normalen Speicherplatz-Quoten schneller wachsen, als die dort gehorteten Nachrichten, ist das im Prinzip zwar nicht optimal, aber tollerierbar. Ein Problem ergibt sich jetzt jedoch, wenn man mittels Outlook und EAS die Daten synchronisieren möchte. Die Kalender/Aufgaben/Kontakte nehmen dabei einen vergleichsweise kleinen Anteil an der Datenmenge ein. Die E-Mail-Archive zu synchronisieren, dauert hingegen oft besonders lange und ist auch sonst aufwändig. Diese E-Mail-Daten werden mittels EAS vollständig in einem Datencache auf dem Client kopiert. Daher sollte man bei der Eintrichtung von EAS eine zeitliche Begrenzung für E-Mails einstellen und für die E-Mail-Archive ansonsten den Zugriff per IMAP (hier beschrieben) bevorzugen. Der Zugriff auf die E-Mails per IMAP ist erprobt und der Synchronisation per EAS unserer Ansicht nach in vielerlei Hinsicht überlegen.

3 Bei Verwendung von ExchageActiveSync (EAS) zur Synchronisation mit dem SOGo-Server gelten folgende Einschränkungen.

  1. Es ist nicht möglich, über EAS Access Controll Lists (ACLs) zu verwalten. Dazu benutzen Sie bitte das Web-Interface.
  2. Es ist nicht möglich, über EAS fremde, freigegebene Ordner zu abonnieren. Dazu benutzen Sie bitte das Web-Interface.
  3. Es ist nicht möglich, über EAS neue Ordner anzulegen. Auch dazu müssen Benutzer das Web-Interface verwenden.
  4. Um fremde, freigegebene Ordner abonnieren zu können, muß der Grantor dem Grantee spezielle Rechte einräumen (Schreib/Leserecht). Dies gilt für SOGo bis Version 3.2.4 - das Schreibrecht soll irgendwann in einer späteren Version nicht mehr notwendig sein, um einen freigegebenen Ordner abonnieren zu können.