Erasmus Traineeship

The section is currently bilingual English and German.
It will be translated to English gradually.

 

Eligibility Criteria, benefits and funding amount 2018/2019

  • voluntary and compulsary internships between 2 months and 7 months
  • extensions to up to 12 months possible but subject to availability of remaining funds
  • internships in Erasmus countries, i.e. EU countries & former Yugoslav Republic of Macedonia, Iceland, Norway, Liechtenstein , Turkey (UK estimated to remain a full Erasmus country for the duration of the Erasmus+ programm till 2020), including EU's overseas countries and territories and outermost regions
  • in each study cycle (Bachelor, Master) 12 month possible with Erasmus for Erasmus student mobility for studies (SMS) and traineeships (SMT formerly SMP); several stays possible, subsequent or with time in between, combination possible
  • additional financial support available to students with special needs1 (i.e. recognised degree of disability min 50%)
  • self-organised language courses in the receiving country which directly preceed the internship, can be funded with the regular funding rate
  • free online evaluation of language proficiency before and after the internship (currently available for 18 languages), obligatory for all non-native speakers in the working language of the internship
  • free online language courses, A1 level classes available for 18 languages, C1 level for 6 languages; obligatory language course license for students with test results under B1 - were B1 classes are available
  • Erasmus funding can be combined with monetary internship compensation by receiving enterprise or organisation (For compensation of 1.400€ / 1.000€/ 800€ or higher in country category 1 to 3, funding is available for the first 4 months of the internship)
  • after completion, internship will be recorded in the students transcript of records and the diploma supplement
  • 520€ monthly rate, country category 1 (DK, FI, IE, IS, LI, LU, NO, SE, UK)
    460€ monthly rate, country category 2 (BE, FR, GR, IT, MT, NL, AT, PT, ES, CY)
    400€ monthly rate, country category 3 (BG, EE, HR, LV, LT, MK, PL, RO, SK, SI, CZ, TR, HU)
  • Payment in 2 instalments: 80% after arrival, 20% after return
  • Online application, 10 weeks before the anticipated start of the internship (completed application)

1We invite you to disclose this information so that your needs can be addressed and you can apply for an additional grant in order to cover the extra costs which may incur during your Erasmus+ mobility. In accordance with Article 21 of the Charter of Fundamental Rights of the European Union, there shall be no discrimination on the basis of this information.
"Special Needs" are what is otherwise refered to as disabilities (physical, mental, psycological) or chronic illnesses.

Applying for Erasmus traineeship funding
and what to to when you have been accepted

Part 1 - Looking for and finding an internship

1 year before you intend to start your internship abroad

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  1. Besuchen Sie bitte den nächsten Infovortrag des International Office zum Thema Praktikum im Ausland. Besorgen Sie sich im Netz oder im International Office die DAAD-Broschüre "Praktikum im Ausland. So läuft das – Fakten und Tipps". Bitte studieren Sie gleichzeitig die Informationen zu Praktikum im Ausland auf der Website des International Office so wie der Praktikawebsite des DAAD (daad.de/ausland/praktikum).
  2. Tipps und Beratung zur Praktikumsplatzsuche und weiteren zu beachtenden Aspekten der Organisation erhalten Sie während der Sprechzeiten im International Office bei Frau Neumann. Sie sollten dazu den Infovortrag vorher gehört und die DAAD-Broschüre gelesen haben. Wenn Sie ein Pflichtpraktikum im Ausland ableisten wollen, wenden Sie sich bitte vorher auch an Ihr zuständiges Praktikantenamt um die Voraussetzungen einer Anerkennung als Pflichtleistung zu klären.
  3. Sollten Sie bereits einen Praktikumsplatz haben, kommen Sie dennoch in die Sprechstunde um gegebenenfalls noch offene Frage zu klären (Versicherung, Status, etc.). An Einiges haben Sie evtl. selbst noch nicht gedacht.
  4. Wenn Sie eine Platzzusage haben, klären Sie bitte den genauen Zeitraum, die Bezahlung oder andere geldwerte Vergütungen (Mietzuschuss, Mietübernahme, Monatskarten öffentlicher Verkehr o.Ä.). Lassen Sie sich dies bitte per Email bestätigen, falls Ihnen das nicht schon als Praktikumsvertrag vorliegt.

Part 2 - Applying for Erasmus traineeship funding

11 weeks before the first day of your internship

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Starten Sie Ihre Online-Bewerbung für den Erasmus Traineeship-Zuschuss über den Link zum Onlineformular in unserer Austauschdatenbank Mobility-Online. Das Onlineformular ist der erste Schritt Ihrer Onlinebewerbung.

Nach Aufrufen des Links werden Sie zunächst umgeleitet zur Authentifizierung über Shibboleth mit regulären Campus-kennung und Passwort.
Nach Ausfüllen und Absenden des Onlineformulars erhalten eine Bestätigungsemail mit einem anderen Link, über den Sie sich direkt in Mobility-Online einloggen können um Ihre soeben angelegte Bewerbung dort aufzurufen und zu vervollständigen.
Die Übersicht der zu erledigenden Schritte in Mobility-Online nennt sich Workflow. Der Link zum Ausführen eines jeweiligen Workflowschrittes erscheint erst, wenn der vorherige Schritt erledigt wurde. Einige Schritte haben nur Anzeige-Funktion, da diese durch das International Office erledigt werden (bspw der Schritt „Zusage per Email, inkl. Vorlage Learning Agreement von International Office versandt.“)

Unter anderem werden wir Sie um folgende Dokumente bitten:

    • Befürwortung des Fachbereichs (Formulardownload + Upload)
    • Motivationsschreiben (Orientierungshilfe Download + Upload)
    • Europass Lebenslauf (Template unter: https:// europass.cedefop.europa.eu, dann Upload)
    • formlose Bestätigung Arbeitgeber, inkl. Zeitraum, Gehalt etc. (Upload)
    • Immatrikulationsbescheinigung (Upload)

10 weeks before the first day of your internship

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Spätestens 10 Wochen vor Ihrem ersten Arbeitstag sollten Sie den letzte Upload Ihrer Bewerbung erledigt haben. Erst nach dem letzten Upload gilt Ihre Bewerbung als vollständig und eingereicht

Part 3 - Concluding the Erasmus funding contract & 1st instalment

after your online application

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Das International Office prüft die Erfüllung der Förderungskriterien und erteilt eine Zusage per Email mit Angabe der Fördersumme und einer Kurzübersicht über die notwendigen Vertrags-Dokumente. Im Anhang der Email befinden sich: Learning Agreement for Traineeships, Anleitung für das Learning Agreement, ERASMUS+ Charta für Studierende.
Alle weiteren benötigten Dokumente, bzw. notwendige Angaben, Up- und Downloads finden Sie in Ihrem Bewerbungs-Workflow in Mobility-Online.

In time before the stipulated start of your internship

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Formular Learning Agreement (Word-Dokument im Emailanhang) Angaben an markierten Stellen ergänzen, als Word-Dokument mit Bitte um Vervollständigung, Ausdruck, Unterschrift und Rücksendung im Original oder guten Scan (je nach Zeit) an den Arbeitgeber senden. Bitte Ausfüllhinweise dazu beachten und auch dem Arbeitgeber zukommen lassen. Nach Rücksendung holen Sie dann die Unterschrift aus dem Fachbereich ein von der Person, die Sie bereits zuvor befürwortet hat, und unterschreiben zuletzt selbst.

2-3 weeks before the start of your internship

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Online-Sprachtest (automatische Email-Einladung aus OLS Language Tool) für Ihre Arbeitssprache. Bitte zügig durchführen. Das International Office kontrolliert die Ausführung. Das Ergebnis hat keinen Einfluss auf Ihre bereits erhaltene Förderzusage. Bei einem Ergebnis unter B2, teilt Ihnen OLS automatisch einen verpflichtenden Online-Sprachkurs in der Testsprache zu. Bei einem Ergebnis von B2 oder darüber, können wir Ihnen eine Lizenz für einen freiwilligen Online-Sprachkurs entweder in der Testsprache oder, falls abweichend, in der Landessprache anbieten und zuteilen. Einmal zugeteilt, ist die Teilnahme am jeweiligen Onlinesprachkurs verpflichtend. Die Mindestzeit, die Sie damit verbringen müssen, ist nicht fest geregelt. Im Grant Agreement steht lediglich: „make the most out of it“.

1 week before the start of your internship - latest

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Grant Agreement

(Download in Mobility-Online) print 2x, sign 2x, hand in both copies either in person during office hours or via one of the 2 big grey mailboxes in front of and in the foyer in building E.

1 day before the start of your internship - latest

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proof(s) of insurance

(see Grant Agreement, article 5) if you dont have professional accident and liability insurance through your employer and if you haven't already handed in the proofs for your liability and accident insurance, please, hand in these proofs subsequently - either in person or by email to Sarah Neumann.

Fully signed Learning Agreement for traineeship

Hand in original in person or proper, fully legible, clear scan by email. If you hand in the original, we'll keep a copy and return the original to you.

after the 1st day of your internship

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Die erste Rate über 80% der berechneten Gesamtförderung können wir erst nach Eingang der confirmation of arrival und Durchführung des Sprachtests anweisen. Mit einem Geldeingang auf Ihrem Konto können Sie ca. 2 Wochen (10 Arbeitstage) nach dem Eingang Ihrer confirmation of arrival rechnen. Sollten Sie bis dahin keinen Eingang feststellen können, melden Sie sich bitte per Email.

Teil 4 - Praktikumsende, Berichte, zweite Ratenzahlung

shortly before the last day of your internship

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Traineeship Certificate

Von Ihrem Arbeitgeber ausstellen lassen (Vorlage=Learning Agreement for Traineeships, Abschnitt „After the Mobility“). Das Traineeship Certificate erfüllt 2 Funktionen: es bestätigt die Daten Ihres tatsächlichen Aufenthaltes und funktioniert zudem ähnlich wie ein Praktikumszeugnis. Sollten Sie ohnehin ein detailliertes Praktikumszeugnis erhalten, in dem die inhaltlichen Fragen aus dem Traineeship Certificate beantwortet werden, reicht es im Traineeship Certificate die Kopfdaten auszufüllen, zu unterschreiben und in den entsprechenden Frage-Feldern auf die beigefügte Kopie Ihres Praktikumszeugnisses zu verweisen (i.e. „see attachment“). Lassen uns eine Kopie oder einen guten Scan zukommen – bitte kein Foto. Sollte der auf dem Traineeship Certificate bestätigte Praktikumszeitraum kürzer sein als im Grant Agreement vereinbart, werden wir die Gesamtfördersumme entsprechend nachberechnen und die 2. Rate anpassen. (Mindestaufenthaltszeitraum von 60 Kalendertagen!) Sollten Sie dann bereits mit der ersten Rate zu viel Geld erhalten haben, fordern wir diese entsprechende Summe zurück.

shortly after your internship

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EU-Survey

Sie erhalten eine automatische Email-Aufforderung aus EU-Datenbank MT+ mit dem Link zum EU-Survey, dem EU-Online-Erfahrungsbericht (multiple choice). Die Einreichung sehen wir online. Bei survey-Fragen zur Anerkennung bitte unbedingt Punkt 16 beachten!

2. Sprachtest

Sie erhalten eine automatische Email-Einladung aus OLS Language Tool. Bitte zügig durchführen. Das Ergebnis hat lediglich eine statistische Relevanz bzw möchte die EU wissen in welchem Maß ein Auslandsaufenthalt Fremdsprachenkompetenz fördert.

Feedback und Erfahrungen

(Workflow-Schritt in Mobility-Online mit Fragebogen)- wir bitten Sie zum einen um Rückmeldung zu Ihrer Zufriedenheit mit dem Praktikum und Ihrer Betreuung, zum anderen um hilfreiche Hinweise und Tipps für Ihre Kommilitoninnen und Kommilitonen. Ihre Antworten können dann auf der Website eingebunden über Mobility-Online anonymisiert für interessierte Studierende der TUHH zur Verfügung gestellt werden.

2. Rate

Nach Erhalt der Dokumente und Ergebnisse weisen wir Ihre 2. Rate an.

Aufnahme ins Transcript of Records & Diploma Supplement

Im Anschluss kümmern wir uns um die Anerkennung Ihres Praktikums indem wir Ihr Traineeship Certificate an das Prüfungsamt weiterleiten mit der Bitte um Übernahme bzw Eintragung Ihres Praktikums in Ihr Transcript of Records (i.e. Leistungsübersicht) und Ihr Diploma Supplement (i.e. Teil Abschlussunterlagen). Bitte beachten Sie, dass diese Anerkennung nicht gleich ist mit einer Anerkennung einer Pflichtleistung. Die meisten Auslandspraktika sind freiwillige Praktika und stellen somit eine Zusatzleistung ohne ECTS dar. Die TUHH stellt dennoch eine Anerkennung dieser Zusatzleistung sicher, indem Ihr Praktikum gesondert, schriftlich in Ihren Abschlussunterlagen festgehalten wird. Sollte Ihr Auslandspraktikum ein Pflichtpraktikum sein, wenden Sie sich nach Praktikumsende bitte zusätzlich an Ihr Praktikantenamt um sich um die Anerkennung Ihrer Pflichtleistungen zu kümmern.

Abbruch & Verlängerung

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Abbruch

Bei Abbruch eines Praktikums muss die gesamte bisherige Förderung zurückgezahlt werden, wenn der Mindestaufenthaltszeitraum von 60 Kalendertagen nicht erfüllt ist. Ausnahmen sind sogenannte „Gründe höherer Gewalt“ (Bsp. Naturkatastrophe, Todesfälle, Krankheit, etc.), die mit dem DAAD abgesprochen werden müssen. Sollten solche Gründe vorliegen oder der Mindestzeitraum erfüllt und ein nachvollziehbarer Grund für eine Praktikumsverkürzung vorliegen, kann die Summe in der Berechnungshöhe des bereits geleisteten Praktikumszeitraums behalten werden. Der Rest muss zurückgezahlt werden. 

Verlängerung

Spätestens 1 Monat vor ursprünglich geplantem Praktikumsende

Sollten Sie Ihr Praktikum verlängern wollen, beantragen Sie die Verlängerung bitte per Email. Der Arbeitgeber bestätigt die Verlängerung ebenso per Email mit Angabe des neuen Enddatums. Sollten noch Gelder vorhanden sein, können wir Ihnen für die Verlängerung eine Förderung bewilligen. Wenn die Gelder bereits aufgebraucht sind, haben wir lediglich die Möglichkeit Ihnen eine sogenannte zero-grant Förderung anzubieten, was bedeutet, dass der Praktikumszeitraum offiziell in die ERASMUS-Vereinbarung inkludiert wird und somit die rechtlichen Rahmenbedingungen für den Zeitraum der Verlängerung fortbestehen, Sie aber keine weitere finanzielle Förderung mehr erhalten.

Richtig Scannen

Bitte laden Sie keine Fotos Ihrer Dokumente hoch sondern richtige, gute Scans.
Tipps: PC-Magazin
Scanner finden Sie oft in Multimedia- / IT-Userzentren und Bibliotheken – sicher auch an Ihrer Gasthochschule. Fragen Sie doch einfach mal Ihre Kommilitoninnen und Kommilitonen oder das Bibliothekspersonal. Copyshops bieten diesen Service auch manchmal an. An der TUHH können Sie in der Bibliothek und im Rechenzentrum (User Service Center) scannen.