Technische Universität Hamburg – Harburg

Aktenordnung 

nach dem Stand vom 01.02.2009

Auf der Grundlage eines Beschlusses einer Muster – Aktenordnung durch das Staatsrätekollegium in der endgültigen Fassung vom 22.1.2008 Inhaltsverzeichnis

Präambel

Ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung ist Voraussetzung für ein transparentes und effizientes Verwaltungshandeln. Sie bildet damit eine wesentliche Grundlage des demokratischen Rechtsstaates.

Die Bereitstellung von zuverlässigen, vollständigen und erforderlichen Informationen gewährleistet richtige Entscheidungen. Schriftgutverwaltung, die den Normen und Standards entspricht, dient darüber hinaus auch der Rechenschaftsfähigkeit vor Gerichten, Parlamentarischen Untersuchungsausschüssen und anderen Prüfinstanzen. Die Verwaltung von personenbezogenem Schriftgut hat darüber hinaus auch das Recht der Betroffenen auf informationelle Selbstbestimmung zu wahren.

Die Registraturen bilden das „Gedächtnis“ jeder Behörde. Jeder „Gedächtnisverlust“ kann erhebliche finanzielle oder rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Deshalb sind Registraturen von Führungskräften und allen weiteren Beschäftigten der Behörde bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben zu unterstützen.

Inhaltsverzeichnis

 
1. Allgemeines
1.1 Zweck und Geltungsbereich
1.2 Gegenstand der Schriftgutverwaltung
1.3 Organisation der Schriftgutverwaltung
1.4 Aktenzeichen/Geschäftszeichen
 
2. Ordnungsrahmen
 
2.1 Aktenplan, Aktenverzeichnis
2.2 Aktenplangruppen
 
3 Aktenbildung
 
3.1 Aktenanlage
3.2 Aktenarten
3.3 Beschriftung von Akten
 
4. Schriftgutablage
 
4.1 Aktenbestimmung, Auszeichnung des Schriftgutes  mit dem Aktenzeichen der Aufnahmeakte
4.2 Einordnen des Schriftgutes
4.3 Konservatorische Aspekte
4.4 Aktenführung
4.5 Wiedervorlagen
 
5. Aktennutzung
 
5.1 Akteneinsicht und Aktenauskunft
5.2 Aktennachweis und Aktenausgabe
5.3 Aktenverlust
 
6. Aktenaussonderung
 
6.1 Altregistratur
6.2 Aufbewahrungsfristen
6.3 Abgabe von Schriftgut an das Staatsarchiv
6.4 Vernichtung von Schriftgut
6.5 Aktenanforderung und Auskunftsersuchen  an das Staatsarchiv
 
7 Inkrafttreten, Übergangs- und Schlussbestimmungen
 
Anlage, Katalog der Aufbewahrungsfristen

1. Allgemeines

1.1Zweck und Geltungsbereich
1.1.1Ziel jeder Schriftgutverwaltung ist die revisionssichere Dokumentation des Ver-waltungshandelns im Rahmen der Gesetzmäßigkeit der Verwaltung.
1.1.2Die Aktenordnung enthält die Bestimmungen für die einheitliche Verwaltung des Schriftgutes des Präsidiums, der Präsidialverwaltung und des Servicebereiches Lehre und Studium der Technischen Universität Hamburg - Harburg. Diese legen fest, wie das Schriftgut zu ordnen, zu registrieren, aufzubewahren, bereitzustellen und auszusondern ist.
1.1.3

Sonderbestimmungen über Ordnung und Verwaltung von Schriftgut in bestimmten Rechtsgebieten bleiben von dieser Vorschrift unberührt. Dazu zählen insbesondere 

  • die „Anordnung über die Führung und Verwaltung von Personalakten der hamburgischen Beamtinnen und Beamten“ vom 11. Feb. 1997 
  • die Akten aus den Bereichen der Studierendenbetreuung, soweit persönliche Daten in Ihnen aufbewahrt werden. Diese Akten werden in Anlehnung an die Anordnung über die Führung und Verwaltung von Personalakten verwaltet. 
  • Prozessakten
    Für Prozessakten ist ein gesondertes Register zu Führen. Es enthält:
  1. laufende Nummer (Reg.-Nr.)
  2. Tag des Eingangs der Klageschrift/Tag der Klageerhebung, Strafantrag/Strafanzeige, Einleitung des Ordnungswidrigkeitsverfahren
  3. Rubriken der Parteien
  4. Gegenstand der Klage etc.
  5. Art der Erledigung/Entscheidung
  6. Kostenabrechnung
  7. Aktenzeichen des Vorganges und Vermerke
  8. Datum der Weglegung

    Bei Eingang der Klageschrift wird diese zusammen mit den bisher angefallenen Schriftstücken aus der Registratur in einen roten Prozessaktendeckel geheftet. Nach Abschluß der Prozesse werden die Prozessakten als Einzelakten im Archiv verwahrt.
Zweifelsfragen sind mit der für die Schriftgutverwaltung federführend zuständigen Stelle (Registratur, PV 152) zu klären. Dies gilt insbesondere für den Umgang mit Personalakten.
1.2Gegenstand der Schriftgutverwaltung
1.2.1Das Schriftgut umfasst alle aus der Verwaltungstätigkeit anfallenden Papier- und elektronischen Schriftstücke und ihre Anlagen sowie weiteres Material wie z.B. Disketten, Tonbänder, Pläne, Mikrofiches, Fotos und andere konventionelle oder digitale Datenträger.
1.2.2Bis zur Einführung einer „elektronischen Akte“ werden elektronische Schriftstücke ausgedruckt und in Papierform zu einer Akte verfügt.
1.2.3Aktenwürdig ist Schriftgut, das erforderlich und geeignet ist, die getroffenen Entscheidungen sowie den maßgeblichen Entscheidungsprozess einschließlich der beteiligten Stellen jederzeit nachvollziehbar und überprüfbar zu machen. 
1.3Organisation der Schriftgutverwaltung
1.3.1Für das Präsidium, die Präsidialverwaltung und den Servicebereich Lehre und Studium der Technischen Universität besteht eine Zentralregistratur. Akten sind grundsätzlich in dieser Registratur zu verwalten. 
1.3.2Die für die Verwaltung des Schriftguts zuständigen Personen sind für die Einhaltung der Bestimmungen der Aktenordnung verantwortlich. Die fachlich zuständigen Beschäftigten haben dabei mitzuwirken; diese sind insbesondere zuständig für die vollständige und rechtzeitige Verfügung  des aktenwürdigen Schriftgutes zu den Akten.
Die/Der Fachvorgesetzte ist verpflichtet, die Registratur einmal jährlich auf die Ordnungsmäßigkeit der Aktenführung nach Maßgabe dieser Aktenordnung stichprobenweise zu überprüfen. Die Prüfung ist aktenkundig zu machen. Festgestellte Mängel sind umgehend abzustellen.
1.3.3Die Leitung der Registratur ist berechtigt, in generellen Angelegenheiten der Schriftgutverwaltung fachliche Anweisungen zu erteilen und die Schriftgutablage an Ort und Stelle zu prüfen. 
1.4Aktenzeichen/Geschäftszeichen

Jegliches Schriftgut, welches zur Akte verfügt wird, ist mit Leitzeichen (Kurzzeichen der Organisationseinheit) und Aktenzeichen zu versehen. Beides sollte zu einem Geschäftszeichen verbunden werden (Bsp.: PV 15/111.01-01/01)

To top

2. Ordnungsrahmen

2.1Aktenplan, Aktenverzeichnis
2.1.1Verbindliche Grundlage für die Ordnung des aktenwürdigen Schriftgutes sind der Aktenplan bzw. die Aktenpläne und die dazugehörigen Aktenverzeichnisse.
2.1.2Der Aktenplan ist ein vorausschauend angelegtes, mehrstufiges und gegliedertes Schema zur Strukturierung des Aktenbestandes einer Organisation auf Basis der Aufgaben dieser Organisation. Er bildet die Grundlage für das Aktenverzeichnis.
2.1.3Das Aktenverzeichnis ist der Nachweis aller vorhandenen Akten. Jede neue Akte ist in das Aktenverzeichnis aufzunehmen. Die Anlage von  vorsorglichen Akten (sog. Platzhaltern) ist zu vermeiden. Das Aktenverzeichnis ist elektronisch zu führen und umfasst die einzelnen Akten unterhalb der im Aktenplan gebildeten Aktengruppen. Es weist die Aktenzeichen, die Aktentitel und die Laufzeit (Beginn/Ende) der einzelnen Akten und - im Falle von Papierakten - die Aktenbände sowie weitere, für die Aussonderung notwendige  Angaben aus.
2.1.4Das Aktenzeichen ist das entscheidende Identifikations- und Ordnungskennzeichen für eine Akte und deren Schriftgut. Es setzt sich aus der vorangestellten Nummernfolge des Aktenplans und der Ordnungsnummer der Akte zusammen.
2.1.5Die Aktenzeichen der Technischen Universität Hamburg – Harburg werden wie folgt gebildet aus:
- einer dreistelligen Nummer (Hauptgruppe, Gruppe, Untergruppe111
- einem Punkt als Trennung zur Sachgruppe111.

- einer ein- oder mehrstelligen Sachgruppennummer

111.01
- einem Bindestrich als Trennung zur (Haupt-) Aktennummer111.01-
- einer ein- oder mehrstelligen Aktennummer111.01-01
- einem Schrägstrich als Trennung der Einzelakte111.01-01/
- einer ein- oder mehrstelligen laufenden Nummer der Einzelakte111.01-01/01
- einem Punkt als Trennung zur Vorgangsnummer111.01-01/01.
- einer ein- oder mehrstelligen Vorgangsnummer111.01-01/01.01
Umfaßt eine Akte mehrere Bände, ist das Aktenzeichen um eine Bandnummer zu erweitern und von der Vorgangsnummer  abzugrenzen.
2.1.6Änderungen und Ergänzungen des Aktenplanes bzw. der Aktenpläne und der Aktenverzeichnisse sind mit der Leitung der Registratur abzustimmen. Sie ist für die Umsetzung verantwortlich.
2.2Aktenplangruppen
2.2.1Eine neue Aktenplangruppe ist dann zu bilden, wenn das angefallene Schriftgut in keine der bestehenden Gruppen des Aktenplanes sachlich richtig eingeordnet werden kann.
2.2.2Um eine unnötige Ausweitung des Aktenplanes zu verhindern, ist die Bezeichnung neuer Aktengruppen möglichst allgemein zu halten, es sei denn, es liegt bereits umfangreiches Schriftgut vor oder ist zu erwarten.

To top

3. Aktenbildung

3.1Aktenanlage
3.1.1Akten werden ausschließlich von der Registratur angelegt.
3.1.2Die sachliche Gliederung des Aktenplanes bzw. der Aktenpläne und der Akten-verzeichnisse erfordert, dass alle Akten, die sich mit einer bestimmten Sache innerhalb eines Aufgabenbereiches befassen, im Aktenverzeichnis an einer Stelle erscheinen.
3.1.3Eine neue Akte ist nur dann anzulegen, wenn Schriftgut in keine der bestehenden Akten sachlich richtig eingeordnet werden kann, wenn sein Umfang die Herausnahme aus einer bestehenden Akte erforderlich macht.
3.1.4Die Bezeichnung der Akte ist so zu wählen, dass sie sich von anderen Akten mit verwandtem oder ähnlichem Inhalt einwandfrei unterscheidet. Der Aktentitel soll kurz und treffend sein. Wortabkürzungen sind nur im Zusammenhang mit der Langfassung zulässig (z.B. „Aktenordnung (AktenO)“). Auf die Nennung von Personennamen ist zu verzichten.
3.1.5Akten mit der Bezeichnung "Diverses", "Verschiedenes", "Sonstiges" dürfen nicht gebildet werden. Direkt unterhalb jeder Aktengruppe kann ein Aktenzeichen
„Allgemeines“ angelegt werden, unter dem Schriftgut geringen Umfangs abgelegt wird, das keinem besonderen Aktenzeichen zuzuordnen ist.
3.1.6Das Schriftgut, das zum Zeitpunkt der Aktenanlage bereits angefallen ist, ist der Registratur zwecks Bildung der sachgerechten Aktenbezeichnung unverzüglich zur Verfügung zu stellen.
3.1.7Gleichzeitig mit der Akte ist ein Nachweisblatt anzulegen. Darauf ist der Verbleib der Akte und der Vorgänge nachzuweisen.
3.1.8Zum schnellen Auffinden der im Aktenverzeichnis eingetragenen Aktentitel bzw. Sachbegriffe ist ein Schlagwortregister zu führen.
3.2Aktenarten
3.2.1

Die auf der Grundlage des Aktenplanes zu führenden Akten werden nach ihrem Inhalt unterschieden in

  • Hauptakten
    Hauptakten enthalten nach Sachthemen gegliedertes Schriftgut von grundsätzlicher oder allgemeiner Bedeutung.
  • Unterakten
    Sollen einzelne Sachthemen auf Grund ihrer Bedeutung in einer eigenen Akte abgebildet werden oder erreichen einzelne Sachthemen in einer Hauptakte einen größeren Umfang oder ist dies vorherzusehen, können die entsprechenden Schrift-stücke in einer Unterakte zusammengefasst werden und im Aktenverzeichnis un-mittelbar unter der Hauptakte ausgebracht werden.
     
    Die Aufnahme von personenbezogenen Daten in diese Akten ist im Hinblick auf die Handhabbarkeit, die Aufbewahrung und die Geheimhaltung unbedingt zu vermeiden, gegebenenfalls sind anonymisierte Kopien entsprechender Schriftstücke aufzunehmen.
  • Materialakten / Beiakten
    Schriftgut, das aus überformatigen, sperrigen Gegenständen oder umfangreichen Anlagen besteht, wird in Materialakten oder Beiakten aufbewahrt. Es ist ein Verweis in der jeweiligen Akte auszubringen.
  • Einzelfallakten
    Sie beziehen sich auf jeweils einen einzelnen Bearbeitungsgegenstand (z.B. ein Grundstück). Sie entstehen in der Regel in größerer Anzahl und können sich durch ein gleiches Bearbeitungsverfahren auszeichnen. Soweit sie sich auf natürliche Personen beziehen, unterliegen sie mindestens den Bestimmungen des Hamburgischen Datenschutzgesetzes. Sofern sie besonderen Bestimmungen (vgl. 1.1.3) unterliegen, können sie gleichzeitig Sonderakten sein und außerhalb des Aktenplans geführt werden.
    Mehren sich die Schriftstücke in einer Sache, so sind sie aus einer Einzelfallakte herauszunehmen und als neue Akte im Aktenverzeichnis nachzutragen. An der Entnahmestelle der Einzelfallakte ist hinter dem betreffenden Vorgang im Nachweisblatt auf die neue Akte zu verweisen.
 
3.2.2

Außerhalb des Aktenplanes können geführt werden:

  • Sonderakten
    Sie enthalten Schriftgut, das sich auf einzelne natürliche Personen, Firmen, gesondert gelagerte Einzelfälle o.ä. bezieht. Sie unterliegen in der Regel besonderen Bestimmungen über Ordnung und Verwaltung (vgl. 1.1.3).
  • Weglegesachen
    Sie enthalten Schriftgut, das für den Dienstbetrieb von geringerer Bedeutung ist und das nicht länger als ein Jahr aufbewahrt werden soll. Sie sind nicht zu den Akten zu nehmen, sondern lose in zeitlicher Folge zu sammeln und spätestens nach Ablauf eines Jahres zu vernichten. Die Entscheidung, ob Schriftgut zu den Akten zu nehmen oder als Weglegesache zu behandeln ist, trifft die/der Sachbearbeiter/in.
  • Handakten
    Sofern ausnahmsweise zur Sachbearbeitung notwendig, dürfen Handakten unter ausschließlicher Verwendung von Kopien, Auszügen o.ä. gebildet werden. Handakten dürfen keine aktenwürdigen Schriftstücke gemäß Ziffer 1.2.3 enthalten. Sie sind beim Wechsel der Beschäftigten am Arbeitsplatz zu belassen oder eigenverantwortlich zu vernichten. Zu den Handakten zählen auch elektronische persönliche Ablagen (z.B .pst-Dateien in MS-Outlook), die beim Wechsel der Beschäftigten in der Regel zu löschen sind. 
3.3

Beschriftung von Akten
Konventionelle Behältnisse für Papierakten wie z.B. Aktendeckel und Stehordner sind mindestens zu versehen mit

  • Technische Universität Hamburg-Harburg
  • dem Aktenzeichen
  • dem Aktentitel,
  • der Bandnummer,
  • Angaben zu Beginn und Ende des Bandes sowie
  • gegebenenfalls weiteren Angaben zur Anbietung und Anlieferung an das Staatsarchiv.

Hängehefter sind beidseitig der Grifffläche des Aktenrückens mit dem Aktenzeichen zu versehen.

To top

4. Schriftgutablage

4.1Aktenbestimmung, Auszeichnung des Schriftgutes mit dem Aktenzeichen der Aufnahmeakte
4.1.1

Schriftgut ist grundsätzlich nach der ersten fachlichen Bearbeitung von der/dem zuständigen Sachbearbeiter/in mit Handzeichen zu den Akten zu verfügen. Folgende Verfügungen können die erste Bearbeitung abschließen:

  • Wv. oder Wvl. - (Wiedervorlage),
    wenn die Angelegenheit noch nicht abschließend bearbeitet werden kann und eine Überwachung erforderlich ist. Die Verfügungen müssen das Datum der Wiedervorlage, den Empfänger und, soweit erforderlich, einen Vermerk über den Zweck der Wiedervorlage enthalten.
  • z.V. - (zum Vorgang),
    wenn die Angelegenheit noch nicht abgeschlossen ist, Wiedervorlagen bleiben erhalten.
  • z.d.A. - (zu den Akten),
    wenn die Angelegenheit abschließend bearbeitet worden ist, alle vorherigen Wiedervorlagen werden gelöscht.
  • wgl. - (weglegen)
    wenn das Schriftgut für den Dienstbetrieb von geringerer Bedeutung ist und nicht länger als ein Jahr aufbewahrt werden soll.
4.2Einordnung des Schriftgutes
4.2.1Ablagereifes Schriftgut darf nur aufgrund einer Schlussverfügung und ausschließlich durch die Registratur abgelegt werden. Vor der Ablage prüft die Registratur, ob alle Punkte der Verfügung erledigt sind.
4.2.2Das Schriftgut in Papierakten ist chronologisch von vorn nach hinten (Behörden-heftung) so einzuordnen, dass der sachliche Zusammenhang erhalten bleibt und der Akteninhalt wie ein Buch gelesen werden kann. Maßgebend für die Einordnung ist immer das Erstellungsdatum des Schriftgutes. Anlagen sowie Sendeprotokolle und Lesebestätigungen sind stets hinter dem maßgeblichen Schriftgut einzuheften.  Sachlich zusammengehöriges Schriftgut ist in sich geschlossen – vorgangsweise zeitlich geordnet – abzulegen. Die zu einem Vorgang gehörenden Schriftstücke sind geheftet einzuordnen.
Ein Schriftstück, das verschiedene Angelegenheiten betrifft, über die Akten vorhanden sind, wird nach seinem Hauptinhalt eingeordnet. In die übrigen in Betracht kommenden Akten ist ein Hinweisblatt oder nach Bedarf ein Auszug bzw. eine Kopie unter Angabe des Aktenzeichens der Urschrift zu nehmen. Für den Aktenhinweis ist ein gegenseitiger Stempelaufdruck „Doppelstück an ……“ und „Doppelstück von ……“ vorzunehmen.
4.2.3Papierakten, in denen sich Sitzungsunterlagen aller Art befinden, können abweichend vom chronologischen Grundsatz nach der Reihenfolge der Tagesordnungspunkte sortiert werden.
4.2.4Während der Ausleihe einer Akte an die Registratur gelangtes Schriftgut ist so auf dem Nachweisblatt abzulegen, dass dessen unverzügliche Einordnung nach Rückgabe der Akte sichergestellt ist.
4.2.5Wird aufgrund spezialgesetzlicher Vorgaben eine Akte an Stellen außerhalb der Verwaltung (z.B. Gerichte, parlamentarische Untersuchungsausschüsse) zur Einsichtnahme abgegeben, ist jedes Blatt auf der oberen rechten Ecke fortlaufend zu paginieren. Es ist ein Nachweis über den Aktenverbleib anzulegen.
4.3Konservatorische Aspekte
4.3.1Schriftgut ist so zu verwahren, dass die Vollständigkeit, Integrität, Authentizität und Lesbarkeit des Schriftgutes jederzeit gewährleistet werden kann. Es ist insbesondere vor Beschädigung und Verfall zu schützen.
4.3.2Schriftgut ist so zu bearbeiten, abzulegen und zu benutzen, dass es unbeschädigt  bleibt. Die Verwendung von Klebstoff enthaltenden Büromaterialien (z.B. Tesafilm, Haftnotizen, Lochverstärkungen u.ä.) ist zu vermeiden. Auf die Verwendung von Sichthüllen und Textmarkern ist weitgehend zu verzichten, ebenso wie auf den Gebrauch von Metall und Gummibändern.
4.3.3Bei der Beschriftung von Unterlagen (sowohl per Hand als auch per Maschine) sollten alterungsbeständige Schreibmittel und -stoffe nach DIN ISO 11798 („Alterungs-Beständigkeit von Schriften, Drucken und Kopien auf Papier - Anforderungen und Prüfverfahren“) verwendet werden, um Lesbarkeit und Übertragbarkeit auf andere Medien während einer langfristigen Lagerung zu gewährleisten.
4.3.4Zeichnungen, Pläne und Großformate sind in der Regel ungefaltet (außerhalb der Akte) zu lagern. Das Lochen ist zu unterlassen. Besteht die Notwendigkeit (z.B. bei Zeugnissen und Diplomen) eine Kartentasche zu verwenden, so ist darauf zu achten, dass diese aus alterungsbeständigem Material (nach der DIN ISO 9706 für die Alterungsbeständigkeit von Papier) besteht,
4.3.5Thermopapier darf nicht in Papierakten verfügt werden. Es ist eine Kopie zu fertigen und diese in die Akte zu verfügen.
4.3.6Nicht aktenfähiges Material (z.B. Disketten, CD-ROMs) ist mit dem Aktenzeichen zu versehen und grundsätzlich außerhalb der Akten aufzubewahren, wenn davon keine Ausdrucke bzw. Abschriften zur Akte genommen wurden1; in die Akte ist ein entsprechender Verweis aufzunehmen.
4.4Aktenführung
4.4.1Die Akten sind einfach, klar und übersichtlich zu führen. Jede Akte darf nur Schriftgut eines klar abgegrenzten Sachbegriffs enthalten und muss die im Aktenverzeichnis festgelegte Bezeichnung (Aktentitel) tragen.
4.4.2Jeder Papieraktenband muss eine handliche Form behalten. Volle Bände sind auf dem Aktendeckel mit dem Vermerk über den Zeitabschnitt, den der betreffende Band umfasst, und mit einer fortlaufenden Bandnummer zu versehen. Bei Abschluss eines Bandes ist auf eine sinnvolle und zweckmäßige Trennung des Akteninhalts zu achten und auf den Fortsetzungsband hinzuweisen.
4.4.3Doppelstücke sind zu vernichten, es sei denn, dass sich auf ihnen aktenwürdige Notizen befinden.
4.4.4Werden Schriftstücke, von deren Aktenzeichen im Schriftverkehr bereits Gebrauch gemacht wurde, in eine andere Akte eingeordnet, so ist an der Entnahmestelle durch ein Hinweisblatt auf die neue Akte zu verweisen.
4.5Wiedervorlagen
4.5.1Die zur Wiedervorlage verfügten Schriftstücke sind zur Akte zu nehmen. Wiedervorlagetermine und Fristverfügungen sind durch Einlegen spezieller Papier- oder Pappstreifen kenntlich zu machen. Sie sind mit Hilfe eines Terminkalenders von der Registratur zu überwachen.
4.5.2Für die sorgfältige Führung des Terminkalenders und die rechtzeitige Vorlage der Papierakte ist die Registratur verantwortlich. Vorgelegte und erledigte Wiedervorlagen sind im Terminkalender zu kennzeichnen. Die Vorgänge sind bei der Wiedervorlage unmittelbar neben der Fristverfügung mit dem Stempelaufdruck „Wiedervorgelegt am ……“ zu versehen.
4.5.3Kann eine Verfügung zur Wiedervorlage nicht ausgeführt werden, weil die Akte ausgeliehen ist, hat die Registratur die fachlich zuständigen Beschäftigten rechtzeitig zu unterrichten.
4.5.4Fristen, die nur den Zweck verfolgen, den Eingang eines Antwortschreibens zu überwachen, sind bei der Vorlage des eingegangenen Antwortschreibens im Terminkalender zu streichen.
1Sofern auf dem Datenträger aktenwürdiges Schriftgut gespeichert ist, ist es  im Ausdruck zur Akte zu geben, da für das auf einer DVD oder CD-ROM gespeicherte aktenwürdige Schriftgut die  Aufbewahrungsfristen unter 6.2.2 gelten.  Hintergrund ist die begrenzte Haltbarkeit von CD-ROMs. Derzeitige Schätzungen schwanken zwischen 10 und 50 Jahren; maßgebliche Faktoren sind dabei Temperatur und Lichteinstrahlung (vgl. DOMEA®-Organisationskonzept, Erweiterungsmodul zum Organisationskonzept 2.0, Technische Aspekte der Archivierung elektronischer Akten, Oktober 2004, S. 24). 

To top

5. Aktennutzung

5.1Akteneinsicht und Aktenauskunft
5.1.1

Akten dienen dem innerdienstlichen Gebrauch und sind gegen unbefugte Einsicht  gesichert zu verwahren. Die Akten der Verwaltung der Technischen Universität Hamburg-Harburg dürfen von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung eingesehen werden, soweit es zur Erfüllung ihrer Dienstaufgaben notwendig ist.
Die Stellenakten des Organisationsreferates sind grundsätzlich nur dem Präsidenten, dem Kanzler, PV 3 und PV 31 und den bei PV 31 tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – in Rechtsangelegenheiten auch RA – zugänglich.
Prozessakten dürfen mit Ausnahme des Präsidenten und des Kanzlers nur mit Zustimmung des Rechtsreferenten (RA) eingesehen werden.
Für die Behandlung von Verschlusssachen gelten die Bestimmungen der Verschlussanweisung. Davon unberührt bleiben die Informationsansprüche für jedermann auf Grund des Hamburgischen Informationsfreiheitsgesetzes (HmbIFG). Die behördeninternen Einsichts- und Zugriffsrechte sind dem Prinzip der Aktenöffentlichkeit des HmbIFG entsprechend zu regeln. Datenschutzrechtliche Nutzungsregelungen sind zu berücksichtigen.
Wichtige Urkunden (Verträge u.s.w), die zum Beweis von Rechten und Rechtsverhältnissen von besonderer Bedeutung sind, müssen soweit wie möglich feuer- und diebessicher gesondert aufbewahrt werden.
Die betreffenden Akten sind mit Hinweisen oder beglaubigten Abschriften zu versehen. Außerdem sind alle wichtigen Urkunden in einem Nachweisbuch zu erfassen. Mit Ausnahme besonders vertraulich zu behandelnder Sachen dürfen Akten nicht unter persönlichem Verschluß gehalten werden.

5.1.2Akteneinsicht durch Bedienstete anderer Behörden ist mit Zustimmung des fachlich zuständigen Bereichs zu gestatten. Die Zustimmung ist entbehrlich, soweit die Akteneinsicht der Wahrnehmung von Aufsichts- und Kontrollbefugnissen, der Rechnungsprüfung, der Durchführung von Organisationsuntersuchungen oder der Aufklärung und Verfolgung von Dienstvergehen oder anderen Pflichtverletzungen dient. Im Übrigen gelten die Vorgaben der Geschäftsordnung.
5.2.3Für die Erteilung von Aktenauskünften gelten die Ziffern 5.1.1 und 5.1.2 sinngemäß.  Fernmündliche Auskünfte über den Inhalt der Akten dürfen an Angehörige anderer Behörden und an Privatpersonen sowie an Presse und Rundfunk von den Mitarbeitern der Registratur nicht erteilt werden.  Aktenauskünfte sind aktenkundig zu machen.
5.1.4

Neben dem HmbIFG ergeben sich Auskunfts- und Akteneinsichtrechte auch aus

  • der Hamburgischen Verfassung (HV, Art. 26,30)
  • dem Gesetz über Verwaltungsbehörden (VwBG)  
  • dem Bezirksverwaltungsgesetz (BezVG)
  • dem Hamburgischen Verwaltungsverfahrensgesetz (HmbVwVfG)
  • der Landeshaushaltsordnung (LHO)
  • der Verwaltungsgerichtsordnung (VwGO)  
  • dem Hamburgischen Datenschutzgesetz (HmbDSG)
  • dem Hamburgischen Personalvertretungsgesetz (HmbPersVG)
  • dem Hamburgischen Beamtengesetz (Hmb BG)
  • der Strafprozessordnung (StPO)
  • dem Hamburgisches Umweltinformationsgesetz (HmbUIG)
  • dem Hamburgischen Wassergesetz (HWaG).
5.2Aktennachweis und Aktenausgabe
5.2.1Akten dürfen grundsätzlich nicht ohne Zustimmung der Registratur aus der Aktenablage entnommen werden. Den Akten dürfen keine Schriftstücke entnommen werden.
5.2.2Der Verbleib der Akten ist von der Registratur mit Angabe des Datums der Ausleihe und dem Leitzeichen und erforderlichenfalls dem Namen des Entleihers auf den Nachweisblättern zu vermerken. Nach Rückgabe der Unterlagen ist der Vermerk zu löschen. Vor jeder Weitergabe an Dritte ist die Registratur zu benachrichtigen, damit das Nachweisblatt berichtigt werden kann. Dieses gilt nicht bei der Weitergabe an Vorgesetzte oder bei der Weitergabe zur Unterschriftsleistung (einschl. Mitzeichnung anderer Referate).
5.2.3Die Rückgabe der Akten, die an auswärtige Stellen ausgeliehen wurden, ist zu überwachen. Die zurückgegebenen Akten sind unverzüglich auf ihre Vollständigkeit hin zu überprüfen.
5.3Aktenverlust
Bei vermutetem Verlust einer Akte ist die Registratur unverzüglich zu benachrichtigen. Verlaufen die von dort veranlassten Nachforschungen nach dem Aktenverbleib ergebnislos, ist eine Ersatzakte anzulegen. Im Aktenverzeichnis und auf dem Aktendeckel sind diese Akten als „Ersatzakten“ zu kennzeichnen.

To top

6. Aktenaussonderung

6.1Altregistratur
6.1.1Die Registratur überprüft die Aktenbestände laufend und stellt fest, welche Akten im Geschäftsgang nicht mehr benötigt werden und in die Altregistratur übernommen werden können. Werden Akten in eine Altregistratur übernommen, sind sie in der gleichen Ordnung wie der laufende Aktenbestand zu verwalten. Die abgeschlossenen und an die Altregistratur abgegebenen Akten sind im Aktenverzeichnis durch den Zusatz „Reponiert“ zu kennzeichnen. Aus den in der Altregistratur befindlichen Akten dürfen keine Schriftstücke in die laufende Registratur übernommen werden. Bei Bedarf sind Auszüge oder Reproduktionen zu fertigen.
6.2Aufbewahrungsfristen
6.2.1Bis zur Aussonderung ist das Schriftgut im Aktenbestand (ggf. in einer Altregistratur) aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt bei Akten in der Regel mit dem Ende der Akte bzw. des Aktenbandes mit Ablauf des Jahres, in dem das letzte Schriftstück eines Vorganges zu den Akten verfügt bzw. die letzte Eintragung vorgenommen wurde und soll 30 Jahre nicht überschreiten.2
6.2.2

Die Aufbewahrungsfristen sind in einem Katalog (s. Anlage), der Bestandteil der Aktenordnung wird, festzuschreiben3. Sonderakten sind auszusondern, sobald sie für die Aufgabenwahrnehmung nicht mehr benötigt werden.

Materialakten unterliegen – soweit erforderlich – der gleichen Aufbewahrungsfrist wie die korrespondierenden Hauptakten.

Sind in Gesetzen, Verordnungen oder anderen Vorschriften besondere Aufbewahrungsfristen vorgesehen, so gelten diese.

6.2.3In besonders gelagerten Fällen können Verwahrungsfristen festgesetzt werden, die eine Anbietung des Schriftgutes gegenüber dem Staatsarchiv vor Ablauf der Auf-bewahrungsfristen ermöglichen4.
6.3Abgabe von Schriftgut an das Staatsarchiv
6.3.1Für die Abgabe von Schriftgut an das Staatsarchiv sind maßgebend 
  • das Hamburgische Archivgesetz (HmbArchG) in der jeweils geltenden Fassung,
  • die Verwaltungsvorschrift über die Ablieferung von Unterlagen der Gerichte, Behörden und sonstigen Stellen der Freien und Hansestadt Hamburg an das Staatsarchiv (Archivablieferungsordnung) in der jeweils geltenden Fassung sowie
  • die Vorgaben aus dem Merkblatt: „Ablieferung von Schriftgut an das Staatsarchiv“.
6.3.2Dem Staatsarchiv ist Schriftgut anzubieten, dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen oder das für den regelmäßigen Geschäftsgang entbehrlich ist. Anzubieten sind auch Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, die gesperrt sind oder die nach einer Rechtsvorschrift zu löschen wären (siehe im Einzelnen § 19 HmbDSG und § 3 Absatz 2 HmbArchG). Wenn die weitere Aufbewahrung angebotenen Schriftgutes auf Grund von Rechtsvorschriften oder zur Rechtswahrung notwendig ist, ist das Staatsarchiv darauf hinzuweisen.
6.3.3Aus den zur Ablieferung an das Staatsarchiv vorgesehenen Akten darf kein Schriftgut in den laufenden Akten bei der Behörde zurückbleiben. Erforderlichenfalls sind von den in Betracht kommenden Vorgängen Auszüge, Abschriften oder Kopien zu fertigen und als solche deutlich zu kennzeichnen.
6.3.4Im Aktenverzeichnis sind die abgegebenen Akten mit "Staatsarchiv" zu vermerken. Das Aktenzeichen eines geschlossenen Themas darf nicht wieder besetzt werden, da es im Staatsarchiv ein Ordnungskriterium darstellt.
6.4Vernichtung von Schriftgut
6.4.1Eine Vernichtung oder Löschung von Schriftgut ist erst nach Verneinung der Archivwürdigkeit durch das Staatsarchiv zulässig (§ 3 Absatz 5 HmbArchG). Unberührt bleibt die Verpflichtung zur Löschung personenbezogener Daten, deren Speicherung unzulässig war (§ 19 Absatz 3 HmbDSG). Zusätzlich ist die schriftliche Zustimmung des zuständigen Referenten einzuholen.
6.4.2Für bestimmte Aktengruppen ohne bleibenden Wert kann das Staatsarchiv von einer Einzelzustimmung absehen und eine unbefristet gültige Vernichtungsgenehmigung entsprechend § 3 Absatz 4 HmbArchG erteilen. Sie ist schriftlich zu beantragen. Für Post- und Portobücher gilt sie als erteilt.
6.4.3Das zum Vernichten freigegebene Schriftgut ist bis zum Abtransport vor dem Zugriff und der Einsicht durch Unbefugte geschützt aufzubewahren (verschlossene Sammelbehälter, verschlossene Räume). Im Übrigen gilt die Richtlinie über die Entsorgung von Datenträgern (Entsorgungs-RL) in der jeweils geltenden Fassung.
6.4.4Die Vernichtung von Akten ist im Aktenverzeichnis und in einem fortlaufend zu ergänzenden Vernichtungsprotokoll unter Angabe des Aktenzeichens, des Aktentitels, der Laufzeit (ggf. Anzahl der Bände), des Freigabedatums (durch das Staatsarchiv und des fachlich zuständigen Referenten) sowie des Vernichtungsdatums zu vermerken. Im Falle eines Vernichtungsprotokolls kann ein Aktenzeichen nach vollständiger Vernichtung des Inhalts erneut von der Registratur vergeben werden.
6.5Aktenanforderungen und Auskunftsersuchen an das Staatsarchiv
6.5.1Aktenanforderungen und Auskunftsersuchen sind nach den Bestimmungen des Staatsarchivs auszuführen.
6.5.2Die Anforderungen von Akten sind über die Registratur zu leiten.
6.5.3Bei den vom Staatsarchiv entliehenen Akten handelt es sich um Archivgut, das nicht den Bestimmungen der Aktenordnung, sondern denen des HmbArchG unterliegt. Daher darf weder Schriftgut entnommen, noch hinzugefügt werden. Es dürfen keine Anmerkungen angebracht oder Texte verändert werden. Die Akten sind getrennt vom Registraturgut sicher zu verwahren und dürfen nicht außerhalb der Diensträume verbracht werden.
6.5.4Die entliehenen Akten sind unaufgefordert innerhalb von 4 Monaten über die Registratur an das Staatsarchiv zurückzugeben. Eine Verlängerung der Leihfrist kann mit kurzer Begründung über die Registratur beantragt werden.
2Aufbewahrungsfristen, die 30 Jahre überschreiten, sind auf begründete Ausnahmefälle zu beschränken (vg. § 3 Abs.1 Satz 2 HmbArchG).
3Jede Behörde muss an dieser Stelle kritisch prüfen, welche Art von Schriftgut bei ihr anfällt und welchen Fristen dieses unterliegt. Erfahrungsgemäß wurden in der Vergangenheit Aktenarten von Aktenordnung zu Aktenordnung fortgeschrieben, die gar nicht mehr anfielen.  
Bei der Festlegung der Aufbewahrungsfristen kann der KGSt-Bericht 4/2006 zu Rate gezogen werden. Grundsätzlich sollten die Fristen für Akten, die zu einer Aufgabe entstanden sind, für die die Behörde nicht die Federführung hat, kürzer sein. Für elektronisches Schriftgut empfiehlt die KGSt eine Aussonderung nach 10 Jahren (vgl. KGSt-Bericht, 4/2006, S. 11).
4Diese besonders gelagerten Fälle können z.B. Akten sein, die sich auf Bauwerke beziehen. Die Aufbewahrungsfrist würde z.B. mit dem Abriss des Gebäudes beginnen, die Verwahrungsfrist aber schon mit dem Ende der Akte bzw. des Aktenbandes. Da die Akte vorgehalten werden muss, solange das Gebäude steht, käme es ohne die Verwahrungsfrist erst nach Jahrzehnten bzw. sogar Jahrhunderten zu einer Anbietung und damit zu einer Entlastung der (Alt-)Registratur. Die Aufbewahrungsfrist wird bei Akten, die in das Staatsarchiv übernommen werden, dort erfüllt. Der Rückgriff der Behörden auf diese Akten ist jederzeit möglich. Werden Akten nicht in das Staatsarchiv übernommen, wird die Aufbewahrungsfrist weiterhin in der Behörde erfüllt. 

To top

7. Inkrafttreten, Übergangs- und Schlussbestimmungen

7.1Diese Aktenordnung tritt mit Wirkung vom 01.02.2009 in Kraft. Sie ersetzt die Aktenordnung vom 01.03.1981.
7.2Die Aktenordnung ist den Beschäftigten regelmäßig in geeigneter Form zur Kenntnis zu geben.

To top

Weiterführende Hinweise

  1. IT-Richtlinie Regelwerk ELDORADO, Stand: Januar 2005 (http://www.fhhintranet.stadt.hamburg.de/FHHintranet/Recht/hmbVV/IT-Vorschriften/IT-11-900-pdf.pdf )
  2. Hamburgisches Archivgesetz vom 21.Januar 1991 (http://www.fhhintranet.stadt.hamburg.de/FHHintranet/Behoerden/Staatsarchiv/Downloads/archivgesetz-2005.pdf )
  3. Archivablieferungsordnung (http://www.fhhintranet.stadt.hamburg.de/FHHintranet/Behoerden/Staatsarchiv/Downloads/archivablieferungsordnung.pdf)
  4. Merkblatt zum Anbieten und Abliefern an das Staatsarchiv (http://www.fhhintranet.stadt.hamburg.de/FHHintranet/Behoerden/Staatsarchiv/Downloads/merkblatt-anbieten-und-abliefern-pdf.pdf)
  5. Anforderungen und Auskunftsersuchen an das Staatsarchiv (MittVw 1992, S. 137)  
  6. Richtlinie über die Entsorgung von Datenträgern (Entsorgungsrichtlinie) vom 1. August 1994 (MittVw Seite 165) 

Katalog der Aufbewahrungsfristen

Aktenpläne und –verzeichnisse, Aktenabgabe- und Aktenvernichtungsprotokolle

dauerhaft
Gesetze, Verordnungen, Tarifverträge, Staatsverträge und Staatsabkommendauerhaft
Register für Prozessaktendauerhaft
Hauptakten, Disziplinar- und Prozeßakten mit Unterakten 
  • bei eigener sachlicher Federführung 
  • bei sachlicher Federführung anderer Behörden
30 Jahre

10 Jahre
Einzelfallakten10 Jahre
Deutscher Bundesrat - Tagesordnungen und Niederschriften5 Jahre
Blattsammlungen5 Jahre
Porto- und Eingangsbücher5 Jahre
Terminkalender der Registraturen für Wiedervorlagen2 Jahre
Weglegesachen1 Jahr

To top