Out Of Office - Abwesenheitsbenachrichtigung

An der TUHH findet die Kommunikation zu einem großen Teil per E-Mail statt, deshalb ist es wichtig, dass bei Abwesenheit eines Mitarbeiters eine transparente und kontinuierliche Kommunikationskette erhalten bleibt. Das "Out Of Office" Programm wurde entwickelt, um es Mitarbeitern zu erleichtern, eine Abwesenheitsbenachrichtigung einzurichten. Die eingerichtete Abwesenheitsbenachrichtigung soll E-Mail-Anfragen an abwesende Mitarbeiter, automatisch mit einer über die Abwesenheit informierenden E-Mail beantworten.

Wenn Sie eine Abwesenheitsbenachrichtigung per E-Mail einrichten wollen, aber keine Lust haben sich mit der Sieve-Skript Syntax oder dem SmartSieve-Programm auseinanderzusetzen, dann können Sie das Out Of Office Programm verwenden.

https://ooo.tuhh.de/

Anleitung

Melden Sie sich mit Ihrer TUHH-Kennung an. Sie können vorher zwischen deutscher und englischer Sprache wählen. Beim Anmelden wird geprüft, ob für Ihren E-Mail-Account bereits ein Filterprogramm aktiviert ist. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie die Webanwendung SmartSieve benutzt haben. Je nach Situation wird Ihnen eine entsprechende Mitteilung angezeigt. Haben Sie das Standart Filterprogramm der TUHH eingestellt oder haben Sie das Out Of Office Programm bereits genutzt, wird keine Meldung angezeigt. Das Out Of Office Programm wird für Sie ein neues Filterprogramm erstellen und es anschließend aktivieren. Das Filterprogramm beinhaltet die Standart Spam-Filter für E-Mails. 

WICHTIG: Bei der Verwendung des Out Of Office Programmes werden alle Ihre vorherigen Filterprogramme deaktiviert. Das bedeutet wenn Sie z.B. ein Filterprogramm zum sortieren von E-Mails in bestimmte Ordner erstellt haben, wird keine Sortierung mehr stattfinden. Verwenden Sie in so einem Fall bitte weiterhin SmartSieve. 

Nach erfolgreichem einloggen können Sie eine Abwesenheitsbenachrichtigung anlegen. Schreiben Sie in das linke Feld die Nachricht die während Ihrer Abwesenheit verschickt werden soll. Informationen über den E-Mail-Text finden Sie hier. Auf der Rechten Seite können Sie auswählen welche Ihrer E-Mail-Adressen während Ihrer Abwesenheit automatisch Antworten verschicken soll. Unten rechts können Sie durch einen kleinen Schalter auswählen, ob nur auf TUHH- und FHH-E-Mail-Adressen geantwortet werden soll.

Um die Abwesenheitsbenachrichtigung zu aktivieren klicken Sie auf "aktivieren". Das wars, jetzt können Sie in den Urlaub fahren! Vergesst Sie jedoch nicht Ihre Abwesenheitsbenachrichtigung wieder zu deaktivieren wenn Sie wieder anwesend sind, da dies nicht automatisch passiert. 

Falls Sie die Abwesenheitsbenachrichtigung aktiviert haben und nicht zufrieden mit ihrem Nachrichtentext sind, können Sie auf Bearbeiten klicken um Änderungen vorzunehmen. Im Bearbeitungsmodus bleibt die Abwesenheitsbenachrichtigung aktiv.