Erasmus Traineeship

The section is currently bilingual English and German.
It will be translated to English gradually.

Eligibility criteria, benefits & rates

  • voluntary & obligatory, paid & unpaid internships between 2 -7 months
  • extensions possible (email notification 4 weeks prior to originally planned end date)
  • internships in Erasmus+ programme countries (i.e. EU countries & Iceland, Liechtenstein, Norway, North Macedonia, Serbia, Turkey, United Kingdom) (UK is estimated to remain a full Erasmus programme country for the duration of the 2014-2020 Erasmus+ programme.)
  • 12 Erasmus-months quota for each student in each study cycle. Can be used for one or more Erasmus exchange stays at partner universities (student mobility for studies/SMS) and for Erasmus funded internships (student mobility for traineeships/SMP)
  • additional financial support available to students with special needs1 (i.e. recognised degree of disability min. 50%)
  • self-organised language courses in the receiving country which directly proceed the internship can be funded with the regular funding rate
  • online evaluation of language proficiency before and after the internship (currently available for 18 languages)
  • free online language courses in most EU languages (obligatory for students who score under B1 in the language test)
  • mentioning of internship in the students transcript of records and the diploma supplement
  • 555€ /month, country category 1 (DK, FI, IE, IS, LI, LU, NO, SE, UK)
    495€ /month, country category 2 (BE, FR, GR, IT, MT, NL, AT, PT, ES, CY)
    435€ /month, country category 3 (BG, EE, HR, LV, LT, MK, PL, RO, SK, SI, CZ, TR, HU)
  • Payment in 2 instalments: 80% after arrival, 20% after return
  • ONLINE APPLICATION, 10 weeks before the anticipated start of the internship (completed application)

Get in touch with Sarah Neumann before you apply!

1We invite you to disclose this information so that your needs can be addressed and you can apply for an additional grant in order to cover the extra costs which may incur during your Erasmus+ mobility. In accordance with Article 21 of the Charter of Fundamental Rights of the European Union, there shall be no discrimination on the basis of this information.
"Special Needs" are what is otherwise refered to as disabilities (physical, mental, psycological) or chronic illnesses.

Checklist - From Start to Finish

12 Month before - Looking for an internship

1 year before you intend to start your internship abroad

Start with your search for companies, reseach facilities, or organisations about a year before your internship.
Sarah Neumann offers Workshops & Infosessions and then also consultation during her office hours. (Don't hesitate to cal!)

Wenn Sie bereits einen Praktikumsplatz haben, melden Sie sich dennoch in der Sprechstunde um offene Fragen zu klären (Versicherung, Status, etc.). An Einiges haben Sie evtl. selbst noch nicht gedacht.

Klären Sie mit der aufnehmenden Firma oder Einrichtung bitte den genauen Zeitraum, die Bezahlung oder ggf auch andere geldwerte Vergütungen (Mietzuschuss, Mietübernahme, Monatskarten öffentlicher Verkehr o.Ä.). Lassen Sie sich dies bitte per Email bestätigen, falls Ihnen das nicht schon im Praktikumsvertrag festgehalten ist.

11 Weeks before - Applying for Erasmus traineeship funding

Starten Sie spätestens 11 Wochen vor Praktikumsstart Ihre Online-Bewerbung für den Erasmus Traineeship-Zuschuss über den Link zum Onlineformular in Mobility-Online. Das Onlineformular ist der erste Schritt Ihrer Onlinebewerbung. Sie erhalten dann eine EMail mit einem Link. Loggen Sie sich damit bitte direkt in Mobility-Online ein und vervollständigen Sie dort alle Angaben, Down- und Uploads Ihrer Bewerbung. Ein Teil davon ist das Formular, mit dem Sie eine Empfehlung aus dem Fachbereich bzw Ihrem Studiendekanat einholen. Wenn es ein Pflichtpraktikum ist, sollte das die/der Professor:in sein, die/der für Ihr Fachpraktikum zuständig ist. Bei einem freiwilligen Praktikum sollte das ein/e Professor:in sein, die/der einen inhaltlichen Bezug zu Ihrem Praktikum herstellen kann.

Spätestens 10 Wochen vor Praktikumsstart sollten Sie die Bewerbung in Mobility-Online fertig gestellt haben. Mit dem letzten Upload gilt die Bewerbung als eingereicht.

5 Weeks before - Grant Agreement & Learning Agreement

The international office will check the eligibility of your Erasmus traineeship funding application and will subsequently send you an acceptance by email, with the amount of the grant and short overview of the required forms and documents. Attached you'll find: Learning Agreement for Traineeships, ERASMUS+ Charta for students.
All further required documents (e.g grant agreements) are downloads in your MObility-Online application workflow. Please, log back in and complete the new steps.

The Learning Agreement form needs to be discussed and filled out with your employer. It has marked fields with help texts. We recommend discussing it with your employer, filling it out and sending it to the employer as a word document, so that the employer can if necessary add things before signing it. Get the signature of your TUHH professor (the one who recommended you) and add yours before you upload the fully signed learning agreement in Mobility-Online. This may take time but needs to be uploaded before you start. 

5 Weeks before - Insurances

Kümmern Sie sich spätestens jetzt auch um ausreichend Versicherungsschutz:

  • private und berufliche Unfall- und Haftpflichtversicherung
  • ggf zusätzliche Reisekrankenversicherung

Wenn Sie in Deutschland gesetzlich studentisch versichert sind (Krankenkasse), müssen Sie sich bei freiwilligen Praktika mit Vergütung temporär bei Ihrer gesetzlichen Krankenkasse in Deutschland abmelden und im Zielland eine Krankenversicherung abschließen!
Wenn es sich um ein Pflichtpraktikum handelt, oder es kein Entgeld gibt, oder wenn Sie noch gesetzlich familien-versichert oder privat versichert sind, entfällt dies.

 

3 Weeks before - online language assessment

Online-Sprachtest (automatische Email-Einladung aus OLS Language Tool) für Ihre Arbeitssprache. Bitte zügig durchführen. Das International Office kontrolliert die Ausführung. Das Ergebnis hat keinen Einfluss auf Ihre bereits erhaltene Förderzusage. Bei einem Ergebnis unter B2, teilt Ihnen OLS automatisch einen verpflichtenden Online-Sprachkurs in der Testsprache zu. Bei einem Ergebnis von B2 oder darüber, können wir Ihnen eine Lizenz für einen freiwilligen Online-Sprachkurs entweder in der Testsprache oder, falls abweichend, in der Landessprache anbieten und zuteilen. Einmal zugeteilt, ist die Teilnahme am jeweiligen Onlinesprachkurs verpflichtend. Die Mindestzeit, die Sie damit verbringen müssen, ist nicht fest geregelt. Im Grant Agreement steht lediglich: „make the most out of it“.

2 Weeks before - drop your signed Grant Agreement off

Grant Agreement

(Download in Mobility-Online) print 2x, sign 2x, hand in both copies either in person during office hours or via one of the 2 big grey mailboxes in front of and in the foyer in building E.
During the ongoing pandemic, please contact Sarah Neumann directly, in order to arrange this!

1 Week before - proof of insurances

proof(s) of insurance

(see Grant Agreement, article 5) if you dont have professional accident and liability insurance through your employer and if you haven't already handed in the proofs for your liability and accident insurance, please, hand in these proofs subsequently - either in person or by email to Sarah Neumann.

Fully signed Learning Agreement for traineeship

Upload the completed learning agreement with all signatures (yours, your home professors, your hosts).

1st day of your internship

Die erste Rate über 80% der berechneten Gesamtförderung können wir erst nach Eingang der confirmation of arrival und Durchführung des Sprachtests anweisen. Mit einem Geldeingang auf Ihrem Konto können Sie ca. 2 Wochen (10 Arbeitstage) nach dem Eingang Ihrer confirmation of arrival rechnen. Sollten Sie bis dahin keinen Eingang feststellen können, melden Sie sich bitte per Email.

last day of your internship

Traineeship Certificate

Von Ihrem Arbeitgeber ausstellen lassen (Vorlage=Learning Agreement for Traineeships, Abschnitt „After the Mobility“). Das Traineeship Certificate erfüllt 2 Funktionen: es bestätigt die Daten Ihres tatsächlichen Aufenthaltes und funktioniert zudem ähnlich wie ein Praktikumszeugnis. Sollten Sie ohnehin ein detailliertes Praktikumszeugnis erhalten, in dem die inhaltlichen Fragen aus dem Traineeship Certificate beantwortet werden, reicht es im Traineeship Certificate die Kopfdaten auszufüllen, zu unterschreiben und in den entsprechenden Frage-Feldern auf die beigefügte Kopie Ihres Praktikumszeugnisses zu verweisen (i.e. „see attachment“). Lassen uns eine Kopie oder einen guten Scan zukommen – bitte kein Foto. Sollte der auf dem Traineeship Certificate bestätigte Praktikumszeitraum kürzer sein als im Grant Agreement vereinbart, werden wir die Gesamtfördersumme entsprechend nachberechnen und die 2. Rate anpassen. (Mindestaufenthaltszeitraum von 60 Kalendertagen!) Sollten Sie dann bereits mit der ersten Rate zu viel Geld erhalten haben, fordern wir diese entsprechende Summe zurück.

After your return

EU-Survey

Sie erhalten eine automatische Email-Aufforderung aus EU-Datenbank MT+ mit dem Link zum EU-Survey, dem EU-Online-Erfahrungsbericht (multiple choice). Die Einreichung sehen wir online. Bei survey-Fragen zur Anerkennung bitte unbedingt Punkt 16 beachten!

2. Sprachtest

Sie erhalten eine automatische Email-Einladung aus OLS Language Tool. Bitte zügig durchführen. Das Ergebnis hat lediglich eine statistische Relevanz bzw möchte die EU wissen in welchem Maß ein Auslandsaufenthalt Fremdsprachenkompetenz fördert.

Feedback und Erfahrungen

(Workflow-Schritt in Mobility-Online mit Fragebogen)- wir bitten Sie zum einen um Rückmeldung zu Ihrer Zufriedenheit mit dem Praktikum und Ihrer Betreuung, zum anderen um hilfreiche Hinweise und Tipps für Ihre Kommilitoninnen und Kommilitonen. Ihre Antworten können dann auf der Website eingebunden über Mobility-Online anonymisiert für interessierte Studierende der TUHH zur Verfügung gestellt werden.

2. Rate

Nach Erhalt der Dokumente und Ergebnisse weisen wir Ihre 2. Rate an.

Aufnahme ins Transcript of Records & Diploma Supplement

Im Anschluss kümmern wir uns um die Anerkennung Ihres Praktikums indem wir Ihr Traineeship Certificate an das Prüfungsamt weiterleiten mit der Bitte um Übernahme bzw Eintragung Ihres Praktikums in Ihr Transcript of Records (i.e. Leistungsübersicht) und Ihr Diploma Supplement (i.e. Teil Abschlussunterlagen). Bitte beachten Sie, dass diese Anerkennung nicht gleich ist mit einer Anerkennung einer Pflichtleistung. Die meisten Auslandspraktika sind freiwillige Praktika und stellen somit eine Zusatzleistung ohne ECTS dar. Die TUHH stellt dennoch eine Anerkennung dieser Zusatzleistung sicher, indem Ihr Praktikum gesondert, schriftlich in Ihren Abschlussunterlagen festgehalten wird. Sollte Ihr Auslandspraktikum ein Pflichtpraktikum sein, wenden Sie sich nach Praktikumsende bitte zusätzlich an Ihr Praktikantenamt um sich um die Anerkennung Ihrer Pflichtleistungen zu kümmern.

Abbruch & Verlängerung

Abbruch

Bei Abbruch eines Praktikums muss die gesamte bisherige Förderung zurückgezahlt werden, wenn der Mindestaufenthaltszeitraum von 60 Kalendertagen nicht erfüllt ist. Ausnahmen sind sogenannte „Gründe höherer Gewalt“ (Bsp. Naturkatastrophe, Todesfälle, Krankheit, etc.), die mit dem DAAD abgesprochen werden müssen. Sollten solche Gründe vorliegen oder der Mindestzeitraum erfüllt und ein nachvollziehbarer Grund für eine Praktikumsverkürzung vorliegen, kann die Summe in der Berechnungshöhe des bereits geleisteten Praktikumszeitraums behalten werden. Der Rest muss zurückgezahlt werden. 

Verlängerung

Spätestens 1 Monat vor ursprünglich geplantem Praktikumsende

Sollten Sie Ihr Praktikum verlängern wollen, beantragen Sie spätestens 4 Wochen vor dem ursprünglich geplantem Ende die Verlängerung bitte per Email. Der Arbeitgeber bestätigt die Verlängerung ebenso per Email mit Angabe des neuen Enddatums. Sollten noch Gelder vorhanden sein, können wir Ihnen für die Verlängerung eine Förderung bewilligen. Wenn die Gelder bereits aufgebraucht sind, haben wir lediglich die Möglichkeit Ihnen eine sogenannte zero-grant Förderung anzubieten, was bedeutet, dass der Praktikumszeitraum offiziell in die ERASMUS-Vereinbarung inkludiert wird und somit die rechtlichen Rahmenbedingungen für den Zeitraum der Verlängerung fortbestehen, Sie aber keine weitere finanzielle Förderung mehr erhalten.