Wo findet man das Web-Interface von SOGo@TUHH

Die Webseite des SOGo-Kalenders an der TUHH findet man unter

https://sogo.tuhh.de/SOGo/

SOGo löst bei uns den in die Jahre gekommenen Oracle Calendar ab. Anders als bei alten Oracle Calendar kann SOGo aber auch auf E-Mails zugreifen. Es bietet also den Zugriff auf Kalender, Adressen und E-Mails. Wir beschreiben hier exemplarisch die Arbeit mit dem Kalender-Modul. Das meißte gesagte gilt auch für Aufgaben und Adressbücher ganz ähnlich.

Am SOGo-Web-Interface anmelden

 

 

Geben sie ihren

  1. Login-String und
  2. das zugehörige Kerberos-Passwort

ein und klicken 3. auf anmelden.

Erste Ansicht von SOGo@TUHH (GUI)

Man bekommt das Web-Interface für E-Mails zu sehen, wobei man das unter den Benutzereinstellungen ändern kann. Jeder Anwender kann für sich selber entscheiden, welches SOGo-Modul er hier als erstes sehen möchte. Diese Einstellungen werden weiter unten beschrieben.

  1. Der Bereich zeigt an, wer am SOGo-Server angemeldet ist. Das kleine Zahnrad steht für Einstellungen bezüglich dieses Anwenders zur Verfügung, die weiter unten erklärt werden.
  2. Hier wird das derzeitige Datum angezeigt.
  3. Hier kann man zwischen den SOGo-Modulen für E-Mail, Adressbuch und Kalender umschalten. Der letzte Eintrag dient dazu, sich vom Server abzumelden. Damit wird die Sitzung beendet. Wenn man dann weiter arbeiten möchte, muss man sein Passwort wieder eingeben.
  4. Hier klicken, um eine neue E-Mail bzw. einen neuen Termin/Aufgabe oder Adressbucheintrag je nach aktivem Modul zu erstellen.

2. Wählen sie die Kalenderansicht aus den Modulen unter Punkt 3

  1. In diesem Bereich kann man sehen, unter welchem Account man angmeldet ist. Das Zahnrad dient dazu, das man als Benutzer seine eigenen Einstellungen machen kann.
  2. In diesem Bereich wird das Datum angezeigt.
  3. In diesem Bereich wählt man eines der Module für E-Mail, Kalender oder Adressbücher. Hier ist jetzt das Kalender-Modul ausgewählt.
  4. In diesem Bereich werden ihre Kalender angezeigt. Mit dem Plus-Zeichen können sie sich beliebig viele weitere Kalender anlegen lassen.
  5. In diesem Bereich werden ihnen Kalender angezeigt, die sie abonniert haben und auf die also ein anderer Benutzer ihnen mindestens Leserechte gegeben hat.
  6. In diesem Bereich können sie per WebDAV oder auch CalDAV Kalender aus dem WWW abonnieren. Dazu dient das Plus-Zeichen.
  7. In diesem Bereich werden die Daten in übersichtlicher Form aufgelistet.
  8. Dieser Bereich ist spezifisch für die Kalenderansicht. Hier kann man das Datum schnell einstellen, mit dem die Tages, Wochen oder Monatsansich beginnen soll.
  9. Wählen sie Tages, Wochen oder Monatsansicht
  10. Hier werden die Daten des Kalenders angezeigt.
  11. Das Plus-Zeichen hier dient dem Hinzufügen von entweder einem Termin oder einer Aufgabe mit Datumsangaben.

Ansichten für SOGo@TUHH (GUI)


Im Folgenden beschreiben wir, wie man die Kalenderansichten umschalten kann

Ansicht der Daten (Termine) eines Tages

Ansicht der Daten (Termine) einer Woche

Ansicht der Daten (Termine) eines Monates

Ansicht der Daten (Termine) von mehreren Kalendern tagesweise nebeneinander (mehrspaltig)

Benutzerdefinierte Einstellungen für SOGo@TUHH (GUI)

Zu den benutzerdefinierten Einstellungen führt das Zahnrad-Symbol.

  1. Wir wollen allgemeine Einstellungen ändern und
  2. ändern einmal die Default-Ansicht auf Kalender
  3. Wenn etwas geändert wurde, kann man sich das hier merken.

Diese Einstellungen gelten selbstverständlich nur für den jeweils angemeldeten Benutzer. Nach dieser speziellen Änderung würde der Benutzer also nach dem nächsten Anmelden bei SOGo den Kalender angezeigt bekommen und nicht z.B. die E-Mails.

Die Einstellungen für das Kalender-Modul sind hier zu sehen. Sie gelten für alle Kalenderansichten:

  1. Wir wollen die Einstellungen für den Kalender ändern
  2. Wir stellen ein, wann der Arbeitstag beginnen und
  3. wann der Arbeitstag enden soll.
  4. Hier stellen wir den Default-Kalender ein - hier z.B. der 1. und einzige 'Persönliche Kalender', der zur Verfügung steht. Man kann soviele Kalender selber hinzufügen, wie man benötigt.
  5. Wenn ich möchte, das normalerweise alle meine Termine der Vertraulichkeitsstufe 'Vertraulich' angehören, kann ich mir mit dieser Default-Einstellung sparen, das jedes mal extra einstellen zu müssen, wenn ein neuer Termin angelegt werden soll.
  6. Das gilt auch für Aufgaben
  7. Hier kann ich einstellen, wie ich normalerweise an einen Termin oder eine Aufgabe erinnert werden möchte.
  8. Wenn irgendwelche Änderungen auf dieser Seite vorgenommen wurden, sollte man die abspeichern. Sonst gehen sie wieder verloren, sobald man diese Seite verläßt.

 

Zu jedem eigenen Kalender kann man wiefolgt folgende Einstellungen vornehmen:

Hier sind folgende Einstellungen möglich

  1. Nur diesen Kalender anzeigen
  2. Alle Kalender anzeigen
  3. Einstellungen
    1. In Verfügbarkeit einschließen
    2. Zeige Erinnerungen
    3. Zeige Aufgaben
    4. Synchronisieren (der Kalender wird bei der Synchronisation mittels z.B. CalDAV berücksichtigt)
    5. E-Mail erhalten, wenn ich meine Kalender verändere
    6. E-Mail erhalten, wenn jemand anderes meine Kalender verändert
    7. Wenn ich meinen Kalender verändere, schicke eine E-Mail an:
  4. Umbennenen
  5. Links zu diesem Kalender
  6. Importieren
  7. Exportieren
  8. Benutzerrechte...

 

Erstellen eines neuen Termins mit SOGo@TUHH (GUI)

Im Folgenden zeigen wir, wie ein neuer Termin erstellt werden kann.

Hier wählt man, ob man einen neuen Termin oder eine neue Aufgabe erstellen möchte.

Dies sind die Einstellungen, die man für Termine machen kann.

  1. Jeder Termin braucht mindestens einen Titel. Sonst kan man den Termin auch nicht speichern (s. Punkt 11)
  2. Wenn sie mehr als einen Kalender haben, können sie hier wählen, in welchen der Termin einzutragen ist.
  3. Standartfeld für den Ort der Verabredung
  4. Standartfeld für eine Beschreibung
  5. Kategorien sind vordefiniert oder können frei hinzugefügt werden
  6. Standartfeld, wenn der Termin keine bestimmte Uhrzeit haben soll
  7. Verfügbar bedeutet, das keine Warnung bei Terminkonflikten erfolgen soll
  8. Wenn nicht bei 6. ein ganzer Tag eingestellt ist, muss man sinnvoller Weise einen Start und ein Ende angeben
  9. Wiederholungsoptionen sind
    • täglich
    • wöchentlich
    • monatlich
    • jährlich
  10. Standartfeld für Erinnerungsoptionen
  11. Speichern nicht vergessen

 

 

Wenn man weitere Teilnehmer hinzubuchen möchte, kann man hier nach ihnen suchen. Dabei ist die E-Mail-Adresse anzugeben. SOGo sucht schon während der Eingabe nach der ensprechenden Person im online Verzeichnis der TU. Man kann allerdings auch selbstverständlich E-Mail-Adressen angeben, die nicht an der TUHH liegen.

 

 

Falls man mehrere Teilnehmer per E-Mail-Adresse einlädt, kann man hier ein Free/Busy-Ansicht öffnen.

 

In dieser Ansicht kann man einen freien Zeit-Slot suchen, sofern eine Free/Busy-Information zur Verfügung steht. Das ist aber normalerweise für TU-Angehörige, die das SOGo-System nutzen, der Fall.

 

 

Kalender freigeben in SOGo@TUHH (GUI)

Normalerweise hat nur der Besitzer eines Kalenders oder eines Adressbuches das Recht, diese zu sehen. Um anderen Benutzern Sichtrechte einzuräumen, kann man die Access-Control-Lists (ACLs) anpassen. 

In der Liste von berechtigten Personen bzw. Gruppen stehen immer zwei Einträge, die man nicht löschen kann, die aber auch normalerweise gar keine Rechte haben. Dies sind 'Alle authentifizierten Benutzer' - d.s. alle Benutzer, die sich aum SOGo anmelden können - und 'Öffentlicher Zugang' - das sind also alle, die sich nicht am SOGo anmelden können. In die letztere Kategorie von Benutzern fällt also jeder, der überhaupt eine Mailadresse hat aber u.U. nicht zur TUHH gehört.

Man sucht nach E-Mail-Adressen, die sich am SOGo anmelden können, indem man einen Namen oder eine E-Mail-Adresse in das Suchfeld eingibt. Nach mindestens 3 Zeichen erstellt der Server eine Liste aus seinem internen Adress-Verzeichnis. Falls es sich um eine externe Adresse handelt, wir evt. nichts gefunden. In dem Fall würden Einladungen und Änderungen der Termine an die externe E-Mail-Adresse versendet werden.

Die Einstellungen der Benutzerrechte bedeuten im Einzelnen folgendes:

  1. Die Person oder Gruppe (E-Mail-Adresse) für den diese Rechte gelten sollen
  2. Wenn diese Checkbox eingeschaltet ist, muß der unter 1. genannte Personen oder die Gruppe den hier freigegebenen Kalender nicht extra abonnieren, um ihn angezeigt zu bekommen. 
    Wird diese Checkbox nicht selektiert, dann muss die Person den freigegebenen Kalender erst auflisten und abonnieren, um ihn angezeigt zu bekommen. 
  3. Hier kann man für öffentliche Einträge folgende Rechte vergeben
    1. Keine Rechte
    2. Datum & Uhrzeit sehen
    3. Alles sehen
    4. Antworten
    5. Ändern
  4. das gilt genauso für vertrauliche Eintragungen und
  5. es gilt genauso für pivate Eintragungen.
  6. Objekte (Termine) können von dieser Person eingefügt werden
  7. Objekte (Termine) können von dieser Person gelöscht werden

 

Dabei haben diese Rechte folgende Bedeutungen:

Keine RechteEs werden weder Details noch Uhrzeiten angezeigt.
Datum & Uhrzeit sehenEs wird nur der Zeitraum des Termins angezeigt. Einzelheiten bleiben verborgen
Alles sehenEs werden sowohl der Zeitraum, als auch weitere Einzelheiten zu diesem Termin angezeigt.
AntwortenDiese Einstellung bedeutet das Recht "Alles sehen" erweitert um die Möglichkeit, Einladungen anzunehmen.
ÄndernDiese Einstellung gibt man jemandem, der Termine in diesem Kalender vollständig verwalten soll - also z.B. einem Assistenten, einer Sekretärin o.Ä.m.

 

 

Abonnieren eines freigegebenen Kalenders in SOGo@TUHH (GUI)

Hat ein anderer SOGo-Anwender einen Kalender für sie freigegeben, so hatte er u.v.a. dabei 2 Möglichkeiten, wie es unter "Kalender freigeben" beschrieben ist.

Das Web-Interface (GUI)

  1. Er konnte dabei wählen, ob der Kalender jetzt sofort in ihren Abonements auftauchen soll, oder ob
  2. sie den freigegebenen Kalender erst abonnieren müssen.

Das Web-Interface (GUI)

 

Wir zeigen hier die Vorgehensweise im zweiten Fall. Für den ersten Fall müssen sie gar nichts machen, weil ihnen der freigegebene Kalender automatisch angezeigt würde.

 

 

 

  1. Hier unter den drei Punkten die Option 'Abonnieren' wählen
  2. Hier Suchbegriff eingeben (z.B. Test)
  3. Aus der Liste der E-Mail-Adressen hier die Liste der verfügbaren Ressourcen anzeigen lassen
  4. Nach Auswahl der Resource auf 'ABONNIEREN' clicken.

Bitte beachten sie der Einfachheit halber: Es gibt auch eine Option unter den drei Punkten , um den abonnierten Kalender auch wieder abzubestellen. Dann haben sie zwar weiterhin die Rechte, aber der Kalender wird ihnen nicht angezeigt.